Por Jordi Magaña,
Business Manager SGE
En este artículo, compartimos nuestra visión sobre cómo una estrategia adecuada de gobernanza documental, apoyada en las capacidades de Microsoft 365 y SharePoint, puede ayudar a resolver problemas comunes relacionados con el descontrol informativo, el cumplimiento normativo y la productividad en el entorno digital.
¿Porqué es importante la gobernanza documental?
Es habitual trabajar con documentos digitales, pero muy pocas empresas lo hacen siguiendo una estrategia estructurada. Esto puede generar situaciones como las siguientes:
- Pérdida de control sobre la información.
- Dificultades para compartir documentos de forma segura.
- Espacios de almacenamiento saturados.
- Falta de políticas claras de acceso y permisos.
- Riesgos frente a auditorías o incumplimientos normativos.
Desde nuestra experiencia en proyectos de gestión documental, hemos comprobado que la gobernanza documental es un factor clave para garantizar la seguridad, el control y la eficiencia en la gestión de la información corporativa.
Además, implica definir un conjunto de prácticas que abarcan todo el ciclo de vida del documento: desde su creación hasta su archivo o eliminación. Estas prácticas deben asegurar la seguridad y confidencialidad de la información, facilitar el acceso y la colaboración entre equipos, garantizar el cumplimiento de normativas legales y sectoriales, y preservar la integridad y trazabilidad de los datos a lo largo del tiempo.
SharePoint: mucho más que un gestor documental
Una de las plataformas más completas para poner en práctica estas estrategias es SharePoint Online, dentro del ecosistema de Microsoft 365. Entre sus capacidades más destacadas se encuentran:
- Crear sitios colaborativos para equipos, departamentos o proyectos.
- Organizar documentos mediante bibliotecas, metadatos y permisos personalizados.
- Automatizar procesos y flujos de trabajo con Power Automate.
- Integración nativa con herramientas como Teams y OneDrive.
Lo importante no es solo la herramienta, sino adoptar una nueva forma de trabajar más estructurada, colaborativa y segura.
Cómo abordar un proyecto de gobernanza documental
Desde Abast, proponemos un enfoque progresivo y adaptado al contexto de cada organización:
- Inventario de datos: identificar qué información existe y dónde se encuentra.
- Diseño técnico: estructurar los sitios, bibliotecas, permisos y automatizaciones.
- Plan de acción: definir una hoja de ruta realista en función del grado de madurez digital.
- Implementación y migración: trasladar la información a SharePoint de forma organizada.
- Revisión y mejora continua: ajustar el modelo según los aprendizajes del día a día.
Este enfoque nos ha permitido acompañar con éxito a organizaciones de sectores muy diversos, optimizando su gestión documental y mejorando su eficiencia interna.
Casos reales: un reto transversal a todos los sectores
La necesidad de una buena gobernanza documental afecta por igual a sectores como el sanitario, financiero, educativo, jurídico o del transporte. Aunque cada uno tiene sus particularidades, todos comparten un desafío común: gestionar grandes volúmenes de información sensible con garantías de seguridad, trazabilidad y eficiencia.
En Abast, hemos trabajado en proyectos de este tipo para organizaciones públicas y privadas, adaptando siempre nuestras soluciones a las particularidades de cada entorno sectorial y normativo.
¿Te planteas mejorar la gestión documental en tu organización?
Si te has sentido identificado con alguno de los retos descritos, tal vez es el momento de repensar cómo estás gestionando tu documentación. Una estrategia sólida de gobernanza documental puede marcar la diferencia en la agilidad, seguridad y cumplimiento normativo de tu organización.
Si quieres profundizar más en este tema, puedes contactar con nosotros a través de nuestro formulario web o ver el webinar completo donde exploramos esta temática en detalle y compartimos ejemplos reales:
Ver webinar: Gobernanza documental eficiente y segura con Microsoft 365