Automatización de la gestión de Facturas de Proveedores

El elevado coste de una Gestión de Facturas de Proveedores manual

Gestionar de forma manual la información contenida en las Facturas que llegan o nuestras organizaciones supone una elevado consumo de tiempo, dinero y recursos.

Gartner Group puso de manifiesto en un estudio que el personal de los Departamentos Financieros, Administración y Compras emplean entre un 30% a un 40% de su tiempo en gestiones basadas en procesar manualmente información contenida en documentos de papel.

El pago a un proveedor requiere haber realizado un conjunto de operaciones previas. Su recepción, registro y clasificación, su reparto, verificación y aprobación, contabilización y archivado… son tareas propias del procesado de la Factura que implican un tiempo acumulado de mano de obra de entre 15 y 20 minutos de promedio.

También existen costes adicionales como los que hacen referencia al material de archivado, fotocopias, espacio físico para guardar documentos en papel… que ascienden a 2,5 euros por factura archivada.

El uso de nuestra solución SCAN_VISIO eFactura permite un ahorro aproximado del 65% de los costes por año.

Automatización de la Gestión de Facturas de Proveedores

El pago a un proveedor requiere la introducción de los datos de la factura, su codificación, verificación, aprobación, contabilización, autorización de pago y archivo. Se trata de un proceso que realizado de forma manual puede durar días o incluso semanas y que supone costes adicionales desde el momento en que se reciben las facturas. Además la entrada manual de dichos datos en el sistema puede dar lugar a errores desde el primer momento.

Apostar por las soluciones basadas en la tecnología de captura automática de datos y workflow de procesos, puede suponer una diferencia sustancial en la cuenta de resultados teniendo en cuenta además que este tipo de soluciones están diseñadas para integrarse fácil y directamente con el ERP de su empresa.

Le podemos ayudar a:

• Facilitar la revisión de las facturas de proveedor mediante un circuito de aprobación digital sin necesidad de que los documentos en papel o formato electrónico circulen para su aprobación y sin introducción manual de datos que pueden ser obtenidos directamente del documento y enviados y/o contabilizados en su ERP.
• Capturar los albaranes de entrega, reconociendo datos como el nº e expedición o cliente y conservando la imagen del documento con la firma y sello del receptor, facilitando la consulta por parte de los clientes de estos documentos vía web.
• Extraer los datos escritos a mano, a máquina, en código de barras o mediante marcas, en formularios variados como son los partes de trabajo, pedidos de clientes, albaranes, encuestas, examenes, …
• Digitalizar documentos e indexarlos de forma automática para facilitar su búsqueda y consulta, ahorrando los costes del proceso tradicional de archivo y consulta.
• Conservar copias en formato digital de documentos altamente trascendentales que en caso de pérdida o deterioro podrían representar un importante inconveniente para la empresa (contratos, escrituras, avales, …)

Nuestra solución: SCAN_VISIO eFactura

SCAN_VISIO eFactura juega un papel fundamental en la optimización de los procesos de negocio. Se ha consolidado como una de las mejores soluciones para mejorar la eficiencia de los Departamentos de Administración y Finanzas, que manejan a diario un gran volumen de Facturas y otros documentos.

Nuestra solución permite:

• Controlar de forma detallada el estado de cualquiera de las Facturas de Proveedores recibidas (quién la tiene, quién la aprueba, cuántas facturas hay circulando, cual es la previsión de tesorería…)
• Disponer de un historial completo de todo el proceso y la posibilidad de ver la imagen de la Factura en todo momento y lugar.
• Ahorrar espacio y tiempo de clasificación, consulta, archivo, evitando extravíos y pérdidas.
• Conservación de las facturas a largo plazo
• Rapidez en la gestión y el acceso.

Las Facturas de Proveedores son recibidas por varios medios (Papel, eMail, XML…) SCAN_VISIO eFactura resuelve desde la digitalización, la extracción de datos del documento, el workflow de aprobación, la integración con el Sistema Financiero y el archivo digital de las mismas según la Orden EHA/962/2007.

Pasos del proceso

• Captura y reconocimiento de datos de la factura
  Desde un puesto de digitalización la factura en papel se tranforma en un documento electrónico a través de un simple click. SCAN_VISIO eCapture es capaz además de reconocer de forma inteligente y automática todos los datos de la factura mediante el “plug in” OCR de Readsoft añadiendo a su vez la firma digital avanzada del documento.
• Indexación y archivo electrónico
  El documento electrónico generado es archivado mediante indexación para que en el futuro pueda ser consultado fácilmente a través de la aplicación SCAN_VISIO Web Viewer o incluso a través del propio ERP.
• Workflow de verificación y aprobación de la factura
  Al documento Factura se le añade información de los datos relacionados al expediente, como albaranes y datos contables, etc. SCAN_VISIO CHECK FACILITY permite gestionar el flujo de verificación y aprobación de la factura de forma totalmente electrónica a partir de unos criterios preestablecidos y parametrizables.
• Contabilización en el ERP
  Una vez aprobada se traspasan los datos contables al área financiera de su ERP o Sistema Financiero.