Abast News Dic. 2009
- Abast Grup apuesta por las Comunicaciones Unificadas
- Nuevos y mejores servicios de monitorización y soporte
- Nuevo entorno virtual de sistemas para Aigües de Terrassa
- KNAUF automatiza la gestión de facturas de proveedores
- FEDA automatiza el envío de facturas a sus clientes
- SICE incorpora Oracle UCM en su sistema de gestión documental
- UPCnet. se certifica según la norma ISO20000
- Abast Grup celebra su 25º aniversario con sus clientes y partners
- Abast Solutions se convierte en partner de QlikView
- Nueva alianza con Arcsight
- Abast Systems certificado como Symantec Gold Partner
- Acuerdo de colaboración con Rittal
- Estándares Metodo-lógicos para la Gestión de los Sistemas TI
Siendo una compañía del sector energético, FEDA valora mucho la calidad de la comunicación con sus clientes. Todos los meses ellos reciben un recibo bancario con el concepto correspondiente al de su factura de consumo eléctrico. De los aproximadamente 30.000 clientes, FEDA recibe unas 5.000 peticiones de información detallada sobre dicho consumo. Cada cliente tiene la opción de recibir la información en cuatro canales diferentes: por carta, e-mail, vía web, o por sms. La intención es que estas 5.000 peticiones vayan en aumento en un futuro próximo, ya que se ha convertido en un canal privilegiado de comunicación entre proveedor y cliente.
LA SOLUCIÓN
Para dar satisfacción a sus clientes la compañía necesitaba una solución que amortizara el envío de documentos formateados desde SAP a través de distintos canales de comunicación. Además, también requería que la solución se integrara con su aplicación SAP y con la plataforma de correo electrónico Microsoft Exchange. Después de haber evaluado varias soluciones, FEDA seleccionó Esker DeliveryWare por su capacidad de gestión documental multi-canal y su probado buen funcionamiento en entornos SAP. Para implementar la solución, seleccionó a Abast Solutions, por su gran experiencia en proyectos de gestión documental, y en particular en implantaciones con tecnología Esker, del que es partner certificado.
"La facturación es un proceso clave, especialmente en una empresa con miles de clientes. El envío automatizado de facturas detalladas con la tecnología Esker nos abre una nueva vía de comunicación con el cliente, sin que suponga un trabajo fastidioso en origen ya que todos los datos salen de SAP y se formatean y envían de forma automática.
La satisfacción del cliente y del personal es altísima, por esto queremos ampliar el número de solicitudes al mayor número de clientes posible", comenta Daniel Fernández, Director de Sistemas de Información de FEDA.
El proyecto de automatización documental se realizó en distintas fases progresivas. En un primer momento, se procedió al envío de documentos pre-formateados de SAP a través de fax y correo electrónico con Esker DeliveryWare (EDW). La segunda fase trató del formateo e impresión en una impresora local, de unas 1.000 facturas al mes a partir de una regla de negocio en el servidor de EDW integrado con SAP. La tercera fase del proyecto cubre el 100% de las peticiones de información de facturación, con un volumen aproximado de 5.000 documentos al mes que se distribuirán a través de correo electrónico, carta convencional, web (vía servidor FTP) y SMS.
Existen cinco formatos dentro de la factura detallada, el primero de tipo general, y los cuatro restantes corresponden a diferentes casuísticas de la emisión de facturas de FEDA (Cambio de contador, cambio de tarifa, Gráfico de Calidad de Servicios y Publicidad). De esta forma el RDI (Raw Data Interfase) generado por SAP tiene que proporcionar la información para que la regla de EDW pueda discernir qué tipo de formato, de los cinco existentes, deberá aplicarse. Así, EDW diseña una factura con funcionalidades de distribución a través de cinco canales distintos: interface web (ftp), Microsoft Exchange, Correo Postal, Archivo (Document Manager) o SMS.
Una de las principales ventajas a sido la eficiencia y flexibilidad en los envíos como consecuencia de la automatización, lo que permite al departamento de facturación ser más eficiente y poder gestionar un mayor número de documentos. Gracias a la automatización de las facturas detalladas, FEDA ha mejorado sus procesos de gestión de cuentas de clientes: calidad y trazabilidad de los envíos, así como ahorros económicos y en tiempo. FEDA ha eliminado sus procesos de papel y la gestión manual, y ha optado por un proceso totalmente informático y automatizado directamente a partir de SAP.
Richard Escabias, Responsable de Proyecto S.I. de FEDA, explica que: "Con Esker el envío de documentos por e-mail, correo, web o sms optimiza la gestión de nuestros procesos, recorta los gastos generales y nos compromete con el medioambiente al reducir nuestro consumo de papel y otros consumibles. Gracias a la tecnología de Esker estamos evitando la tala de cinco árboles al año y la emisión de unos 768 kilos de CO2. Además, según encuestas realizadas recientemente, tanto nuestros empleados financieros como nuestro clientes están encantados con este proyecto y con la información recibida. Ha sido una iniciativa muy positiva."
El software de gestión electrónica de facturas implantado por Abast Solutions proporciona alta satisfacción interna para sus empleados y externa, para los consumidores de FEDA.
FEDA
Forces Elèctriques d'Andorra (FEDA) es una entidad pública creada por ley el 14 de enero de 1988, modificada el 18 de enero de 1991 y el 4 de noviembre de 1993. El estado andorrano es el propietario de la totalidad de su capital. FEDA es la encargada de producir energía eléctrica aprovechando los recursos propios de país, y de importar la energía eléctrica necesaria y de la distribución para dicha energía.
FEDA se ha consolidado como empresa, creciendo al ritmo de la actividad económica del país, y ha ido mejorando año tras año la calidad del servicio eléctrico.
Hasta la fecha, FEDA ha superado el reto de modernizar todas las instalaciones y al mismo tiempo casi triplicar la energía disponible para el consumo de Andorra.
