Cas d'èxit

Barcelona Informació implanta Q-Doc

La Direcció de Serveis de Barcelona Informació, de l’Ajuntament de Barcelona, que s’ha caracteritzat sempre per la seva actitud innovadora i renovadora, es va plantejar la necessitat d’implantar una solució per gestionar i simplificar el tractament del sistema documental del seu sistema de qualitat.

Després d’haver implantat Q-Doc, la solució de gestió documental d’Abast Solutions, ha cobert els seus objectius de manejar, controlar i distribuir la documentació de manera fàcil i eficaç.

El projecte

Per agilitzar les seves tasques administratives i centralitzar la documentació, Barcelona Informació ha decidit implantar Q-Doc, una eina basada en tecnologia Lotus Notes. Entre altres coses, li permet arxivar en una base de dades documental tots els seus manuals, procediments, instruccions i registres. A més distribueix la informació automàticament i facilita l’accés als documents a tota l’organització. Una altra de les característiques de Q-Doc és que és una eina que permet la integració en el sistema de qualsevol nou mòdul o adaptació que es requereixi.

La solució

Com a solució de gestió documental, Q-Doc possibilita:

    • Emmagatzemar de forma estructurada i ordenada la documentació.
    • Reduir el temps invertit en la gestió de la documentació i en tasques administratives.
    • Distribuir de manera electrònica i immediata tota la documentació publicada.
    • Controlar els moviments de tots els documents, i aconseguir així una gran fiabilitat i seguretat.
    • Que les modificacions realitzades dins dels registres finals es puguin recuperar.
    • Limitar l’accés a la documentació segons el perfil de l’usuari.
    • L’accés mitjançant navegador web en entorn Internet/Intranet.
    • Enllaços oberts amb altres aplicacions en funcionament a l’organització.

Beneficis i resultats

Barcelona Informació va escollir Q-Doc com a sistema de gestió documental ja que està dissenyat per a entorns Lotus Notes i resol totes les necessitats requerides pel seu departament de Qualitat. Després d’implantar Q-Doc, la Direcció de Serveis de “Barcelona Informació” ha aconseguit, entre altres coses:

  • Integrar totes les normatives en un únic sistema de gestió documental.
  • Eliminar notablement l’ús de el paper.
  • Revisar i aprovar els documents mitjançant signatura electrònica.
  • Accedir fàcilment a les normatives, evitant el tractament de documents obsolets.

Últims casos d'èxit publicats

ASPY Prevenció migra les seves TI al núvol de la mà de ABAST
AST millora la gestió de la demanda i els projectes TIC
Azucarera Ebro implanta la telefonia IP a les seves oficines
Barcelona Informació implanta Q-Doc
BSM automatitza la gestió de les seves factures
CIRCUTOR millora els seus processos de vendes amb Dynamics CRM

Temes relacionats

Automatització de la gestió de Factures de Proveïdors
Automatització de Processos i RPA
Automatización de procesos financieros en SAP
Business Process Management (BPM)
Captio - Gestió de despeses de viatge d'empresa
Emissió de Factura Electrònica a Empreses i Administració Pública
Outsourcing Digital Account Payables (ODAP)
QDoc - Gestió Documental per Normatives
SCAN_VISIO eDocument Suite
SCAN_VISIO SaaS
Serveis de formació
Serveis per a Domino / Notes

Registration

Forgotten Password?