La Direcció de Serveis de Barcelona Informació, de l’Ajuntament de Barcelona, que s’ha caracteritzat sempre per la seva actitud innovadora i renovadora, es va plantejar la necessitat d’implantar una solució per gestionar i simplificar el tractament del sistema documental del seu sistema de qualitat.
Després d’haver implantat Q-Doc, la solució de gestió documental d’Abast Solutions, ha cobert els seus objectius de manejar, controlar i distribuir la documentació de manera fàcil i eficaç.
El projecte
Per agilitzar les seves tasques administratives i centralitzar la documentació, Barcelona Informació ha decidit implantar Q-Doc, una eina basada en tecnologia Lotus Notes. Entre altres coses, li permet arxivar en una base de dades documental tots els seus manuals, procediments, instruccions i registres. A més distribueix la informació automàticament i facilita l’accés als documents a tota l’organització. Una altra de les característiques de Q-Doc és que és una eina que permet la integració en el sistema de qualsevol nou mòdul o adaptació que es requereixi.
La solució
Com a solució de gestió documental, Q-Doc possibilita:
-
- Emmagatzemar de forma estructurada i ordenada la documentació.
- Reduir el temps invertit en la gestió de la documentació i en tasques administratives.
- Distribuir de manera electrònica i immediata tota la documentació publicada.
- Controlar els moviments de tots els documents, i aconseguir així una gran fiabilitat i seguretat.
- Que les modificacions realitzades dins dels registres finals es puguin recuperar.
- Limitar l’accés a la documentació segons el perfil de l’usuari.
- L’accés mitjançant navegador web en entorn Internet/Intranet.
- Enllaços oberts amb altres aplicacions en funcionament a l’organització.
Beneficis i resultats
Barcelona Informació va escollir Q-Doc com a sistema de gestió documental ja que està dissenyat per a entorns Lotus Notes i resol totes les necessitats requerides pel seu departament de Qualitat. Després d’implantar Q-Doc, la Direcció de Serveis de “Barcelona Informació” ha aconseguit, entre altres coses:
- Integrar totes les normatives en un únic sistema de gestió documental.
- Eliminar notablement l’ús de el paper.
- Revisar i aprovar els documents mitjançant signatura electrònica.
- Accedir fàcilment a les normatives, evitant el tractament de documents obsolets.
