Emissió de Factura Electrònica a Empreses i Administració Pública

La factura electrònica és la representació informàtica d'un document tributari generat electrònicament, que reemplaça al document físic però amb idèntic valor legal a aquest. El Reial Decret 1619/2012 del 30 de novembre de 2012, que va entrar en vigor l'1 de gener de 2013, permet l'enviament de factures en format electrònic sense necessitat de signatura. Tant la nova norma comunitària com la nacional pretenen equiparar les factures electròniques a les factures tradicionals en suport paper, garantint la seva igualtat de tracte, com a instrument per reduir costos i fer més competitives a les empreses.

5 Raons d’Estalvi per l’emissió de Factura Electrònica a Clients

  1. Estalvi en la despesa de papereria. Eliminar els elevats costos i el temps emprat associats a l’enviament manual de documents des de les aplicacions comercials
  2. Processos administratius més ràpids i eficients. Escurçar els cicles de les transaccions, reduir els dies de vendes pendents i millorar el flux de caixa. Simplificar la infraestructura d’IT sense reprogramar ni afegir complexitat. AA A més redueix errors i devolucions en gairebé un 90%.
  3. Agilitat en la localització d’informació. Millorar la traçabilitat, control i seguiment d’aquests documents. Disposar d’eines d’usuari que ens permetin conèixer de manera àgil l’estat dels documents en qualsevol moment del procés d’emissió.
  4. Eliminació d’espais per emmagatzemar documents històrics. Disposar d’eines de custòdia electrònica de documents permetent l’eliminació del paper físic, la fàcil localització i reducció o eliminació de l’espai físic.
  5. Millorar la comunicació amb Clients i Socis. Reduir el temps de resposta, millorar la comunicació i reforçar la fidelitat entre Clients i Socis.
ordenador_con_factura

La nostra solució: SCAN_VISIO eFactura

Les Factures a clients que es generen a l’ERP o Sistema Financer són capturades per SCAN_VISIO eFactura, que les converteix en documents PDF o XML. Les factures s’arxiven digitalment en el sistema per la seva custòdia i consulta i finalment són enviades per email al seu corresponent Client, tot això sota un procés totalment automatitzat.

SCAN_VISIO eFactura automatitza la distribució de la factura directament des del seu ERP (SAP, Oracle, MS Dynamics, ) en format electrònic. L’agilitat d’aquesta tecnologia de lliurament intel·ligent de documents aporta entre altres avantatges, una ràpida implantació (no interfereix en la infraestructura de la seva empresa) i l’estalvi de temps i diners en el procés de la gestió de facturació.

cuadro_emision_efactura

Passos

  1. Captura de documents
    SCAN_VISIO eFactura OUT captura automàticament les dades de les Factures generades des de l’ERP incorporant la signatura electrònica completa. L’emissió de les factures pot ser en format PDF, XML Facturae.
  2. Motor de regles SCAN_VISIO eFactura OUT
    Dins SCAN_VISIO eFactura OUT es troba la tecnologia que automàticament reconeix els documents electrònics, determina el format, la conversió, la ruta i les accions necessàries definides per les regles de gestió de l’empresa.
  3. Transport del document
    Complint amb les necessitats específiques de l’empresa, els documents es distribueixen automàticament per correu electrònic, arxivant simultàniament el document Factura en el Repositori Documental SCAN_VISIO Web Viewer permetent un accés immediat a les factures que poden ser consultades utilitzant índexs de cerca com el número de la factura, data de facturació, número de la comanda de venda o número del client.
logo scanvisio edocument suite_2