QDoc – Gestión Documental para Normativas

Simplifique el control y distribución de su documentación asociada a normativas ISO

La implantación y seguimiento de un Sistema de Gestión de normativas de Calidad, Medio Ambiente o Seguridad, comporta un alto grado de complejidad en el manejo, control y distribución de su documentación.

ABAST ha creado Q-Doc, una herramienta basada en tecnología IBM Notes Domino, para gestionar organizadamente la información referente a normativas, procedimientos, instrucciones y formatos de registro, generados por los departamentos de Gestión, para el seguimiento de diferentes normativas ISO (Calidad, Medio Ambiente y Seguridad).

Características de Q-Doc

  • Modular y parametrizable.
  • Almacenamiento jerárquico y organizado de la documentación.
  • Circuito de firmas electrónico enlazado con el correo.
  • Distribución de la documentación con acuses de recibo.
  • Gestión de la documentación actual junto con su trazabilidad.
  • Gestión de registro de modificaciones y anulaciones.
  • Gestión de no conformidades.
  • Gestión de acciones correctoras o preventivas.
  • Gestión de auditorías internas.
  • Gestión de actas de reuniones.
  • Gestión de Reclamaciones de Clientes y Evaluación de Proveedores.
  • Buzón de Sugerencias y Planes de Mejora Continua.
  • Acceso restringido a la información y acciones de recordatorio.
  • Ayuda “on-line” de usuario.
  • Acceso mediante navegador web en entorno internet/intranet.

Circuito de aprobaciones

Los circuitos de aprobación son diferentes estados por los que circula un documento desde su creación / revisión /aprobación hasta su distribución. Requiriendo la aprobación de las personas involucradas, mediante firmas electrónicas variando en función del perfil del usuario y del tipo de documento.

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Módulos de Q-Doc

Q-Doc dispone de módulos independientes pero que, a la vez, están relacionados entre sí para un mayor rendimiento de dicha solución. Los módulos se han diseñado de tal forma que se adapten a las necesidades de las distintas normativas ISO, puesto que estos documentos tienen la misma estructura documental interna. Cada módulo contiene su documento de configuración, accesible solamente por el administrador del sistema, pudiendo indicar dependiendo del módulo: los logos de la organización y/o departamentos; el título del manual; listado de aprobación de los documentos, listado de distribución de los documentos, caducidad de los elementos en tránsito…

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Módulos de gestión de la información

Sistema central que incluye, los Manuales, Procedimientos e Instrucciones de las Normativas a implementar en la empresa, proporcionando:

  • Creación de la trazabilidad de la documentación en función de la estructura organizativa, es decir, detalle de cada documento desde la elaboración inicial, hasta su distribución a la organización debidamente aprobados vía firmas electrónicas, pasando por las revisiones intermedias.
  • Disponibilidad de la documentación siempre actualizada en su última versión en toda la organización, mediante la distribución automatizada.
  • Archivo completo de todos los documentos del sistema, desde su creación y con detalle de todas las modificaciones realizadas.
  • El detalle de las operaciones, tareas o procesos a realizar para la ejecución de los trabajos detallados en las Normativas y/o Procedimientos.
  • Consulta de la documentación, tanto en vigor como la obsoleta.
  • Acuses de recibo de la documentación enviada, proporcionando tiempo acumulado que el usuario ha estado leyendo el documento.
  • Especificación de los trabajos, tareas o procesos de modo que cualquier empleado de la compañía tenga un criterio de actuación respecto a la definición de su puesto de trabajo o responsabilidades que se le designen.
  • Fácil acceso al conocimiento de las Políticas de la empresa.
  • Procesos automáticos de recordatorio de documentos pendientes de revisar que facilitan la tarea de gestión al Responsable de la Documentación.
  • Completo control, por parte del Responsable de la Documentación, de la situación real de todos los documentos.
  • Este módulo también soporta instrucciones que no hagan referencia a ninguna Normativa, a fin de que sean correctamente distribuidas y gestionadas por las personas que tengan la facultad de mantenerlas.
  • Enlace de las Normativas y Procedimientos con aplicaciones ya existentes en la empresa.

Gestión de auditorias

Gestiona la planificación y realización de los planes generales de auditorias junto con los informes y anomalías detectadas que se realizan periódicamente, a fin de verificar que las acciones especificadas por la Normativa y/o Procedimientos se realizan correctamente. También permite determinar si las actividades y los resultados satisfacen las disposiciones previamente establecidas, comprobando que su realización sea la adecuada para alcanzar los objetivos fijados.

Gestión de acciones correctoras y preventivas

Se almacenan los documentos correspondientes a las acciones correctoras o preventivas de cualquier Normativa o Procedimiento en vigor. Tanto las originadas a partir de una auditoria, interna o externa, como de la observación de anomalías en los Procedimientos ó Normativas implantadas lo que permitirá aplicar acciones correctivas y estudiar planes de prevención para evitar irregularidades.

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Formatos de registro

Este módulo mantendrá los formatos de registro externos a QDOC que vamos a utilizar para gestionar correctamente los Procedimientos / Instrucciones de las Normativas certificadas en la empresa.

Buzón de sugerencias

Está pensado para facilitar la comunicación interna de la organización mediante mensajes de sugerencia. Las personas o empleados de la empresa pueden emitir sugerencias tales como propuestas de mejora, ideas, puntos de vista e incluso reclamaciones.

Reclamaciones de clientes

Como objetivo registrar las reclamaciones efectuadas por los clientes (internos – externos) y medir así la eficiencia de los productos y servicios de la organización.

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Evaluación de proveedores

Tener la relación de Proveedores asociados a los productos y servicios de la compañía de modo que podamos controlar aspectos del servicio preventa, venta y posventa de los proveedores. Cada ficha de proveedor indica el resultado de la evaluación, según los parámetros de evaluación que tengamos asociados.

Planes de mejora contínua

Tener la relación de Proveedores asociados a los productos y servicios de la compañía de modo que podamos controlar aspectos del servicio preventa, venta y posventa de los proveedores. Cada ficha de proveedor indica el resultado de la evaluación, según los parámetros de evaluación que tengamos asociados.

Indicadores

Permite establecer los indicadores a fin de evaluar nuestro sistema interno de calidad, asignando responsables y objetivos de cada uno de ellos.

Gestión de las actas de reuniones

Gestiona y planifica las reuniones del Comité de Calidad. Estableciendo los flujos de trabajo y facilitando las notificaciones, temas y resoluciones de dichas reuniones.

No conformidades

Gestiona los documentos referentes a las No Conformidades generadas por el Departamento de Calidad, que se ha detectado en la organización, a fin de determinar su magnitud, extensión y sus causas.

Solicitud de cambio

Su finalidad es tratar y gestionar aquellas peticiones que los usuarios plantean al Departamento de Calidad sobre la documentación en vigor.

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Beneficios de Q-Doc

  • Reducción del tiempo invertido en la gestión de la documentación.
  • Repositorio electrónico de las Normativas consiguiendo la eliminación de posibles errores de documentación obsoleta y consiguiente ahorro de papel.
  • Almacenamiento estructurado de la información.
  • Distribución electrónica e inmediata de las Normativas, Procedimientos e Instrucciones publicados, asegurando la correcta distribución y reducción de copias
  • Control y seguimiento de la recepción de los documentos por parte de los usuarios implicados, proporcionando fiabilidad
  • Acceso ágil, rápido y fácil a toda la documentación de la organización, consiguiendo una mayor involucración por parte del usuario y un ahorro de tiempo.
  • Completa seguridad y confidencialidad de los documentos, controlando el acceso a la información e indicando los usuarios autorizados a leer cualquier documento.
  • Integración con las herramientas ofimáticas convencionales, pudiendo almacenar todo tipo de objetos (excel, word, etc.) dentro del sistema
  • Posibilidad de que cualquier usuario pueda realizar peticiones de modificación de los documentos publicados,involucrando de esta forma a todos los usuarios de la organización, en el mantenimiento de las Normativas o Procedimientos.
  • Ayuda a gestionar toda la información almacenada en el sistema.
  • Acceso a la información mediante un navegador, a través de la intranet/extranet de la organización, teniendo de esta forma la información accesible en todo momento.
  • La implantación en su organización de Q-DOC, le va a permitir que su inversión en tecnología revierta realmente en un incremento de la productividad y competitividad de la Empresa, ampliando así el conocimiento en la estructura de la organización.