SCAN_VISIO eDocument Suite v.2.0 ha sido desarrollada por el proveedor de servicios tecnológicos Abast Solutions. Esta solución diseñada para la gestión electrónica de documentos está basada en la estructura de entornos WEB permitiendo tratar de manera ágil los documentos de papel u ofimáticos en formato y archivo digital. SCAN_VISIO está compuesto por cuatro módulos, los cuales se incorporan según las características y necesidades que presenta cada empresa. Los principales beneficios que este software ofrece son: mejorar los procesos de manipulación de documentos, disminuir los costes de operación y de archivado en papel, ofrecer a sus clientes servicios de valor añadido para incrementar su fidelización y facilitar a los empleados herramientas para la mejora de costes en los procesos corporativos.

Con SCAN_VISIO eFactura IN, la gestión electrónica de facturas de proveedores recibidos mediante papel, e-mail, XML, …, empieza con la captura y reconocimiento de datos de la factura en cualquier formato (pdf, doc, xls, avi, mpg, cad, …). Posteriormente la factura es indexada y archivada o importada electrónicamente y sometida a un workflow que solicita su verificación y aprobación según el perfil del usuario a partir de unos criterios preestablecidos y parametrizables. Finalmente la factura se contabiliza de manera automática en el ERP.

Requerimientos legales

Actualmente son muy pocos los softwares desarrollados con éxito para ser aceptados en España por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Éstos deben incorporar en las e-facturas medios que garantizan la autenticidad e integridad de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del IVA, así como en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica. Para ello, pueden utilizar firma electrónica empleando cualquiera de los certificados acreditados por la Agencia, a efectos del cumplimiento de obligaciones tributarias formales por medios telemáticos.

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