Simplificar la gestión de costes de viaje
El objetivo de Captio es reducir la complejidad y los costes del proceso de gestión de gastos de viaje, y para ello ha creado una solución que permite gestionar de principio a fin todo el proceso sobre una misma plataforma.
Todo empieza con la entrada de gastos. La App de Captio para smartphones permite capturar los tickets de gasto con el móvil con garantías legales, permitiendo prescindir del justificante en papel. La aplicación lee automáticamente los datos de la foto del ticket, no es necesario teclearlos, por lo que se agiliza la entrada de información. Los gastos pueden ser categorizados según los campos definidos por cada organización. Captio también permite reportar el kilometraje, manualmente o usando Google Maps, gestionar dietas de empresa o importar los gastos realizados con tarjeta de empresa.
Para el equipo encargado de la supervisión, aprobación y administración de los gastos las tareas también se simplifican. Captio permite generar informes y comprobar que los gastos se adecuan a las políticas de la organización. Las notas de gastos se aprueban o rechazan en un flujo automatizado que implica a todas las figuras implicadas en el proceso. La aplicación permite también generar reportes y análisis de los gastos de todo el equipo, y asignar cada gasto concreto a un centro de coste. Gracias a la automatización y simplificación del proceso, unido a las herramientas de análisis, Captio consigue facilitar el control y evitar el fraude.
Uno de los puntos destacados de la solución, y que justifica su implantación por el rápido retorno de la inversión, es facilitar una mayor devolución del IVA a la empresa. Captio agrupa los gastos por proveedor, genera un informe con los justificantes homologados por la AEAT y solicita las facturas sustitutivas válidas para la devolución del IVA.
El proceso se completa con la integración de la solución con otras herramientas de gestión de la empresa como el ERP, donde los gastos pueden ser contabilizados automáticamente, el CRM o las plataformas corporativas de Business Intelligence/Analytics.
Alianza ABAST y Captio
ABAST aporta su amplia experiencia de más de 20 años implantando soluciones de gestión documental y más de 30 como integrador y desarrollador de soluciones de negocio para adaptar la solución de Captio a las necesidades y características de cada organización. Los conocimientos de ABAST como partner de Oracle, Microsoft, SAP, IBM o Qlik le permiten abordar fácilmente la integración de Captio con diferentes ERPs y sistemas de Business Analytics. Además Captio puede integrarse con la suite de gestión documental desarrollada por ABAST, SCAN_VISIO eDocument Suite, una solución homologada por la AEAT para la digitalización certificada de facturas que permite automatizar tanto la gestión de facturas de proveedores como la emisión de efactura a clientes.
Captio se suma al completo portfolio de soluciones propias y de terceros que ABAST ofrece dentro de su área de Gestión Documental y BPM, con las que puede abordar cualquier proyecto de automatización de procesos basados en documentos y ayudar a las empresas a eliminar los costes asociados a los procesos con papel, y ser así más eficientes y respetuosas con el medio ambiente.
