Por Jordi Magaña,
Business Manager SGE
Automatiza tus procesos empresariales con Power Automate
Power Automate es una herramienta que forma parte de la suite de Microsoft Power Platform y que sirve, entre otras cosas, para la automatización de flujos de trabajo. Permite diseñar flujos de trabajo personalizados con la filosofía de Power Platform, sin que sean necesarias habilidades de programación.
Contribuye a aumentar la eficiencia operativa de las organizaciones porque facilita la automatización de tareas repetitivas, agiliza procesos, ahorra tiempo y minimizar errores.
Casos de uso con Power Automate
A modo de aproximación, vamos a explorar algunos casos de uso que podríamos encontrar en el departamento Financiero de cualquier organización y que podríamos agilizar con Power Automate.
Estos ejemplos ilustran cómo Power Automate puede mejorar la eficiencia y reducir la carga de trabajo manual en el departamento financiero, permitiendo a los usuarios centrarse en otras tareas más estratégicas y de mayor aportación de valor.
Actualización de Registros Contables
Caso práctico: Se reciben facturas electrónicas en una bandeja de entrada compartida.
- Power Automate puede extraer automáticamente la información clave de las facturas (importe, proveedor, fecha, etc) y volcar los registros contables directamente en el ERP, reduciendo la necesidad de entrada manual de datos.
Aprobación de gastos
Caso práctico: Los empleados presentan informes de gastos a través de formularios online.
- Power Automate puede automatizar el proceso de aprobación, enviando notificaciones a los supervisores, creando flujos de trabajo condicionales basados en el total del gasto y actualizando automáticamente los registros en sistemas financieros una vez aprobados.
Recordatorios de pagos
Caso práctico: Enviar recordatorios automáticos a los clientes para el pago de facturas pendientes.
- Power Automate puede generar automáticamente correos electrónicos de recordatorio, extrayendo la información de las facturas vencidas y programando el envío de mensajes a través de Outlook.
Integración con plataformas de bancos
Caso práctico: Importar movimientos bancarios automáticamente al sistema ERP.
- Power Automate puede conectarse con las entidades bancarias para descargar automáticamente los extractos bancarios y actualizar los registros contables en tiempo real, facilitando la conciliación y el punteo que normalmente se hace a mano.
Integración con otras herramientas
Power Automate puede funcionar de manera independiente o integrado con otras aplicaciones y servicios. A continuación, un resumen de las integraciones más relevantes con el ecosistema Microsoft:
Microsoft Teams: Power Automate se integra de manera nativa con Microsoft Teams, permitiendo la automatización de mensajes, tareas y notificaciones llegando a toda la organización.
Dynamics 365: La integración con Dynamics 365, la plataforma de aplicaciones empresariales de Microsoft, ofrece la oportunidad de automatizar procesos de negocio ERP por ejemplo dentro de Business Central.
SharePoint: Power Automate se integra con SharePoint permitiendo la automatización de flujos de trabajo relacionados con documentos y archivos.
Power BI: Power Automate se conecta con Power BI para permitir la automatización de la actualización de informes financieros en tiempo real, garantizando que la toma de decisiones se base en datos precisos y actualizados.
Plataformas de Correo Electrónico: La integración con plataformas de correo electrónico permite la automatización de tareas relacionadas con el archivado automático de correos electrónicos relevantes, creación de tareas a partir de mensajes importantes, enviar notificaciones automáticas o derivar correos dentro de la organización.
Conclusiones
Power Automate destaca como una herramienta fundamental para la automatización de procesos en las organizaciones, un catalizador para la transformación de la productividad y la optimización de procesos en general.
La automatización de flujos de trabajo ahorra tiempo al eliminar la necesidad de realizar tareas manuales, además de contribuir a un entorno empresarial más ágil, eficiente y colaborativo.
Esperamos que toda la información sobre Power Automate te haya parecido interesante. No dudes en contactarnos mediante nuestro formulario web si necesitas asesoramiento o ampliar información.