Por David González Praetorius,
Business Development Manager
Business Process Automation
La automatización de procesos de negocio continúa consolidándose como una de las estrategias más eficaces para optimizar la rentabilidad, la productividad y el control de la gestión empresarial.
En el año 2000 se lanzó al mercado español la primera solución específica de automatización de facturas de proveedores. Desde ABAST, con nuestra apuesta por las nuevas tecnologías y por dar el mejor y mayor servicio a nuestros clientes, ampliamos rápidamente nuestro acuerdo con el fabricante (ReadSoft, actualmente Tungsten Automation) y nos posicionamos como un referente en el mercado nacional de este tipo de proyectos y soluciones.
Aunque ha pasado más de un cuarto de siglo, el tratamiento de las facturas de proveedores sigue siendo el proceso más automatizado. Sin embargo, las soluciones de automatización se han ido ampliando para poder tratar tanto otro tipo de documentos (como albaranes, pedidos, solicitudes de pedido…) como otro tipo de procesos como veremos más adelante en este artículo.
Además, con la incorporación de la inteligencia artificial (IA), los límites de la automatización se han ampliado enormemente, permitiendo ejecutar tareas complejas que antes requerían una supervisión manual constante debido a su dinamismo y volumen documental. La IA ha abierto las puertas a la automatización con éxito de otros procesos que, tan solo hace unos años, era impensable automatizar.
En este escenario, plataformas especializadas en automatización y procesamiento inteligente de documentos (IDP), como Tungsten Automation, han integrado capacidades de IA para cubrir de forma transversal las áreas clave de la función financiera:
- Cuentas a pagar (Procure-to-Pay)
- Cuentas a cobrar y facturación (Order-to-Cash)
- Homologación y alta de clientes y proveedores
- Tesorería y gestión de liquidez
- Cumplimiento de obligaciones fiscales, reporting financiero y auditorías interna y externa
A continuación, analizamos los principales procesos donde la automatización aporta mayor valor operativo y estratégico.
Cuentas a pagar y gestión de facturas de proveedores (P2P)
La gestión de facturas de proveedores suele ser el primer proceso que las empresas buscan automatizar. Las fases de recepción, extracción de datos mediante OCR/IDP, validación, aprobación y contabilización consumen gran cantidad de horas y recursos.
Las soluciones actuales, como las de Tungsten Automation, permiten gestionar este flujo de principio a fin: desde el cotejo automático a tres vías (3-way matching) entre factura, orden de compra y albarán, hasta la contabilización en el ERP.
A este salto tecnológico se suma el impacto normativo impulsado por la Ley Crea y Crece y la obligatoriedad de la factura electrónica B2B, dos factores determinantes para la modernización de los departamentos de administración y finanzas.
Además, más allá de la captura y validación interna, la creciente regulación internacional exige que las organizaciones adapten sus procesos a diferentes normativas fiscales y modelos de despacho electrónico de facturas (Clearance, CTC o interoperabilidad en redes como Peppol).
En este ámbito, Tungsten Automation incorpora cobertura técnica y legal para la facturación electrónica en más de 140 países. Esta capacidad garantiza el cumplimiento de los mandatos tributarios locales, los formatos estructurados requeridos (XML, UBL, Facturae, entre otros) y los estándares de firma electrónica y archivo digital seguro en entornos multinacionales.
Adicionalmente, otros procesos automatizables en Cuentas a Pagar son:
- Programación y ejecución de pagos (transferencias SEPA, confirming, pagarés, domiciliaciones…)
- Atención a proveedores: Mediante la integración de IA generativa, es posible automatizar la gestión de buzones y portales, resolviendo consultas sobre estados de pago de forma autónoma.
- Conciliación de extractos de proveedor mediante el envío de informe con facturas contabilizadas y sus fechas de pago previstas. De este modo, el proveedor puede confirmar que son correctas o indicar errores para facilitar la resolución de discrepancias a través del análisis de las respuestas y notificando las acciones que haya que tomar en cada caso.
Cuentas a cobrar y facturación electrónica (O2C)
Ante el avance del marco regulatorio de la facturación electrónica B2B, las organizaciones necesitan plataformas preparadas para operar con múltiples formatos y plataformas (públicas y privadas) a nivel internacional, asegurando el cumplimiento de los estándares legales de reporting.
En el área de cobros, la automatización permite:
- Emitir y enviar facturas electrónicas multicanal.
- Programar recordatorios automáticos y segmentados de cobro.
- Conciliar ingresos con facturas emitidas, a través del envío de resumen de facturas emitidas para confirmar que están todas contabilizadas y en pago. Además, el proceso se completa con el análisis de las respuestas mediante IA generativa.
- Gestionar el recobro de impagos de forma temprana, registrando incidencias o derivando expedientes a agencias externas si fuera necesario.
Alta y validación de clientes y proveedores (Onboarding)
La homologación de terceros exige recopilar y verificar información crítica: NIF/CIF, certificados de estar al corriente de pagos, datos bancarios y documentación legal.
La automatización agiliza la extracción y validación de estos datos, reduce el riesgo de fraude mediante la verificación de identidades y permite realizar análisis de solvencia, riesgo crediticio y cumplimiento normativo (KYC/Compliance) consultando fuentes oficiales y bases de datos mercantiles en tiempo real.
Tesorería y optimización de la liquidez
El área de tesorería se beneficia notablemente de la sincronización de datos en tiempo real:
- Conciliación bancaria: Descarga y comparación automática de extractos bancarios con mayor frecuencia, lo que minimiza errores y discrepancias.
- Previsión de flujos de caja (Cash Flow Forecasting): Modelos predictivos basados en IA que analizan el histórico de pagos y cobros reales para proyectar escenarios de liquidez con mayor precisión.
- Gestión de tipo de cambio y coberturas: Monitorización de la volatilidad de divisas para sugerir el momento óptimo de ejecución de pagos internacionales dentro de los plazos de vencimiento.
- Inversión de excedentes, a través de la selección de instrumentos y controlando los vencimientos proponiendo qué pagos se pueden adelantar y calculando el descuento dinámico para obtener un beneficio de la tesorería disponible.
Cumplimiento fiscal, reporting y auditorías
En el ámbito tributario, tareas periódicas como las declaraciones de IVA (modelo 303 en España) y el resumen anual (modelo 390) son susceptibles de automatizarse a partir de la información contable validada, lo que resulta especialmente útil para empresas que operan bajo regímenes fiscales complejos o en múltiples jurisdicciones.
En cuanto a auditorías, un caso de uso específico es la prevención del fraude y cumplimiento, vinculado a la recepción de facturas, gestión de alta y mantenimiento de proveedores y pago de clientes.
En resumen, la utilización de la IA en finanzas permite automatizar diferentes flujos, lo que no solo reduce costes operativos y tiempos de ciclo, sino que eleva la calidad del dato contable al eliminar el error humano en la entrada manual de información. Al liberar al equipo financiero de cargas repetitivas, el departamento puede redirigir sus capacidades hacia el análisis estratégico, la previsión financiera y la toma de decisiones informada y se optimiza la rentabilidad, la productividad y el control de la gestión empresarial.
Al igual que en su momento, desde ABAST apostamos claramente por la automatización del proceso de facturas de proveedores de la mano de Tungsten Automation. Nuestra alianza se ha ido consolidando, llegando a un nivel de partenariado Titanium, lo que nos sitúa nuevamente al frente de este tipo de proyectos en el mercado nacional. Contacta con nosotros a través de nuestro formulario web si quieres que te acompañemos y exploremos juntos éstos y otros posibles casos de uso en tu empresa.
