AST millora la gestió de la demanda i els projectes TIC

Cas d'èxit

Aragonesa de Serveis Telemàtics (AST) és una entitat de dret públic creada per proveir d'infraestructures i serveis TIC a tots els departaments i organismes de l'Administració de la Comunitat Autònoma d'Aragó. Una de les seves línies principals d'activitat és la gestió de projectes, amb l'objectiu de donar resposta a les demandes del Govern d'Aragó assegurant les millors condicions de qualitat, preu i temps.
Abast Systems va ser l'encarregat d'implantar HP PPM, l'eina de la IT Perfomance Suite d'HP Software per a la gestió de la demanda i els projectes, una solució que ha permès a AST millorar el control d'aquests processos i integrar-los amb la seva gestió d'operacions i els seus quadres de comandament de govern TIC.

L’entitat Aragonesa de Serveis Telemàtics (AST) necessitava poder afrontar amb les majors garanties possibles les seves responsabilitats com a proveïdor principal davant els departaments del Govern d’Aragó per solucionar les seves necessitats en relació amb els serveis, sistemes i aplicacions per a la informació i les telecomunicacions. És per això que va apostar per la millora de la seva gestió interna, mitjançant l’aplicació de procediments, implantació d’eines de suport als mateixos i l’adequació dels seus recursos humans perseguint els objectius de millora contínua i reducció de riscos en la gestió.

Amb l’objectiu d’automatitzar els processos i millorar la gestió de la demanda i els projectes van decidir abordar un pla de millora basat en tres punts:

  • El desenvolupament i implantació d’un subsistema que gestionés les demandes per part del client i permetés gestionar el proces complet, des de la recepció de la petició fins l’enviament de la proposta al client, i l’execució del projecte en cas de ser acceptada, segons el procés implantat en l’organització i amb la corresponent parametrització de les plantilles ja existents.
  • El desenvolupament i implantació d’un subsistema que permetés visualitzar l’estat dels projectes, per aconseguir obtenir una panoràmica del seu estat i la relació entre ells, i poder prendre decisions i actuar sobre ells.
  • La implantació d’un subsistema de Gestió de Projectes que permetés introduir un entorn col·laboratiu, a través del qual es pogués aconseguir un coneixement més ajustat de l’evolució dels projectes i els recursos requerits.

Des de la unitat que s’ocupa de la generació dels informes per al control de la qualitat dels serveisAST se’ns comenta: “Va arribar un moment en què per volum, per maduresa del procés, necessitàvem una eina que automatitzés el procés, facilités les comunicacions, i sobretot donés molta visibilitat a la informació que hi havia sobre demanda i projectes, i permetés la presa de decisions de manera global.

Donades les demandes de cobertura que havia de tenir el producte a implantar, AST va decidir utilitzar l’eina HP Project & Portfolio Management (HP PPM), que complia amb tots els requeriments funcionals per desenvolupar aquests objectius i més s’integra perfectament amb altres solucions d’HP Software ja implantades en la gestió de l’entitat (HP Service Manager). Aquesta integració permetria tenir una visió global i homogènia de tota l’activitat desenvolupada per AST.

AST va treure a concurs públic el projecte d’implementació d’aquesta eina i l’adjudicatari per haver obtingut la major puntuació segons els criteris del plec, va ser Abast Systems, un gran especialista en les solucions d’HP Software. Abast Systems va ser el primer partner que HP Software va tenir a Espanya (des de l’any 1999) i actualment és l’únic acreditat com a HP Software Gold Business Partner.

El projecte s’ha inclòs en una de les actuacions del projecte Centre de Coneixement sobre Serveis Públics Electrònics“, que compta per a la seva execució amb un ajut del Pla Avança del Ministeri d’Indústria, Turisme i Comerç, dins del seu programa Avança Continguts - Centres de Coneixements.

Tanmateix, a l’emmarcar-se dins de la línia “Serveis d’Administració Electrònica i Equipaments necessaris per a la seva prestació” inclosa en el programa operatiu FEDER ARAGON 2007-2013, el projecte és susceptible de cofinançament amb Fons FEDER en un 50%.

El Projecte

Després de l’anàlisi de la situació actual, els requeriments d’AST, la solució proposada (HP PPM) i la visió i abast dels resultats, el projecte es va centrar en 5 punts:

  • Fluxos de treball: Automatització de la seqüència d’accions, activitats o tasques utilitzades per a la decisió i execució del procés, incloent la definició de l’estat de cadascuna de les seves etapes, els perfils autoritzats per a la seva visió, l’aportació de les eines necessàries per gestionar-ho, etc. a fi de reduir temps i accelerar la realització de la feina.
  • Informació: Un cop establerts els paràmetres dels fluxos de treball, el següent pas va ser dissenyar els formularis i camps que han d’omplir cadascuna de les parts implicades en el procés, establir quins seran els documents adjunts requerits en cadascuna de les fases del projecte per poder seguir endavant, així com l’establiment automàtic de les notificacions que rebran tots els perfils involucrats.
  • Experiència de l’usuari: Seguidament es va determinar quina informació en portada hauria de veure cadascun dels treballadors implicats en els processos. És a dir, la creació de quadres de comandament i informes a mida segons el càrrec i la responsabilitat de la persona que havia de veure aquesta informació. Al seu torn es va fer una formació per als mateixos usuaris.
  • Desenvolupaments a mida: Implementació de comandaments i scripts per cobrir requeriments que quedaven fora de les característiques d’HP PPM.
  • Integració: Per al funcionament complet va ser necessària la correcta integració d’HP PPM amb altres sistemes i eines ja instal·lats en AST (servidor de correu, gestió de canvis en HP Service Manager ).

Beneficis

La implantació d’aquesta solució ha permès l’automatització i informatització dels processos, per avaluar, prioritzar i resoldre les demandes i projectes TI per als diferents departaments i organismes del Govern d’Aragó. AST, com a entitat que els gestiona de forma centralitzada, disposa ara d’una millor visibilitat i un major control dels mateixos. La informació relacionada amb aquests és ara més fàcil d’explotar per realitzar informes precisos, anàlisi i presa de decisions. En definitiva, s’ha aconseguit millorar de manera efectiva el mesurament, la gestió i la Informació sobre la Demanda i els Projectes.

Aragonesa de Serveis Telemàtics

Aragonesa de Serveis Telemàtics (AST) és una entitat de dret públic creada el maig de 2001 amb l’objectiu de proveir d’infraestructures i serveis per a la informació i les telecomunicacions a tots els departaments i organismes de l’Administració de la Comunitat Autònoma d’Aragó. Els serveis prestats per AST s’emmarquen en tres línies principals d’activitat: Consultoria i gestió de projectes TIC, Telecomunicacions i Centre de serveis informàtics i suport a l’usuari.

logo_ast_q
img_plan_avanza