SCAN_VISIO eDocument Suite
Plataforma de Gestió Documental
Objectius d’un projecte de gestió electrònica de documents:
- Millorar els processos de negoci basats en la gestió dels documents
- Disminueix els costos d’operació i d’arxiu en paper
- Oferir als clients serveis de valor afegit per incrementar la seva fidelització
- Facilitar als empleats eines per a la millora de costos en els processos corporatius
- Oferir una imatge d’innovació permanent
Solució homologada per l’AEAT
SCAN_VISIO eDocument Suite és una solució homologada per l’AEAT amb núm de referència 14CF898883CB095F, d’acord amb el que disposa l’Ordre EHA/962/2007 com a software autoritzat per a la digitalització certificada.
Mòduls de la solució
SCAN_VISIO eCapture
Mòdul per digitalitzar i capturar documents, indexar-los i el seu arxiu digital a la seva corresponent àrea documental.
Permet digitalitzar documents i importar/arxivar altres arxius en qualsevol format (pdf, doc, xls, avi, mpg…).
Inclou l’opció de reconeixement automàtic de dades OCR i de codis de barres.
Compleix amb la norma de digitalització certificada segons l’Ordre EHA/962/2007, permetent el tractament de Factures que arriben en format electrònic com són les Factures en format PDF Signat i XML format Facturae.
SCAN_VISIO Check Facility
Sistema d’aprovació, verificació i revisió de documents i altres processos corporatius mitjançant Workflow de tasques, amb notificacions als usuaris mitjançant correu electrònic. Fluxos totalment parametritzables a les necessitats del Client.
Els diferents usuaris de negoci poden validar, verificar, retenir, rebutjar i aprovar els documents que siguin de la seva competència, quedant constància de les accions mitjançant un Audit Trail.
SCAN_VISIO Web Viewer
Repositori Documental (Gestor Documental) i de continguts multiformat, arxivant qualsevol informació digital (imatges, documents office, sms, cad, vídeo ….) Utilitzant el navegador com interfície d’usuari.
Conté una avançada i potent recerca de documents per qualsevol índex identificat de l’arxiu. La Hite_List (o llista d’encerts) dels documents que compleixen el criteri de selecció anteriorment sol·licitat, amb memorització de cerca com “favorits” i criteris d’ordenació, i el resultat podent ser exportat a Pdf, Excel o Word.
SCAN_VISIO eFactura OUT
Aquest mòdul gestiona l’enviament dels documents sortints de l’empresa (Factures a clients, Comandes…).
Converteix els documents originals a diferents formats, per exemple, PDF o XML, i arxiva les imatges un cop enviades al repositori web Viewer.
Incorpora signatura digital completa als documents que ho requereixin, per exemple Factures a Clients.
Gestió de Factures amb SCAN_VISIO eDocument Suite
eFactura IN
Gestió Electrònica Certificada de Factures de Proveïdors
Passos
1. Captura i reconeixement de dades de la factura
Des d’un lloc de digitalització, la factura en paper es transforma en un document electrònic a través d’un simple clic. SCAN_VISIO eCapture és capaç a més de reconèixer de forma intel·ligent i automatitzada totes les dades de la factura mitjançant el “plug in” OCR afegint al seu torn la signatura digital avançada del document (si així es requereix). També tracta i captura les dades de Factures rebudes ja en format electrònic com són Factures en PDF o XML format Facturae.
2. Indexació i arxiu electrònic
El document electrònic generat és arxivat perquè en el futur pugui ser consultat fàcilment a través de l’aplicació SCAN_VISIO web Viewer. Des del propi ERP del client es pot accedir a les imatges d’aquestes factures utilitzant connectors Apiweb.
3. 3. Workflow de verificació i aprovació de la factura
Al document Factura se li afegeix durant el procés d’aprovació informació de les dades relacionades a l’expedient, com albarans i dades comptables, etc. SCAN_VISIO CHECK FACILITY permet gestionar el flux de verificació i aprovació de la factura de forma totalment electrònica a partir d’uns criteris preestablerts i parametritzables.
4. Comptabilització en l’ERP
Un cop realitzat tot el procés de verificació i aprovació es traspassen les dades comptables a l’àrea financera de l’ERP o Sistema Financer del Client.
Les Factures de Proveïdors són rebudes per diferents mitjans (paper, email, PDF, XML, Facturae …) SCAN_VISIO eFactura resol des de la digitalització, l’extracció de dades del document, el workflow d’aprovació, la integració amb el Sistema Financer del Client i l’arxiu digital de les mateixes segons l’ordre EHA/962/2007.
eFactura OUT
Emissió de Factura Electrònica a Clients
Passos
1. Captura de documents
SCAN_VISIO eFactura OUT captura automàticament les dades de les Factures generades des del ERP incorporant la signatura electrònica completa. L’emissió de les factures pot ser en format PDF, XML Facturae.
2. Motor de regles SCAN_VISIO eFactura OUT
Dins SCAN_VISIO eFactura OUT es troba la tecnologia que automàticament reconeix els documents electrònics, determina el format, la conversió, la ruta i les accions necessàries definides per les regles de gestió de l’empresa.
3. Transport del document
Complint amb les necessitats específiques de l’empresa, els documents es distribueixen automàticament per correu electrònic, arxivant simultàniament el document Factura en el Repositori Documental SCAN_VISIO Web Viewer permetent un accés immediat a les factures que poden ser consultades utilitzant índexs de cerca com el número de la factura, data de facturació, número de la comanda de venda o número del client.
Les Factures a Clients que es generen en l’ERP o Sistema Financer són capturades per SCAN_VISIO eFactura OUT, que les converteix en documents PDF o XML per posteriorment afegir-li la Signatura Digital Completa. Les Factures s’arxiven digitalment en el repositori SCAN_VISIO Web Viewer per la seva custòdia i consulta i finalment són enviades per email al seu corresponent Client, tot això sota un procés totalment automatitzat. 07.
Cas d'èxit
Llegeixi aquest cas d’èxit d’un projecte d’automatització de la gestió de factures de proveïdors i processos de comptes a pagar dut a terme per ABAST
KNAUF GmbH Espanya automatitza la gestió de factures
Solucions per a la gestió de factures
SCAN_VISIO SaaS
SCAN_VISIO SaaS és una solució cloud en modalitat de pagament per ús que li permet automatitzar els seus processos relacionats amb Factures de Proveïdors / Comptes a Pagar. El sistema extreu, interpreta i valida automàticament la informació de la Factura, i proporciona una interfície intuïtiva per verificar l’exactitud de les dades extretes per finalment exportar al seu sistema ERP i guardar les factures en un repositori al núvol on després poden ser fàcilment consultades.
Automatización de procesos financieros en SAP
Optimitzar processos financers com els de comptes a pagar amb solucions Kofax Readsoft certificades per SAP li permetrà impulsar la productivitat, reduir costos, augmentar la precisió i visibilitat de les dades i millorar les relacions amb proveïdors i clients.
SCAN_VISIO eDocument Suite
ABAST ha desenvolupat SCAN_VISIO eDocument Suite, una solució avançada i completa per a la Gestió Electrònica de documents que li permet gesionar i classificar els seus documents de paper o ofimàtics en format i arxiu digital.
Outsourcing Digital Account Payables (ODAP)
Gestionar de forma manual la informació continguda en les Factures de Proveïdors que arriben a les nostres organitzacions suposa un elevat consum de temps, diners i recursos. ABAST li ofereix ODAP, un servei externalitzat BPO per processar les seves Factures de Proveïdors i els seus Comptes a Pagar.
Automatització de la gestió de Factures de Proveïdors
La gestió manual de les Factures que arriben o les nostres organitzacions suposa una elevat consum de temps, diners i recursos. La nostra solució per digitalització i arxiu, certificada per l’AEAT, permet automatitzar aquest procés i aconseguir un estalvi de costos de fins a un 65%.
Emissió de Factura Electrònica a Empreses i Administració Pública
La factura electrònica és la representació informàtica d’un document tributari generat electrònicament, que reemplaça a el document físic amb idèntic valor legal a aquest. Actualment es permet l’enviament de factures en format electrònic sense necessitat de signatura.
Documents
Tríptic SCAN_VISIO eDocument Suite (PDF)
Descarregui en format PDF el tríptic sobre la nostra solució de gestió documental SCAN_VISIO eDocument Suite
