FEDA, empresa pública que produce, importa, distribuye y comercializa la energía eléctrica de Andorra, ha seleccionado la solución de Esker implementada por Abast Solutions, para optimizar el envío de forma automática del detalle de facturas desde SAP a sus clientes, sumando un total de cerca de 5.000 comunicaciones al año. La solución ha permitido al departamento financiero optimizar sus procesos de facturación de clientes y mejorar en general la satisfacción del cliente que desea obtener en formato electrónico o papel el detalle de su consumo.
Situación inicial
Siendo una compañía del sector energético, FEDA valora mucho la calidad de la comunicación con sus clientes. Todos los meses, ellos reciben un recibo bancario con un concepto correspondiente al de su factura de consumo eléctrico. De los aproximadamente 30.000 clientes, FEDA recibe unas 5.000 peticiones de información detallada sobre dicho consumo. Casa cliente tiene la opción de recibir la información en cuatro canales diferentes: por carta, e-mail, vía web, o por sms. La intención es que estas 5.000 peticiones vayan en aumento en un futuro próximo ya que se ha convertido en un canal privilegiado de comunicación entre proveedor y cliente.
La solución
Para dar satisfación a sus clientes las compañía necesitaba una solución que amortizara el envío de documentos formateados desde SAP a través de distintos canales de comunicación. Además, también requería que la solución se integrara con su aplicación SAP y con la plataforma de correo electrónico Microsoft Exchange. Después de haber evaluado varias soluciones, FEDA seleccionó Esker DeliveryWare por su capacidad de gestión documental multi-canal y por su experiencia en entornos SAP. Para implementar la solución, seleccionó a ABAST Solutions, empresa catalana de ámbito nacional perteneciente a Abast Grup y Partner certificado de Esker, con mucha experiencioa en gestión documental en particular en implantaciones con tecnología Esker.
“La facturación es un proceso clave, especialmente en una empresa con miles de clientes. El envío automatizado de facturas detalladas con la tecnología de Esker nos abre una vía nueva de comunicación con el cliente, sin que suponga un trabajo fastidioso en origen ya que todos los datos salen de SAP y se formatean y envían de forma automática. La satisfacción del cliente y del personal es altísima, por esto queremos ampliar el número de solucitudes al mayor número de clientes posible”, comenta Daniel Fernández, Director de Sistemas de Información de FEDA.
Automatización e Integración de los envíos
El proyecto de automatización dosumental se realizó en distintas fases progresivas.En un primer momento, se procedió al envío de documentos pre-formateados de SAP a través de fax y correo electrónico con Esker DeliveryWare (EDW). La segunda fase trató del formateo e impresión en una impresora local, de unas 1.000 facturas al mes a partir de una regla de negocio en el servidor de EDW integrado con SAP. La tercera fase del proyecto cubre el 100% de las peticiones de información de facturación con un volumen aproximado de 5.000 documentos al mes que se distribuirán a través de correo electrónico, carta convencional, web (vía servidor FTP) y SMS.
Formateado de las facturas detalladas
Existen cinco formatos dentro de la factura detallada, el primero de tipo general, y los cuatros restantes corresponden a diferentes casuísticas de la emisión de facturas de FEDA (Cambio de contador, Cambio de tarifa, Gráfico de Calidad de Servicios y Publicidad). De esta forma el RDI (Raw Data Interfase) generado por SAP tiene que proporcionar la información necesaria para que la regla de EDW pueda discernir qué tipo de formato, de los cinco existentes, deberá aplicarse. Así, EDW diseña una factura con funcionalidades de distribución a través de cinco canales distintos: interface web (ftp), Microsoft Exchange, Correo Postal, Archivo (Document Manager) o SMS.
Beneficios
Una de las principales ventajas ha sido la eficiencia y flexibilidad en los envíos como consecuencia de la automatización, lo que permite al departamento de facturación ser más eficiente y poder gestionar un mayor volumen de documentos. Gracias a la automatización de las facturas detalladas, FEDA ha mejorado sus procesos de gestión de cuentas de clientes: calidad y trazabilidad de los envíosasí como ahorros económicos y en tiempo. FEDA ha eliminado sus procesos de papel y la gestión manual, y ha optado por un proceso totalmente informático y automatizado directamente a partir de SAP.
Richard Escabias, Responsable de Proyecto S.I. de FEDA, explica: “Con Esker el envío de documentos por email, correo, web o sms optimiza la gestión de nuestros procesos, recorta los gastos generales y nos compromete con el medioambiente al reducir nuestro consumo de papel y otros consumibles. Gracias a la tecnología de Esker estamos evitando la tala de cinco árboles al año y la emisión de unos 768 kilos de CO2. Además, según encuestas realizadas recientemente, tanto por nuestros empleados financieros como nuestros clientes están encantados con este proyecto y con la información recibida. Ha sido una iniciativa muy positiva.”
Acerca de FEDA
Forces Elèctriques d’Andorra (FEDA) es una entidad pública creada por ley el 14 de enero de 1988, modificada el 18 de enero de 1991 y el 4 de noviembre de 1993. El estado andorrano es el propietario de la totalidad de su capital. FEDA es la encargada de producir energía eléctrica aprovechando los recursos propios de país, y de importar la energía eléctrica necesaria y de la distribución de dicha energía.FEDA se ha consolidado como empresa, ha crecido al ritmo de la actividad económica del país, y ha ido mejorando año tras año la calidad del servicio eléctrico.
Hasta la fecha, FEDA ha superado el reto de modernizar todas las instalaciones y al mismo tiempo casi triplicar la energía disponible para el consumo de Andorra.
Más información en www.feda.ad
