Por Jordi Magaña,
Business Manager SGE
Microsoft, con su suite de herramientas, ofrece soluciones robustas que facilitan la organización, almacenamiento y acceso a documentos de manera eficiente y segura. Entre estas herramientas, SharePoint se destaca como el pilar fundamental para la gestión documental.
SharePoint: El Pilar de la Gestión Documental
Microsoft SharePoint se ha consolidado como una herramienta esencial para la gestión documental. Esta plataforma permite a las organizaciones crear bibliotecas de documentos, administrar permisos de acceso y colaborar en tiempo real. Además de simplificar el almacenamiento y la organización de archivos, SharePoint cuenta con potentes funcionalidades de búsqueda que agilizan el acceso a la información.
SharePoint Premium: La Evolución de la Gestión Documental
Microsoft ha llevado la gestión documental al siguiente nivel con SharePoint Premium. Esta nueva plataforma, anunciada en Microsoft Ignite, integra inteligencia artificial, automatización y seguridad avanzada para mejorar la experiencia de gestión de contenidos. SharePoint Premium es la evolución de Microsoft Syntex y ofrece capacidades mejoradas en tres áreas clave:
- Procesamiento de contenido: Optimiza el valor del contenido mediante la automatización impulsada por inteligencia artificial.
- Experiencias de contenido: Aumenta la productividad con soluciones de documentos de alto valor y portales de documentos.
- Gestión de contenido: Asegura la protección y el cumplimiento regulatorio supervisando todo el ciclo de vida del contenido y controlando el acceso con herramientas intuitivas y eficaces.
La Inteligencia Artificial en SharePoint Premium
La inteligencia artificial (IA) es una de las características más destacadas de SharePoint Premium que ofrece interesantes características de aplicación para cualquier organización:
- Automatización de Procesos: SharePoint Premium utiliza IA para automatizar tareas repetitivas y de bajo valor añadido. Por ejemplo, la plataforma puede clasificar automáticamente los documentos según su contenido, lo que ahorra tiempo y reduce errores humanos.
- Búsqueda Inteligente: La IA mejora las capacidades de búsqueda en SharePoint Premium. Utilizando aprendizaje automático, la plataforma ofrece resultados personalizados y relevantes según el contexto y el perfil del usuario. Además, incorpora funcionalidades como la búsqueda semántica, que permite encontrar documentos por su significado y no solo por sus palabras clave.
Ejemplos Prácticos de IA en SharePoint Premium
- Clasificación Automática de Documentos: Una empresa de servicios financieros implementó SharePoint Premium para gestionar sus documentos. Gracias a la IA, la plataforma pudo clasificar automáticamente los documentos según su contenido, lo que redujo el tiempo de búsqueda y mejoró la eficiencia operativa.
- Búsqueda Semántica: Una empresa industrial adoptó SharePoint Premium para mejorar la búsqueda de documentos. Utilizando la búsqueda semántica, los empleados pudieron encontrar documentos relevantes más rápidamente, lo que mejoró la productividad y redujo los tiempos de ciclo de producción.
- Automatización de Solicitudes de Compra: Una empresa de logística implementó SharePoint Premium para automatizar el proceso de solicitudes de compra. Utilizando la IA, la empresa pudo gestionar automáticamente las solicitudes, enviar notificaciones a los proveedores y confirmar los pedidos, lo que agilizó el proceso y redujo los errores.
¿Por qué las empresas deberían confiar en Microsoft SharePoint?
- Integración Completa: SharePoint se integra de manera nativa con otras soluciones del ecosistema Microsoft, como Microsoft 365, Teams y OneDrive, ofreciendo una experiencia de usuario integral y sin interrupciones.
- Seguridad Avanzada: Microsoft pone un gran énfasis en la seguridad. SharePoint incluye características avanzadas como el cifrado de datos, la gestión de permisos y el cumplimiento de normativas internacionales de protección de datos.
- Colaboración Eficiente: Con SharePoint, los equipos pueden colaborar en tiempo real, compartir documentos y trabajar juntos de manera más eficiente, sin importar dónde se encuentren.
- Escalabilidad: SharePoint es altamente escalable, lo que significa que puede crecer con tu empresa. Ya sea que tengas una pequeña empresa o una gran corporación, SharePoint puede adaptarse a tus necesidades.
Pasos para Incorporar SharePoint en tu Empresa
- Evaluación de Necesidades: Identifica las necesidades específicas de tu empresa en términos de gestión documental y colaboración.
- Planificación: Desarrolla un plan detallado que incluya la estructura de la biblioteca de documentos, los permisos de acceso y las políticas de seguridad.
- Implementación: Configura SharePoint según el plan desarrollado. Esto incluye la creación de bibliotecas de documentos, la configuración de permisos y la integración con otras herramientas de Microsoft.
- Formación: Capacita a tus empleados en el uso de SharePoint para asegurarte de que puedan aprovechar al máximo sus capacidades.
- Mantenimiento y Soporte: Realiza un mantenimiento regular y proporciona soporte continuo para resolver cualquier problema que pueda surgir.
Algunos casos de éxito
- Compañía de Servicios Financieros: Una empresa de servicios financieros implementó SharePoint Premium para gestionar sus documentos y mejorar la colaboración entre sus equipos. Gracias a SharePoint Premium, la empresa pudo automatizar procesos repetitivos, reducir el tiempo de búsqueda de documentos y mejorar la seguridad de la información. Como resultado, la empresa experimentó un aumento del 30% en la productividad y una reducción del 20% en los costos operativos.
- Compañía Industrial: Una empresa industrial adoptó SharePoint Premium para gestionar los documentos de su oficina técnica y de ingeniería y mejorar la eficiencia operativa. Con la integración de inteligencia artificial y automatización, la empresa pudo optimizar sus procesos de gestión de documentos, reducir errores y mejorar la trazabilidad de la información. Esto llevó a una mejora del 25% en la eficiencia operativa y una reducción del 15% en los tiempos de ciclo de producción.
- Compañía de Gestión de Proyectos: Una empresa de gestión de proyectos adoptó SharePoint Premium para centralizar la documentación de sus proyectos y facilitar una mejor colaboración entre sus equipos. Gracias a SharePoint Premium, pudieron crear portales de proyectos personalizados, automatizar la administración de documentos y garantizar el cumplimiento de regulaciones. Esto llevó a una mejora del 40% en la eficiencia de la gestión de proyectos y a una reducción del 30% en los tiempos de entrega.
En conclusión, SharePoint Premium, apoyado en la inteligencia artificial y la automatización avanzada, representa una evolución significativa en la gestión documental corporativa. Al integrar características como la clasificación automática de documentos y la búsqueda semántica, las empresas pueden optimizar sus procesos, mejorar la eficiencia operativa y reducir costes. En Abast creemos que las funcionalidades de IA y seguridad avanzada hacen de SharePoint una solución escalable y confiable para organizaciones de cualquier tamaño, brindando una experiencia de colaboración integral y alineada con las necesidades modernas del negocio.
No dudes en contactarnos si quieres ampliar información con nuestros especialistas en soluciones empresariales.
