Caso de éxito

Barcelona Informació implanta Q-Doc

La Dirección de Servicios de Barcelona Informació, del Ayuntamiento de Barcelona, que se ha caracterizado siempre por su actitud innovadora y renovadora, se planteó la necesidad de implantar una solución para gestionar y simplificar el tratamiento del sistema documental de su sistema de calidad.

Después de haber implantado Q-Doc, la solución de gestión documental de Abast Solutions, ha cubierto sus objetivos de manejar, controlar y distribuir la documentación de manera fácil y eficaz.

El proyecto

Para agilizar sus tareas administrativas y centralizar la documentación, Barcelona Informació ha decidido implantar Q-Doc, una herramienta basada en tecnología Lotus Notes. Entre otras cosas, le permite archivar en una base de datos documental todos sus manuales, procedimientos, instrucciones y registros. Además distribuye la información automáticamente y facilita el acceso a los documentos a toda la organización. Otra de las características de Q-Doc es que es una herramienta que permite la integración en el sistema de cualquier nuevo módulo o adaptación que se requiera.

La solución

Como solución de gestión documental, Q-Doc posibilita:

    • Almacenar de forma estructurada y ordenada la documentación.
    • Reducir el tiempo invertido en la gestión de la documentación y en tareas administrativas.
    • Distribuir de manera electrónica e inmediata toda la documentación publicada.
    • Controlar los movimientos de todos los documentos, y conseguir así una gran fiabilidad y seguridad.
    • Que las modificaciones realizadas dentro de los registros finales se puedan recuperar.
    • Limitar el acceso a la documentación según el perfil del usuario.
    • El acceso mediante navegador web en entorno Internet/Intranet.
    • Enlaces abiertos con otras aplicaciones en funcionamiento en la organización.

Beneficios y resultados

Barcelona Informació escogió Q-Doc como sistema de gestión documental ya que está diseñado para entornos Lotus Notes y resuelve todas las necesidades requeridas por su departamento de Calidad.Después de implantar Q-Doc, la Dirección de Servicios de “Barcelona Informació” ha conseguido, entre otras cosas:

  • Integrar todas las normativas en un único sistema de gestión documental.
  • Eliminar notablemente el uso del papel.
  • Revisar y aprobar los documentos mediante firma electrónica.
  • Acceder fácilmente a las normativas, evitando el tratamiento de documentos obsoletos.

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