Emisión de Factura Electrónica a Empresas y Administración Pública

La factura electrónica es la representación informática de un documento tributario generado electrónicamente, que reemplaza al documento físico pero con idéntico valor legal a éste. El Real Decreto 1619/2012 del 30 de Noviembre de 2012, que entró en vigor el 1 de Enero de 2013, permite el envío de facturas en formato electrónico sin necesidad de firma. Tanto la nueva norma comunitaria como la nacional pretenden equiparar las facturas electrónicas a las facturas tradicionales en soporte papel, garantizando su igualdad de trato, como instrumento para reducir costes y hacer más competitivas a las empresas.

5 Razones de Ahorro para la Emisión de Factura Electrónica a Clientes

  1. Ahorro en el gasto de papelería. Eliminar los elevados costes y el tiempo empleado asociados al envío manual de documentos desde las aplicaciones comerciales
  2. Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Acortar los ciclos de las transacciones, reducir los días de ventas pendientes y mejorar el flujo de caja. Simplificar la infraestructura de IT sin reprogramar ni añadir complejidad. Además reduce errores y devoluciones en casi un 90%.
  3. Agilidad en la localización de información. Mejorar la trazabilidad, control y seguimiento de estos documentos. Disponer de herramientas de usuario que nos permitan conocer de manera ágil el estado de los documentos en cualquier momento del proceso de emisión.
  4. Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos. Disponer de herramientas de custodia electrónica de documentos permitiendo la eliminación del papel físico, la fácil localización y reducción o eliminación del espacio físico.
  5. Mejorar la comunicación con Clientes y Socios. Reducir el tiempo de respuesta, mejorar la  comunicación y reforzar la fidelidad entre Clientes y Socios.
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Nuestra solución: SCAN_VISIO eFactura

Las Facturas a Clientes que se generan en el ERP o Sistema Financiero son capturadas por SCAN_VISIO eFactura, que las convierte en documentos PDF o XML. Las facturas se archivan digitalmente en el sistema para su custodia y consulta y finalmente son enviadas por email a su correspondiente Cliente, todo esto bajo un proceso totalmente automatizado.

SCAN_VISIO eFactura automatiza la distribución de la factura directamente desde su ERP (SAP, Oracle, MS Dynamics, …) en formato electrónico. La agilidad de esta tecnología de entrega inteligente de documentos aporta entre otras ventajas, una rápida implantación (no interfiere en la infraestructura de su empresa) y el ahorro de tiempo y dinero en el proceso de la gestión de facturación.

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Pasos

  1. Captura de documentos
    SCAN_VISIO eFactura OUT captura automáticamente los datos de las Facturas generadas desde el ERP incorporando la firma electrónica completa. La emisión de las Facturas puede ser en formato PDF, XML Facturae.
  2. Motor de reglas SCAN_VISIO eFactura OUT
    Dentro de SCAN_VISIO eFactura OUT se encuentra la tecnología que automáticamente reconoce los documentos electrónicos, determina el formato, la conversión, la ruta y las acciones necesarias definidas por las reglas de gestión de la empresa.
  3. Transporte del documento
    Cumpliendo con las necesidades específicas de la empresa, los documentos se distribuyen automáticamente por correo electrónico, archivando simultáneamente el documento Factura en el Repositorio Documental SCAN_VISIO Web Viewer permitiendo un acceso inmediato a las facturas que pueden ser consultadas utilizando índices de búsqueda como el número de la factura, fecha de facturación, número del pedido de venta o número del cliente.
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