KNAUF automatitza la gestió de factures

Cas d'èxit

KNAUF GmbH España és el principal fabricant de guix laminat d'Espanya i Portugal així com de sistemes de construcció en sec. La companyia mou un important volum de Factures de Proveïdors i necessitava incorporar una solució que reduís considerablement el temps dedicat a la gestió de tota aquesta informació.

KNAUF va dipositar la seva confiança en ABAST Solutions per la seva experiència i especialització en el desenvolupament i implantació de solucions d'arxiu electrònic i gestió corporativa de documents. La solució implementada, SCAN_VISIO eDocument Suite, s'adaptava als requisits de KNAUF GmbH España per automatitzar els seus processos de gestió de factures de proveïdors.

Antecedents

KNAUF GmbH España rebia anualment unes 30.000 factures de Proveïdors tant a les seves seus de Madrid i Lisboa com a les fàbriques de Guixers i Granada.
En el procés d’aprovació intervenien al voltant de 25 persones dispersades geogràficament.

Gestionar tot aquest procés de forma manual comporta riscos i inconvenients que van des de possibles pèrdues de documents, així com un alentiment en el procés de facturació.

La solució

SCAN_VISIO eDocument Suite és la solució de software desenvolupada per Abast Solutions homologada per l’AEAT que permet la digitalització de Factures de Proveïdors de forma fàcil i segura.

La solució implantada a KNAUF GmbH España inicia el procés al mòdul eCapture per a la digitalització i reconeixement OCR de les factures. Posteriorment les factures s’envien al mòdul de Workflow de Check_Facility per a la seva verificació i aprovació. Finalment les factures queden allotjades al repositori documental web Viewer, alhora que s’integren en el seu ERP.

El seu funcionament és tan senzill i àgil que amb la simple pulsació d’una tecla s’inicia el procés de digitalització. Aquesta senzillesa i agilitat és fonamental per al personal que diàriament va a fer ús de l’eina, ja que la seva formació tecnològica és d’un nivell bàsic i per tant el procés no podia aturar-se a l’espera del suport del departament de TI.

Beneficis

Automatitzar tota la gestió de les factures de proveïdors implica una millora molt considerable. Aquests són alguns dels beneficis directes dels KNAUF GmbH España gaudeix després de la implantació de SCAN_VISIO eDocument Suite:

  • Disminució considerable del nombre de persones involucrades en el procés de Facturació de Proveïdors i disminució del cost de la gestió.
  • Les Factures no surten del Departament amb la qual cosa es minimitza el risc de pèrdua.
  • En escanejar les factures s’extreu, sense risc d’error, informació per a la comptabilització (núm factura, data, imports, ……).
  • Aprovació ràpida i controlada de les Factures pel personal de la companyia, encara no estant físicament a l’empresa (solució 100% web).
  • Estalvi de temps per accedir als documents de Factures i la seva informació.
  • En tot moment se sap quines Factures estan circulant per l’empresa i qui està pendent d’aprovar aquestes factures.

Sobre Knauf GmbH Sucursal en España

Seguint la filosofia marcada pels fundadors de l’empresa, a Espanya neix el 1989 la sucursal espanyola del Grup Knauf, amb una primera seu a la localitat de Getafe a Madrid. El grup de persones que van iniciar l’empresa tenien com a objectiu el mateix que ara segueixen perseguint: proporcionar Qualitat, Tecnologia i Confort, centrats en una matèria primera amb qualitats realment excepcionals: el guix.

Ara per ara, Knauf GmbH Sucursal en España és un dels principals fabricants de placa de guix laminat d’Espanya i Portugal, amb una quota de mercat del 35%. Compta amb una Central situada a Madrid més de 12 delegacions comercials, una fàbrica al pirineu lleidatà i una altra prop de Granada. En total més de 200 persones que segueixen i comparteixen la filosofia i l’esperit familiar amb el qual els fundadors del grup Knauf van concebre l’empresa.

logo_knauf_q