Automatización de la gestión de Facturas de Proveedores

El Ministerio de Economía y Hacienda publicó en el BOE del 14 de Abril del 2007 la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Es a partir de este momento dónde el tratamiento clásico de las Facturas, tanto de Proveedores cómo las de Cliente, toman un rumbo acelerado hacia la gestión electrónica y su archivo y conservación por medios digitales. SCAN_VISIO eFactura es la solución de ABAST para automatizar en una única plataforma los procesos de Gestión Electrónica de Facturas de Proveedores (eFactura IN) y Facturas de Clientes (eFactura OUT).

El elevado coste de una Gestión de Facturas de Proveedores manual

Gestionar de forma manual la información contenida en las Facturas que llegan o nuestras organizaciones supone una elevado consumo de tiempo, dinero y recursos. Gartner Group puso de manifiesto en un estudio que el personal de los Departamentos Financieros, Administración y Compras emplean entre un 30% a un 40% de su tiempo en gestiones basadas en procesar manualmente información contenida en documentos de papel. El pago a un proveedor requiere haber realizado un conjunto de operaciones previas. Su recepción, registro y clasificación, su reparto, verificación y aprobación, contabilización y archivado… son tareas propias del procesado de la Factura que implican un tiempo acumulado de mano de obra de entre 15 y 20 minutos de promedio. También existen costes adicionales como los que hacen referencia al material de archivado, fotocopias, espacio físico para guardar documentos en papel… que ascienden a 2,5 euros por factura archivada. El uso de nuestra solución SCAN_VISIO eFactura permite un ahorro aproximado del 65% de los costes por año.

Automatización de la Gestión de Facturas de Proveedores

El pago a un proveedor requiere la introducción de los datos de la factura, su codificación, verificación, aprobación, contabilización, autorización de pago y archivo. Se trata de un proceso que realizado de forma manual puede durar días o incluso semanas y que supone costes adicionales desde el momento en que se reciben las facturas. Además la entrada manual de dichos datos en el sistema puede dar lugar a errores desde el primer momento.

Apostar por las soluciones basadas en la tecnología de captura automática de datos y workflow de procesos, puede suponer una diferencia sustancial en la cuenta de resultados teniendo en cuenta además que este tipo de soluciones están diseñadas para integrarse fácil y directamente con el ERP de su empresa.

Le podemos ayudar a:

  • Facilitar la revisión de las facturas de proveedor mediante un circuito de aprobación digital sin necesidad de que los documentos en papel o formato electrónico circulen para su aprobación y sin introducción manual de datos que pueden ser obtenidos directamente del documento y enviados y/o contabilizados en su ERP.
  • Capturar los albaranes de entrega, reconociendo datos como el nº e expedición o cliente y conservando la imagen del documento con la firma y sello del receptor, facilitando la consulta por parte de los clientes de estos documentos vía web.
  • Extraer los datos escritos a mano, a máquina, en código de barras o mediante marcas, en formularios variados como son los partes de trabajo, pedidos de clientes, albaranes, encuestas, examenes, …
  • Digitalizar documentos e indexarlos de forma automática para facilitar su búsqueda y consulta, ahorrando los costes del proceso tradicional de archivo y consulta.
  • Conservar copias en formato digital de documentos altamente trascendentales que en caso de pérdida o deterioro podrían representar un importante inconveniente para la empresa (contratos, escrituras, avales, …)

Nuestra solución: SCAN_VISIO eFactura

SCAN_VISIO eFactura juega un papel fundamental en la optimización de los procesos de negocio. Se ha consolidado como una de las mejores soluciones para mejorar la eficiencia de los Departamentos de Administración y Finanzas, que manejan a diario un gran volumen de Facturas y otros documentos. Nuestra solución permite:
  • Controlar de forma detallada el estado de cualquiera de las Facturas de Proveedores recibidas (quién la tiene, quién la aprueba, cuántas facturas hay circulando, cual es la previsión de tesorería…)
  • Disponer de un historial completo de todo el proceso y la posibilidad de ver la imagen de la Factura en todo momento y lugar.
  • Ahorrar espacio y tiempo de clasificación, consulta, archivo, evitando extravíos y pérdidas.
  • Conservación de las facturas a largo plazo
  • Rapidez en la gestión y el acceso.
Las Facturas de Proveedores son recibidas por varios medios (Papel, eMail, XML…) SCAN_VISIO eFactura resuelve desde la digitalización, la extracción de datos del documento, el workflow de aprobación, la integración con el Sistema Financiero y el archivo digital de las mismas según la Orden EHA/962/2007.

Gestión Electrónica Certificada de Facturas de Proveedores

Pasos

1. Captura y reconocimiento de datos de la factura

Desde el puesto de digitalización la factura en papel se transforma en un documento electrónico a través de un simple click. SCAN_VISIO eCapture es capaz además de reconocer de forma inteligente y automatizada todos los datos de la factura mediante el “plug in” OCR añadiendo a su vez la firma digital avanzada del documento (si así se requiere). También trata y captura los datos de Facturas recibidas ya en formato electrónico como son Facturas en PDF o XML formato Facturae.

2. Indexación y archivo electrónico

El documento electrónico generado es archivado para que en el futuro pueda ser consultado fácilmente a través de la aplicación SCAN_VISIO Web Viewer. Desde el propio ERP del cliente se puede acceder a las imágenes de estas facturas utilizando conectores Apiweb.

 3. Workflow de verificación y aprobación de la factura

Al documento Factura se le añade durante el proceso de aprobación información de los datos relacionados al expediente, como albaranes y datos contables, etc. SCAN_VISIO CHECK FACILITY permite gestionar el flujo de verificación y aprobación de la factura de forma totalmente electrónica a partir de unos criterios preestablecidos y parametrizables.

4. Contabilización en el ERP

Una vez realizado todo el proceso de verificación y aprobación se traspasan los datos contables al área financiera del ERP o Sistema Financiero del Cliente.

Las Facturas de Proveedores son recibidas por  diferentes medios (papel, email, PDF, XML, Facturae…) SCAN_VISIO eFactura resuelve desde la digitalización, la extracción de datos del documento, el workflow de aprobación, la integración con el Sistema Financiero del Cliente y el archivo digital de las mismas según la orden EHA/962/2007.

Soluciones para la gestión de facturas

SCAN_VISIO SaaS

SCAN_VISIO SaaS es una solución cloud en modalidad de pago por uso que le permite automatizar sus procesos relacionados con Facturas de Proveedores / Cuentas a Pagar. El sistema extrae, interpreta y valida automáticamente la información de la Factura, y proporciona una interfaz intuitiva para verificar la exactitud de los datos extraídos para finalmente exportarlos a su sistema ERP y guardar las facturas en un repositorio en la nube donde después pueden ser fácilmente consultadas.

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Automatización de procesos financieros en SAP

Optimizar procesos financieros como los de cuentas a pagar con soluciones Kofax Readsoft certificadas por SAP le permitirá impulsar la productividad, reducir costes, aumentar la precisión y visibilidad de los datos y mejorar las relaciones con proveedores y clientes.

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SCAN_VISIO eDocument Suite

ABAST ha desarrollado SCAN_VISIO eDocument Suite, una solución avanzada y completa para la gestión Electrónica de Documentos que le permite gestionar y clasificar sus documentos de papel u ofimáticos en formato y archivo digital.

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Outsourcing Digital Account Payables (ODAP)

Gestionar de forma manual la información contenida en las Facturas de Proveedores que llegan a nuestras organizaciones supone un elevado consumo de tiempo, dinero y recursos. ABAST le ofrece ODAP, un servicio externalizado BPO para procesar sus Facturas de Proveedores y sus Cuentas a Pagar.

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Automatización de la gestión de Facturas de Proveedores

La gestión manual de las Facturas que llegan o nuestras organizaciones supone una elevado consumo de tiempo, dinero y recursos. Nuestra solución para digitalización y archivo, certificada por la AEAT, permite automatizar este proceso y conseguir un ahorro de costes de hasta un 65%.

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Soluciones de Gestión Documental, Automatización de procesos y RPA

Desarrollo de aplicaciones empresariales sobre Microsoft Power Platform
SCAN_VISIO SaaS
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KOFAX RPA
Captio - Gestión de gastos de viaje de empresa
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SCAN_VISIO eDocument Suite
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Emisión de Factura Electrónica a Empresas y Administración Pública
Business Process Management (BPM)
Servicios para Domino / Notes
QDoc - Gestión Documental para Normativas

Casos de éxito

VELATIA optimiza sus procesos de cuentas a pagar con KOFAX y ABAST
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FEDA automatiza el envío de información a sus clientes
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