Automatització de la gestió de Factures de Proveïdors

El Ministeri d’Economia i Hisenda va publicar al BOE del 14 d’Abril del 2007 la ORDRE EHA / 962/2007, de 10 d’abril, per la qual es desenvolupen determinades disposicions sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures. És a partir d’aquest moment on el tractament clàssic de les Factures, tant de Proveïdors com les de Client, prenen un rumb accelerat cap a la gestió electrònica i el seu arxiu i conservació per mitjans digitals. SCAN_VISIO eFactura és la solució d’ABAST per automatitzar en una única plataforma els processos de Gestió Electrònica de Factures de Proveïdors (eFactura IN) i Factures de Clients (eFactura OUT).

L’elevat cost d’una Gestió de Factures de Proveïdors manual

Gestionar de forma manual la informació continguda en les Factures que arriben o les nostres organitzacions suposa una elevat consum de temps, diners i recursos.

Gartner Group va posar de manifest en un estudi que el personal dels departaments financers, Administració i Compres empren entre un 30% i un 40% del seu temps en gestions basades en processar manualment informació continguda en documents de paper.

El pagament a un proveïdor requereix haver realitzat un conjunt d’operacions prèvies. La seva recepció, registre i classificació, el seu repartiment, verificació i aprovació, comptabilització i arxivat … són tasques pròpies del processat de la Factura que impliquen un temps acumulat de mà d’obra d’entre 15 i 20 minuts de mitjana.

També hi ha costos addicionals com els que fan referència al material d’arxivat, fotocòpies, espai físic per a guardar documents en paper … que pugen a 2,5 euros per factura arxivada.

L’ús de la nostra solució SCAN_VISIO eFactura permet un estalvi aproximat del 65% dels costos per any.

Automatització de la Gestió de Factures de Proveïdors

El pagament a un proveïdor requereix la introducció de les dades de la factura, la seva codificació, verificació, aprovació, comptabilització, autorització de pagament i arxiu. Es tracta d’un procés que realitzat de forma manual pot durar dies o fins i tot setmanes i que suposa costos addicionals des del moment en què es reben les factures. A més l’entrada manual d’aquestes dades en el sistema pot donar lloc a errors des del primer moment.

Apostar per les solucions basades en la tecnologia de captura automàtica de dades i workflow de processos, pot suposar una diferència substancial en el recompte de resultats tenint en compte a més que aquest tipus de solucions estan dissenyades per integrar-se fàcilment i directament amb l’ERP de la seva empresa .

El podem ajudar a:

  • Facilitar la revisió de les factures de proveïdor mitjançant un circuit d’aprovació digital sense necessitat que els documents en paper o format electrònic circulin per la seva aprovació i sense introducció manual de dades que poden ser obtinguts directament del document i enviats i / o comptabilitzats en el seu ERP.
  • Capturar els albarans de lliurament, reconeixent dades com el nombre de expedició o client i conservant la imatge del document amb la signatura i segell del receptor, facilitant la consulta per part dels clients d’aquests documents via web.
  • Extreure les dades escrites a mà, a màquina, en codi de barres o mitjançant marques, en formularis diversos com són els parts de treball, comandes de clients, albarans, enquestes, exàmens, …
  • Digitalitzar documents i indexar-los de forma automàtica per facilitar la seva recerca i consulta, estalviant els costos del procés tradicional d’arxiu i consulta.
  • Conservar còpies en format digital de documents altament transcendentals que en cas de pèrdua o deteriorament podrien representar un important inconvenient per a l’empresa (contractes, escriptures, avals, …)

La nostra solució: SCAN_VISIO eFactura

SCAN_VISIO eFactura juga un paper fonamental en l’optimització dels processos de negoci. S’ha consolidat com una de les millors solucions per millorar l’eficiència dels Departaments d’Administració i Finances, que gestionen diàriament un gran volum de Factures i altres documents.

La nostra solució permet:

  • Controlar de forma detallada l’estat de qualsevol de les Factures de Proveïdors rebudes (qui la té, qui l’aprova, quantes factures hi ha circulant, com és la previsió de tresoreria …)
  • Disposar d’un historial complet de tot el procés i la possibilitat de veure la imatge de la Factura en tot moment i lloc.
  • Estalviar espai i temps de classificació, consulta, arxiu, evitant pèrdues.
  • Conservació de les factures a llarg termini.
  • Rapidesa en la gestió i l’accés.

Les Factures de Proveïdors són rebudes per diversos mitjans (Paper, eMail, XML …) SCAN_VISIO eFactura resol des de la digitalització, l’extracció de dades del document, el workflow d’aprovació, la integració amb el Sistema Financer i l’arxiu digital de les mateixes segons l’Ordre EHA/962/2007.

Gestió Electrònica Certificada de Factures de Proveïdors

Passos

1. Captura i reconeixement de dades de la factura

Des d’un lloc de digitalització, la factura en paper es transforma en un document electrònic a través d’un simple clic. SCAN_VISIO eCapture és capaç a més de reconèixer de forma intel·ligent i automatitzada totes les dades de la factura mitjançant el “plug in” OCR afegint al seu torn la signatura digital avançada del document (si així es requereix). També tracta i captura les dades de Factures rebudes ja en format electrònic com són Factures en PDF o XML format Facturae.

2. Indexació i arxiu electrònic

El document electrònic generat és arxivat perquè en el futur pugui ser consultat fàcilment a través de l’aplicació SCAN_VISIO web Viewer. Des del propi ERP del client es pot accedir a les imatges d’aquestes factures utilitzant connectors Apiweb.

3. 3. Workflow de verificació i aprovació de la factura

Al document Factura se li afegeix durant el procés d’aprovació informació de les dades relacionades a l’expedient, com albarans i dades comptables, etc. SCAN_VISIO CHECK FACILITY permet gestionar el flux de verificació i aprovació de la factura de forma totalment electrònica a partir d’uns criteris preestablerts i parametritzables.

4. Comptabilització en l’ERP

Un cop realitzat tot el procés de verificació i aprovació es traspassen les dades comptables a l’àrea financera de l’ERP o Sistema Financer del Client.

Les Factures de Proveïdors són rebudes per diferents mitjans (paper, email, PDF, XML, Facturae …) SCAN_VISIO eFactura resol des de la digitalització, l’extracció de dades del document, el workflow d’aprovació, la integració amb el Sistema Financer del Client i l’arxiu digital de les mateixes segons l’ordre EHA/962/2007.

Solucions per a la gestió de factures

SCAN_VISIO SaaS

SCAN_VISIO SaaS és una solució cloud en modalitat de pagament per ús que li permet automatitzar els seus processos relacionats amb Factures de Proveïdors / Comptes a Pagar. El sistema extreu, interpreta i valida automàticament la informació de la Factura, i proporciona una interfície intuïtiva per verificar l’exactitud de les dades extretes per finalment exportar al seu sistema ERP i guardar les factures en un repositori al núvol on després poden ser fàcilment consultades.

Llegir més
Automatización de procesos financieros en SAP

Optimitzar processos financers com els de comptes a pagar amb solucions Kofax Readsoft certificades per SAP li permetrà impulsar la productivitat, reduir costos, augmentar la precisió i visibilitat de les dades i millorar les relacions amb proveïdors i clients.

Llegir més
SCAN_VISIO eDocument Suite

ABAST ha desenvolupat SCAN_VISIO eDocument Suite, una solució avançada i completa per a la Gestió Electrònica de documents que li permet gesionar i classificar els seus documents de paper o ofimàtics en format i arxiu digital.

Llegir més
Outsourcing Digital Account Payables (ODAP)

Gestionar de forma manual la informació continguda en les Factures de Proveïdors que arriben a les nostres organitzacions suposa un elevat consum de temps, diners i recursos. ABAST li ofereix ODAP, un servei externalitzat BPO per processar les seves Factures de Proveïdors i els seus Comptes a Pagar.

Llegir més
Automatització de la gestió de Factures de Proveïdors

La gestió manual de les Factures que arriben o les nostres organitzacions suposa una elevat consum de temps, diners i recursos. La nostra solució per digitalització i arxiu, certificada per l’AEAT, permet automatitzar aquest procés i aconseguir un estalvi de costos de fins a un 65%.

Llegir més

Solucions de Gestió Documental, Automatització de processos i RPA

Desenvolupament d'aplicacions empresarials sobre Microsoft Power Platform
SCAN_VISIO SaaS
Automatización de procesos financieros en SAP
KOFAX RPA
Captio - Gestió de despeses de viatge d'empresa
Automatització de Processos i RPA
SCAN_VISIO eDocument Suite
Outsourcing Digital Account Payables (ODAP)
Automatització de la gestió de Factures de Proveïdors
Emissió de Factura Electrònica a Empreses i Administració Pública
Business Process Management (BPM)
Serveis per a Domino / Notes
QDoc - Gestió Documental per Normatives
Serveis de formació

Casos d'èxit

Barcelona Informació implanta Q-Doc
BSM automatitza la gestió de les seves factures
FEDA automatitza l'enviament d'informació als seus clients
KNAUF GmbH Espanya automatitza la gestió de factures
VELATIA optimitza els seus processos de comptes a pagar amb KOFAX i ABAST

Altres temes relacionats

Transformació digital de processos financers
Fons Next Generation per Transformació Digital
Transformació digital de processos financers: Automatització de la Gestió de Comptes a Pagar
Transformació digital de processos financers
Robotització de processos de compres, vendes, i rrhh amb tecnologia RPA
Emburse Cards: La nova forma de gestionar les despeses d'empresa dels teus empleats
Robotització de processos de compres, vendes, i rrhh amb tecnologia RPA
Automatització de la Gestió de Comptes a Pagar en SAP
Automatització de la gestió de Comptes a Pagar en SAP
Robotització de processos d'administració i finances amb tecnologia RPA

Registration

Forgotten Password?