Por Carles Casas,
Technical BI
Microsoft Product Owner
La correcta asignación de permisos en Power BI es un aspecto fundamental para garantizar un acceso seguro y eficiente a los informes y datos empresariales. En este artículo, explicaremos cómo compartir informes de Power BI de forma óptima y sin inconvenientes.
Conceptos clave en la administración de permisos en Power BI
Para comprender la gestión de permisos en Power BI, es importante conocer los siguientes términos:
- Workspace en Power BI: Espacio de trabajo donde se publican los Semantic Models, dataflows e informes.
- Semantic Model en Power BI: Dataset que almacena el modelo de datos y permite su reutilización en distintos informes.
- Report en Power BI: Conjunto de gráficos, tablas y visualizaciones que presentan la información de forma comprensible.
- App en Power BI: Paquetes de contenido que agrupan informes y dashboards para su distribución entre los usuarios finales.
- Audiencias en Power BI: Configuración que define el acceso de diferentes usuarios dentro de una App.
Métodos para gestionar permisos en Power BI
Una vez aclarados los conceptos anteriores, vamos a ver las dos estrategias principales que existen para la gestión de permisos en Power BI: centralizar todos los recursos en un mismo Workspace o segmentarlos en diferentes Workspaces.
- Gestión centralizada en un solo Workspace
En este enfoque, el Semantic Model, los informes y las Apps se administran desde un único Workspace.
Ventajas:
- Facilidad de administración al tener todo en un mismo lugar.
- Gestión simplificada de permisos sin necesidad de múltiples configuraciones.
- Ideal para equipos pequeños o modelos semánticos específicos.
- Separación del Semantic Model y Reporte en diferentes Workspaces
Este método divide la administración, manteniendo el modelo semántico en un Workspace y los informes en otro. Para su correcto funcionamiento, se deben asignar permisos adecuados al Semantic Model y configurar las audiencias en la App.
Ventajas:
- Optimización del acceso al permitir la reutilización del modelo semántico en diferentes proyectos.
- Mayor seguridad al segmentar permisos entre modelos de datos e informes.
- Escalabilidad para organizaciones con múltiples equipos trabajando en diferentes reportes.
Recomendación clave: Uso de Apps en Power BI para la gestión de accesos
Independientemente de la estrategia utilizada, se recomienda administrar los accesos mediante Apps en Power BI ya que aporta los siguientes beneficios:
- Simplicidad en la gestión de permisos, ya que los usuarios finales solo necesitan acceso a la App y no al Workspace.
- Mejora en la experiencia del usuario, al mostrar únicamente los elementos relevantes.
- Navegación centralizada y organizada, facilitando el acceso a los informes.
- Gestión estructurada de accesos, evitando configuraciones innecesarias en los Workspaces.
Conclusión
Configurar correctamente los permisos en Power BI es esencial para garantizar la seguridad y eficiencia en el acceso a los informes empresariales. El uso de Workspaces bien organizados y la implementación de Apps permite optimizar la administración y mejorar la experiencia del usuario.
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