VELATIA optimitza els seus processos de comptes a pagar amb KOFAX i ABAST

Cas d'èxit

La tecnologia Kofax / Readsoft i els serveis de ABAST han estat claus per implementar una solució de digitalització i automatització de la gestió de factures integrada amb SAP que ha permès al grup Velatia optimitzar els seus processos administratius i centralitzar la gestió de factures de proveïdors de les seves empreses a nivell internacional, amb un augment de l'eficiència i un important estalvi de costos

Velatia és un grup multisociedad format per més de 50 companyies de diversos sectors: xarxa elèctrica, electrònica i telecomunicacions, aeronàutica, enginyeria i construcció, etc. La principal empresa del grup és Ormazabal, que dissenya, fabrica i distribueix solucions per al transport, transformació i distribució de l’electricitat. El grup compta amb més de 50 centres de treball repartits en 19 països, i un centre de serveis compartits a Derio (Bizkaia) per donar suport als processos administratius.

velatia-ormazabal

En un inici les empreses que forma el grup tenien processos administratius molt dispars i no molt eficients. Es va realitzar un estudi amb l’objectiu d’abordar l’eficiència i homogeneïtzació dels processos administratius, primer a Espanya i posteriorment a nivell global.

Un dels casos més clars de millora era el procés de Comptes a Pagar, en què es van detectar diferents problemàtiques. Gestionaven un gran volum de factures, i la majoria es rebien en els centres de treball i en format de paper físic. Es requeria una validació per a l’aprovació de la factura, normalment de doble signatura, el que dilatava en el temps el procés d’aprovació, comptabilització i pagament de les factures. S’acumulava un gran volum de factures sense validar en períodes de vacances i es patia l’efecte “cap d’any”, quan apareixien factures retingudes pels aprovadors que no havien estat gestionades, amb les consegüents queixes dels proveïdors.
Per limitar l’impacte d’aquestes problemàtiques es va decidir iniciar un projecte que abordaria la digitalització del procés i que havia de contemplar, com a punts clau, la digitalització certificada de les factures, l’accessibilitat des del ERP (SAP) a les mateixes, els workflows d’aprovació i la comptabilització de la factura des de la pròpia digitalització.

Després de diversos intents fallits amb altres solucions, finalment es van implantar les solucions Invoices i Process Director de Readsoft (actualment Kofax). En el projecte va participar personal de Serveis Professionals de Readsoft que actualment formen part de l’equip de ABAST.

img_cs_velatia_02

La solució, desplegada inicialment a Espanya, va incloure:

  • Digitalització mitjançant escaneig OCR de les factures en paper i identificació de camps clau
  • Tractament de factures en format PDF amb identificació de camps clau.
  • Verificació, depuració i correcció manual, si cal, de la informació captada en els camps clau. Es redueixen els errors mitjançant la gravació de plantilles de factures de proveïdors i el procés de verificació es subcontracta.
  • Catalogació de factures segons si tenen demanat o no per a un tractament diferenciat. Si tenen demanat es contrasten les dades i si coincideixen es concilien i comptabilitzen automàticament. Si no tenen es llança un procés d’aprovació.
  • Llançament de workflows per resolució d’incidències en casos de factures amb comanda en els quals no s’ha rebut la comanda o les dades de comanda i factura no coincideixen. Això es fa amb una transacció integrada amb SAP.
  • Llançament de workflow d’aprovacions per factures sense comanda. Normalment un mínim de 2 aprovadors, la persona que realitza la comanda i el seu superior, encara que depenent de l’import poden ser més. Hi ha definit un sistema d’arbre d’aprovacions per determinar el circuit. Aquest procés es llança també amb una transacció integrada amb SAP o a través de web per a usuaris que no usen SAP.
  • El sistema permet que l’usuari depurador / aprovador tingui visibilitat de les accions pendents, i que des Comptabilitat puguin consultar en qualsevol moment l’estat de les factures. Un sistema d’alertes avisa també als usuaris de les accions pendents per realitzar.
  • En cas de vacances o baixa temporal, un usuari pot assignar a un substitut perquè realitzi de forma transitòria les seves funcions de corrector / aprovador.

L’abast inicial de la solució es va circumscriure a les empreses de Velatia a Espanya, però des 2017 s’està portant un procés d’internacionalització que ha permès fer-la ja extensible també a Portugal, França i Alemanya. Per a aquest procés d’internacionalització de la solució, Velatia ha comptat amb ABAST com a partner que l’ha acompanyat en tot el projecte.

Gràcies a la solució implementada amb les solucions de Kofax s’ha pogut centralitzar les gestions administratives de Comptes a Pagar i Comptabilitat General en el centre administratiu que Velatia té en Bizkaia. Aquest, a més de a les empreses del grup a Espanya, ha passat a donar servei també a les de Portugal, França i Alemanya, països en què s’han eliminat els recursos administratius in-situ. La recepció de les factures en paper es realitza a les oficines centrals de cada país i la digitalització es realitza en el punt de recepció. Des del centre administratiu de Derio es llancen els workflows d’incidències o aprovació, processos que s’estenen pels centres de treballs dels diferents països, però que es controlen de forma centralitzada des de Derio. En el cas d’Alemanya, la solució de Kofax s’ha hagut d’integrar a més de amb SAP amb un gestor documental local (D3), de manera que des d’una digitalització única de la factura es procedeix a propagar la còpia digital de la mateixa en els 3 sistemes i accessible des de tots ells per a l’usuari.

logo_velatia_q