Per David González Praetorius,
Business Development Manager
Business Process Automation
L’automatització de processos de negoci continua consolidant-se com una de les estratègies més eficaces per optimitzar la rendibilitat, la productivitat i el control de la gestió empresarial.
L’any 2000 es va llençar al mercat espanyol la primera solució específica d’automatització de factures de proveïdors. Des d’ABAST, amb la nostra aposta per les noves tecnologies i per donar el millor i més gran servei als nostres clients, ampliem ràpidament el nostre acord amb el fabricant (ReadSoft, actualment Tungsten Automation) i ens posicionem com un referent al mercat nacional d’aquest tipus de projectes i solucions.
Tot i que ha passat més d’un quart de segle, el tractament de les factures de proveïdors continua essent el procés més automatitzat. Tot i això, les solucions d’automatització s’han anat ampliant per poder tractar tant un altre tipus de documents (com albarans, comandes, sol·licituds de comanda…) com un altre tipus de processos com veurem més endavant en aquest article.
A més, amb la incorporació de la intel·ligència artificial (IA), els límits de l’automatització s’han ampliat enormement, i han permès executar tasques complexes que abans requerien una supervisió manual constant a causa del seu dinamisme i volum documental. La IA ha obert les portes a l’automatització amb èxit d’altres processos que fa només uns anys era impensable automatitzar.
En aquest escenari, plataformes especialitzades en automatització i processament intel·ligent de documents (IDP), com Tungsten Automation, han integrat capacitats d’IA per cobrir de manera transversal les àrees clau de la funció financera:
- Comptes a pagar (Procure-to-Pay)
- Comptes a cobrar i facturació (Order-to-Cash)
- Homologació i alta de clients i proveïdors
- Tresoreria i gestió de liquiditat
- Compliment d’obligacions fiscals, reporting financer i auditories interna i externa
A continuació, analitzem els principals processos on l’automatització aporta més valor operatiu i estratègic.
Comptes a pagar i gestió de factures de proveïdors (P2P)
La gestió de factures de proveïdors sol ser el primer procés que les empreses busquen automatitzar. Les fases de recepció, extracció de dades mitjançant OCR/IDP, validació, aprovació i comptabilització consumeixen una gran quantitat d’hores i recursos.
Les solucions actuals, com les de Tungsten Automation, permeten gestionar aquest flux de principi a fi: des de la confrontació automàtica a tres vies (3-way matching) entre factura, ordre de compra i albarà, fins la contabilització en el ERP.
A aquest salt tecnològic s’hi afegeix l’impacte normatiu impulsat per la Llei Crea i Crece i l’obligatorietat de la factura electrònica B2B, dos factors determinants per a la modernització dels departaments d’administració i finances.
A més, més enllà de la captura i validació interna, la creixent regulació internacional exigeix que les organitzacions adaptin els seus processos a diferents normatives fiscals i models de despatx electrònic de factures (Clearance, CTC o interoperabilitat a xarxes com Peppol).
En aquest àmbit, Tungsten Automation incorpora cobertura tècnica i legal per a la facturació electrònica a més de 140 països. Aquesta capacitat garanteix el compliment dels mandats tributaris locals, els formats estructurats requerits (XML, UBL, Facturae, entre d’altres) i els estàndards de signatura electrònica i arxiu digital segur en entorns multinacionals.
Addicionalment, altres processos automatitzables a Comptes a Pagar són:
- Programació i execució de pagaments (transferències SEPA, confirming, pagarés, domiciliacions…)
- Atenció a proveïdors: Mitjançant la integració d’IA generativa, és possible automatitzar la gestió de bústies i portals, resolent consultes sobre estats de pagament de manera autònoma.
- Conciliació d’extractes de proveïdor mitjançant l’enviament d’informe amb factures comptabilitzades i les dates de pagament previstes. D’aquesta manera, el proveïdor pot confirmar que són correctes o indicar errors per facilitar la resolució de discrepàncies a través de l’anàlisi de les respostes i notificar les accions que cal prendre en cada cas.
Comptes a cobrar i facturació electrònica (O2C)
Davant de l’avenç del marc regulador de la facturació electrònica B2B, les organitzacions necessiten plataformes preparades per operar amb múltiples formats i plataformes (públiques i privades) a nivell internacional, assegurant el compliment dels estàndards legals de reporting.
A l’àrea de cobraments, l’automatització permet:
- Emetre i enviar factures electròniques multicanal.
- Programar recordatoris automàtics i segmentats de cobrament.
- Conciliar ingressos amb factures emeses, a través de l’enviament de resum de factures emeses per confirmar que totes estan comptabilitzades i en pagament. A més a més, el procés es completa amb l’anàlisi de les respostes mitjançant IA generativa.
- Gestionar el recobrament d’impagaments de forma primerenca, registrant incidències o derivant expedients a agències externes si calgués.
Alta i validació de clients i proveïdors (Onboarding)
L’homologació de tercers exigeix recopilar i verificar informació crítica: NIF/CIF, certificats d’estar al corrent de pagaments, dades bancàries i documentació legal.
L’automatització agilitza l’extracció i la validació d’aquestes dades, redueix el risc de frau mitjançant la verificació d’identitats i permet fer anàlisis de solvència, risc creditici i compliment normatiu (KYC/Compliance) consultant fonts oficials i bases de dades mercantils en temps real.
Tresoreria i optimització de la liquiditat
L’àrea de tresoreria es beneficia notablement de la sincronització de dades en temps real:
- Conciliació bancària: Descàrrega i comparació automàtica d’extractes bancaris amb més freqüència, cosa que minimitza errors i discrepàncies.
- Previsió de fluxes de caixa (Cash Flow Forecasting): Models predictius basats en IA que analitzen l’històric de pagaments i cobraments reals per projectar escenaris de liquiditat amb més precisió.
- Gestió de tipus de canvi i cobertures: Monitorització de la volatilitat de divises per suggerir el moment òptim d’execució de pagaments internacionals dins dels terminis de venciment.
- Inversió d’excedents, mitjançant la selecció d’instruments i controlant els venciments proposant quins pagaments es poden avançar i calculant el descompte dinàmic per obtenir un benefici de la tresoreria disponible.
Compliment fiscal, reporting i auditories
En l’àmbit tributari, tasques periòdiques com les declaracions d’IVA (model 303 a Espanya) i el resum anual (model 390) són susceptibles d’automatitzar-se a partir de la informació comptable validada, cosa que resulta especialment útil per a empreses que operen sota règims fiscals complexos o en múltiples jurisdiccions.
Quant a auditories, un cas d’ús específic és la prevenció del frau i el compliment, vinculat a la recepció de factures, gestió d’alta i manteniment de proveïdors i pagament de clients.
En resum, la utilització de la IA en finances permet automatitzar diferents fluxos, cosa que no només redueix costos operatius i temps de cicle, sinó que eleva la qualitat de la dada comptable en eliminar l’error humà a l’entrada manual d’informació. En alliberar l’equip financer de càrregues repetitives, el departament pot redirigir les capacitats cap a l’anàlisi estratègica, la previsió financera i la presa de decisions informada i s’optimitza la rendibilitat, la productivitat i el control de la gestió empresarial.
Com en el seu moment, des d’ABAST apostem clarament per l’automatització del procés de factures de proveïdors de la mà de Tungsten Automation. La nostra aliança s’ha anat consolidant, arribant a un nivell de partenariat Titanium, cosa que ens situa novament al capdavant d’aquest tipus de projectes al mercat nacional. Contacta amb nosaltres a través del nostre formulario web si vols que t’acompanyem i explorem junts aquests i altres casos possibles d’ús a la teva empresa.
