QDoc – Gestió Documental per Normatives

Simplifiqui el control i distribució de la seva documentació associada a normatives ISO

La implantació i seguiment d'un Sistema de Gestió de normatives de Qualitat, Medi Ambient o Seguretat, comporta un alt grau de complexitat en el maneig, control i distribució de la seva documentació.

ABAST ha creat Q-Doc, una eina basada en tecnologia IBM Notes Domino, per gestionar organitzadament la informació referent a normatives, procediments, instruccions i formats de registre, generats pels departaments de Gestió, per al seguiment de diferents normatives ISO (Qualitat, medi Ambient i Seguretat).

Característiques de Q-Doc

  • Modular i parametritzable.
  • Emmagatzematge jeràrquic i organitzat de la documentació.
  • Circuit de signatures electrònic enllaçat amb el correu.
  • Distribució de la documentació amb justificants de recepció.
  • Gestió de la documentació actual i la seva traçabilitat
  • Gestió de registre de modificacions i anul·lacions.
  • Gestió de no conformitats.
  • Gestió d’accions correctives o preventives.
  • Gestió d’auditories internes.
  • Gestió d’actes de reunions.
  • Gestió de Reclamacions de Clients i Avaluació de Proveïdors.
  • Bústia de Suggeriments i Plans de Millora Contínua.
  • Accés restringit a la informació i accions de recordatori.
  • Ajuda “on-line” d’usuari.
  • Accés mitjançant navegador web en entorn internet / intranet.

Circuit d’aprovacions

Els circuits d’aprovació són diferents estats pels quals circula un document des de la seva creació / revisió / aprovació fins a la seva distribució. Requerint l’aprovació de les persones involucrades, mitjançant signatures electròniques variant en funció del perfil de l’usuari i del tipus de document.

qdoc_2

Mòduls de Q-Doc

Q-Doc disposa de mòduls independents però que, alhora, estan relacionats entre si per a un major rendiment de la solució. Els mòduls s’han dissenyat de tal manera que s’adaptin a les necessitats de les diferents normatives ISO, ja que aquests documents tenen la mateixa estructura documental interna. Cada mòdul conté el seu document de configuració, accessible només per l’administrador del sistema, podent indicar depenent del mòdul: els logos de l’organització i / o departaments; el títol del manual; llistat d’aprovació dels documents, llistat de distribució dels documents, caducitat dels elements en trànsit …

qdoc_1

Mòduls de Gestió de la Informació

Sistema central que inclou, els Manuals, Procediments i Instruccions de les Normatives a implementar a l’empresa, proporcionant:

  • Creació de la traçabilitat de la documentació en funció de l’estructura organitzativa, és a dir, detall de cada document des de l’elaboració inicial, fins a la seva distribució a l’organització degudament aprovats via signatures electròniques, passant per les revisions intermèdies.
  • Disponibilitat de la documentació sempre actualitzada en la seva última versió en tota l’organització, mitjançant la distribució automatitzada.
  • Arxiu complet de tots els documents del sistema, des de la seva creació i amb detall de totes les modificacions realitzades.
  • El detall de les operacions, tasques o processos a realitzar per a l’execució dels treballs detallats en les Normatives i / o procediments.
  • Consulta de la documentació, tant en vigor com l’obsoleta.
  • Justificants de recepció de la documentació enviada, proporcionant temps acumulat que l’usuari ha estat llegint el document.
  • Especificació dels treballs, tasques o processos de manera que qualsevol empleat de la companyia tingui un criteri d’actuació respecte a la definició del seu lloc de treball o responsabilitats que se li designin.
  • Fàcil accés al coneixement de les Polítiques de l’empresa.
  • Processos automàtics de recordatori de documents pendents de revisar que faciliten la tasca de gestió al responsable de la Documentació.
  • Complet control, per part del responsable de la Documentació, de la situació real de tots els documents.
  • Aquest mòdul també suporta instruccions que no facin referència a cap Normativa, a fi que siguin correctament distribuïdes i gestionades per les persones que tinguin la facultat de mantenir-les.
  • Enllaç de les Normatives i Procediments amb aplicacions ja existents a l’empresa.

Gestió d’auditories

Gestiona la planificació i realització dels plans generals d’auditories juntament amb els informes i anomalies detectades que es realitzen periòdicament, a fi de verificar que les accions especificades per la Normativa i / o Procediments es realitzen correctament. També permet determinar si les activitats i els resultats satisfan les disposicions prèviament establertes, i comprovar que la seva realització sigui l’adequada per aconseguir els objectius fixats.

Gestió d’accions correctives i preventives

S’emmagatzemen els documents corresponents a les accions correctives o preventives de qualsevol Normativa o Procediment en vigor. Tant les originades a partir d’una auditoria, interna o externa, com de l’observació d’anomalies en els Procediments o Normatives implantades el que permetrà aplicar accions correctives i estudiar plans de prevenció per evitar irregularitats.

qdoc_3

Formats de registre

Aquest mòdul mantindrà els formats de registre externs a QDOC que utilitzarem per gestionar correctament els Procediments / Instruccions de les Normatives certificades a l’empresa.

Bústia de suggeriments

Està pensat per facilitar la comunicació interna de l’organització mitjançant missatges de suggeriment. Les persones o empleats de l’empresa poden emetre suggeriments com ara propostes de millora, idees, punts de vista i fins i tot reclamacions.

Reclamacions de clients

Té com a objectiu registrar les reclamacions efectuades pels clients (interns – externs) i mesurar així l’eficiència dels productes i serveis de l’organització.

qdoc_4

Avaluació de proveïdors

Tenir la relació de Proveïdors associats als productes i serveis de la companyia de manera que puguem controlar aspectes del servei prevenda, venda i postvenda dels proveïdors. Cada fitxa de proveïdor indica el resultat de l’avaluació, segons els paràmetres d’avaluació que tinguem associats.

Plans de millora contínua

Planifica els plans de millora a realitzar durant l’any, defineix responsables i tasques i realitza el seguiment de les mateixes.

Indicadors

Permet establir els indicadors per tal d’avaluar el nostre sistema intern de qualitat, assignant responsables i objectius de cada un d’ells.

Gestió de les actes de reunions

Gestiona i planifica les reunions del Comitè de Qualitat. Establint els fluxos de treball i facilitant les notificacions, temes i resolucions d’aquestes reunions.

No conformitats

Gestiona els documents referents a les No Conformitats generades pel Departament de Qualitat, que s’han detectat en l’organització, a fi de determinar la seva magnitud, extensió i les seves causes

Sol·licitud de Canvi

La seva finalitat és tractar i gestionar aquelles peticions que els usuaris plantegen al Departament de Qualitat sobre la documentació en vigor.

qdoc_5

Beneficis de Q-Doc

  • Reducció del temps invertit en la gestió de la documentació.
  • Repositori electrònic de les Normatives aconseguint l’eliminació de possibles errors de documentació obsoleta i el consegüent estalvi de paper.
  • Emmagatzematge estructurat de la informació.
  • Distribució electrònica i immediata de les Normatives, Procediments i Instruccions publicades, assegurant la correcta distribució i reducció de còpies
  • Control i seguiment de la recepció dels documents per part dels usuaris implicats, proporcionant fiabilitat
  • Accés àgil, ràpid i fàcil a tota la documentació de l’organització, aconseguint una major involucració per part de l’usuari i un estalvi de temps.
  • Completa seguretat i confidencialitat dels documents, controlant l’accés a la informació i indicant els usuaris autoritzats a llegir qualsevol document.
  • Integració amb les eines ofimàtiques convencionals, podent emmagatzemar tot tipus d’objectes (excel, word, etc.) dins del sistema.
  • Possibilitat que qualsevol usuari pugui realitzar peticions de modificació dels documents publicats, involucrant d’aquesta manera a tots els usuaris de l’organització, en el manteniment de les Normatives o Procediments.
  • Ajuda a gestionar tota la informació emmagatzemada en el sistema.
  • Accés a la informació mitjançant un navegador, a través de la intranet / extranet de l’organització, tenint d’aquesta manera la informació accessible en tot moment.
  • La implantació en la seva organització de Q-DOC, li permetrà que la seva inversió en tecnologia reverteixi realment en un increment de la productivitat i competitivitat de l’empresa, ampliant així el coneixement en l’estructura de l’organització.