Automatització de la gestió de Factures de Proveïdors

El Ministeri d'Economia i Hisenda va publicar al BOE del 14 d'Abril del 2007 la ORDRE EHA / 962/2007, de 10 d'abril, per la qual es desenvolupen determinades disposicions sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures. És a partir d'aquest moment on el tractament clàssic de les Factures, tant de Proveïdors com les de Client, prenen un rumb accelerat cap a la gestió electrònica i el seu arxiu i conservació per mitjans digitals.

SCAN_VISIO eFactura és la solució d'ABAST per automatitzar en una única plataforma els processos de Gestió Electrònica de Factures de Proveïdors (eFactura IN) i Factures de Clients (eFactura OUT).

L’elevat cost d’una Gestió de Factures de Proveïdors manual

Gestionar de forma manual la informació continguda en les Factures que arriben o les nostres organitzacions suposa una elevat consum de temps, diners i recursos.

Gartner Group va posar de manifest en un estudi que el personal dels departaments financers, Administració i Compres empren entre un 30% i un 40% del seu temps en gestions basades en processar manualment informació continguda en documents de paper.

El pagament a un proveïdor requereix haver realitzat un conjunt d’operacions prèvies. La seva recepció, registre i classificació, el seu repartiment, verificació i aprovació, comptabilització i arxivat són tasques pròpies del processat de la Factura que impliquen un temps acumulat de mà d’obra d’entre 15 i 20 minuts de mitjana.

També hi ha costos addicionals com els que fan referència al material d’arxivat, fotocòpies, espai físic per a guardar documents en paper que pugen a 2,5 euros per factura arxivada.

L’ús de la nostra solució SCAN_VISIO eFactura permet un estalvi aproximat del 65% dels costos per any.

Automatització de la Gestió de Factures de Proveïdors

El pagament a un proveïdor requereix la introducció de les dades de la factura, la seva codificació, verificació, aprovació, comptabilització, autorització de pagament i arxiu. Es tracta d’un procés que realitzat de forma manual pot durar dies o fins i tot setmanes i que suposa costos addicionals des del moment en què es reben les factures. A més l’entrada manual d’aquestes dades en el sistema pot donar lloc a errors des del primer moment.

Apostar per les solucions basades en la tecnologia de captura automàtica de dades i workflow de processos, pot suposar una diferència substancial en el recompte de resultats tenint en compte a més que aquest tipus de solucions estan dissenyades per integrar-se fàcilment i directament amb l’ERP de la seva empresa .

El podem ajudar a:

  • Facilitar la revisió de les factures de proveïdor mitjançant un circuit d’aprovació digital sense necessitat que els documents en paper o format electrònic circulin per la seva aprovació i sense introducció manual de dades que poden ser obtinguts directament del document i enviats i / o comptabilitzats en el seu ERP.
  • Capturar els albarans de lliurament, reconeixent dades com el nombre de expedició o client i conservant la imatge del document amb la signatura i segell del receptor, facilitant la consulta per part dels clients d’aquests documents via web.
  • Extreure les dades escrites a mà, a màquina, en codi de barres o mitjançant marques, en formularis diversos com són els parts de treball, comandes de clients, albarans, enquestes, exàmens,
  • Digitalitzar documents i indexar-los de forma automàtica per facilitar la seva recerca i consulta, estalviant els costos del procés tradicional d’arxiu i consulta.
  • Conservar còpies en format digital de documents altament transcendentals que en cas de pèrdua o deteriorament podrien representar un important inconvenient per a l’empresa (contractes, escriptures, avals, )

La nostra solució: SCAN_VISIO eFactura

SCAN_VISIO eFactura juga un paper fonamental en l’optimització dels processos de negoci. S’ha consolidat com una de les millors solucions per millorar l’eficiència dels Departaments d’Administració i Finances, que gestionen diàriament un gran volum de Factures i altres documents.

La nostra solució permet:

  • Controlar de forma detallada l’estat de qualsevol de les Factures de Proveïdors rebudes (qui la té, qui l’aprova, quantes factures hi ha circulant, com és la previsió de tresoreria )
  • Disposar d’un historial complet de tot el procés i la possibilitat de veure la imatge de la Factura en tot moment i lloc.
  • Estalviar espai i temps de classificació, consulta, arxiu, evitant pèrdues.
  • Conservació de les factures a llarg termini.
  • Rapidesa en la gestió i l’accés.

Les Factures de Proveïdors són rebudes per diversos mitjans (Paper, eMail, XML ) SCAN_VISIO eFactura resol des de la digitalització, l’extracció de dades del document, el workflow d’aprovació, la integració amb el Sistema Financer i l’arxiu digital de les mateixes segons l’Ordre EHA/962/2007.

img_scan_visio_e_factura_in

Passos del procés

  • Captura i reconeixement de dades de la factura
    Des d’un lloc de digitalització, la factura en paper es transforma en un document electrònic a través d’un simple clic. SCAN_VISIO eCapture és capaç a més de reconèixer de forma intel·ligent i automàtica totes les dades de la factura mitjançant el “plug inOCR de Readsoft afegint al seu torn la signatura digital avançada del document.
  • Indexació i arxiu electrònic
    El document electrònic generat és arxivat mitjançant indexació perquè en el futur pugui ser consultat fàcilment a través de l’aplicació SCAN_VISIO web Viewer o fins i tot a través del propi ERP.
  • Workflow de verificació i aprovació de la factura
    Al document Factura se li afegeix informació de les dades relacionades a l’expedient, com albarans i dades comptables, etc. SCAN_VISIO CHECK FACILITY permet gestionar el flux de verificació i aprovació de la factura de forma totalment electrònica a partir d’uns criteris preestablerts i parametritzables.
  • Comptabilització en l’ERP
    Un cop aprovada es traspassen les dades comptables a l’àrea financera del seu ERP o Sistema Financer.
logo_ScanVisio_eDocumentSuite_v2020_color