Barcelona Informació implanta Q-Doc

Cas d'èxit

La Direcció de Serveis de Barcelona Informació, de l'Ajuntament de Barcelona, que s'ha caracteritzat sempre per la seva actitud innovadora i renovadora, es va plantejar la necessitat d'implantar una solució per gestionar i simplificar el tractament del sistema documental del seu sistema de qualitat.

Després d'haver implantat Q-Doc, la solució de gestió documental de Abast Solutions, ha cobert els seus objectius d'utilitzar, controlar i distribuir la documentació de manera fàcil i eficaç.

El projecte

Per agilitzar les seves tasques administratives i centralitzar la documentació, Barcelona Informació ha decidit implantar Q-Doc, una eina basada en tecnologia Lotus Notes. Entre altres coses, li permet arxivar en una base de dades documental tots els seus manuals, procediments, instruccions i registres. A més distribueix la informació automàticament i facilita l’accés als documents a tota l’organització. Una altra de les característiques de Q-Doc és que és una eina que permet la integració en el sistema de qualsevol nou mòdul o adaptació que es requereixi.

Com a solució de gestió documental, Q-Doc possibilita:

  • Emmagatzemar de forma estructurada i ordenada la documentació.
  • Reduir el temps invertit en la gestió de la documentació i en tasques administratives.
  • Distribuir de manera electrònica i immediata tota la documentació publicada.
  • Controlar els moviments de tots els documents, i aconseguir així una gran fiabilitat i seguretat.
  • Que les modificacions realitzades dins dels registres finals es puguin recuperar.
  • Limitar l’accés a la documentació segons el perfil de l’usuari.
  • L’accés mitjançant navegador web en entorn Internet / Intranet.
  • Enllaços oberts amb altres aplicacions en funcionament en l’organització.
logo_qdoc

Beneficis i resultats

Barcelona Informació va escollir Q-Doc com a sistema de gestió documental ja que està dissenyat per a entorns Lotus Notes i resol totes les necessitats requerides pel seu departament de qualitat.Després d’implantar Q-Doc, la Direcció de Serveis de Barcelona Informació ha aconseguit, entre altres coses:

  • Integrar totes les normatives en un únic sistema de gestió documental.
  • Reduir notablement l’ús del paper.
  • Revisar i aprovar els documents mitjançant signatura electrònica.
  • Accedir fàcilment a les normatives, evitant el tractament de documents obsolets.
CS5_marca_CMYK