Por Xavier Pellicer,
Director de Negocio Área BPA (Business Process Automation)
La ley “Crea y Crece”, aprobada en septiembre del año pasado, convierte en obligatoria la factura electrónica. La manera de emitir y recibir facturas entre las empresas cambiará con la nueva legislación, que deberá realizarse digitalmente utilizando plataformas de intercambio de facturas electrónicas.
En este artículo te explicamos más en detalle la ley, de qué manera te afectará y cómo puedes adaptarte a ella.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es la versión digitalizada de la factura en papel tradicional. Por lo tanto, tiene los mismos efectos legales y representa, al fin y al cabo, el justificante de una transacción de bienes o servicios.
Actualmente, podemos encontrarnos con dos formatos de factura electrónica:
- Factura electrónica no estructurada: se trata de archivos digitales, generalmente en formato pdf o facturas en papel que se hayan escaneado. No tienen un formato unificado estructurado, sino que la disposición de los datos es casi siempre diferente y depende de cada emisor. Para su procesamiento se requiere la actuación manual o la utilización de procesos de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Aunque tienen validez, su legibilidad requiere un esfuerzo.
- Factura electrónica estructurada: se basan en un formato estándar que utilizan el lenguaje XML (como Facturae, UBL, etc). Pueden ser generadas y tramitadas de manera automática mediante sistemas de facturación y admitidas por sistemas informáticos de pago y contabilidad.
Con la nueva normativa emitida por la Ley crea y crece, el uso de la factura electrónica pasará a ser obligatorio para todas las empresas y profesionales. Por tanto, las facturas emitidas o recibidas en papel o PDF no serán admitidas como Facturas Electrónicas. Esto llevará a muchas empresas a tener que modificar sus procedimientos actuales y adaptarse al nuevo sistema de intercambio de facturas.
¿Qué dice la Ley “Crea y Crece” sobre la facturación electrónica?
La publicación de la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, el pasado 29 de septiembre de 2022, declara la obligatoriedad del uso de la factura electrónica de forma empresarial.
Esta nueva normativa, modifica la antigua Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, que contemplaba como obligatoria la emisión y remisión de las facturas en formato electrónico solo para entornos públicos y para las empresas privadas prestadoras de servicios al sector público.
Esta imperativa se amplía, con la nueva ley, a todas las empresas y profesionales. La ley establece: “Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura”.
Sin embargo, aún falta el desarrollo reglamentario, que se espera que se haga público en primavera. Éste puntualizará los requisitos de interoperabilidad mínima entre los prestadores de soluciones tecnológicas de facturas electrónicas. También detallará los requisitos técnicos y de información que deberá incluir la factura electrónica y los sistemas que la procesan para poder controlar la fecha de abono y determinar los periodos medios de pago de las empresas.
¿Cuando será el obligado cumplimiento?
Según la ley se establecen dos plazos de entrada para las empresas españolas, a partir del momento en que se publique el desarrollo reglamentario:
1ª Fase. Las empresas y autónomos que tengan una facturación anual de más de 8 millones de euros tendrán el plazo de 1 año para adecuar sus sistemas y procedimientos.
2ª Fase. El resto de las empresas, es decir, aquellas que facturen menos de 8 millones de euros anuales, tendrán 2 años para aplicar esta medida.
En caso de incumplimiento, la ley establece medidas sancionadoras para las empresas que incumplan esta nueva obligación contemplando multas de hasta 10.000 euros. (Arte 12.9).
Ventajas de la facturación electrónica
Según apunta el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, la adecuación por parte de las empresas y autónomos a la nueva normativa será beneficiosa en varios términos que repercutirán positivamente en distintos ámbitos.
- Se acortarán los ciclos de tramitación, incluido el cobro, gracias a las plataformas de intercambio de documentos electrónicos.
- Se eliminará un gran consumo de papel, así como su transporte. Al igual que la reducción del espacio de almacenamiento. Hechos que se traducirán en un efecto positivo para el medio ambiente.
- Facilitará la lucha contra el fraude fiscal.
- Mejorará la gestión del intercambio de facturas haciendo que su acceso sea más rápido, ágil y fácil.
- Favorecerá la digitalización al mismo tiempo que se reducirán errores humanos, y por consiguiente, la modernización de la economía y el desarrollo de la Sociedad de la Información.
¿Cómo puedo adaptarme a la nueva legislación?
Pendientes de conocer los detalles que incluirá el nuevo reglamento, todo apunta a que las empresas estarán obligadas a trabajar con alguna de las plataformas de e-factura que la Administración apruebe como válidas y que estas plataformas tendrán también la obligación de estar conectadas y trabajar juntas para facilitar el intercambio de facturas entre clientes y proveedores, sea cual sea la plataforma escogida por cada uno de ellos. Además, las empresas que no estén ya trabajando con alguna de estas plataformas, seguramente tendrán que adaptar sus sistemas de gestión para poder hacerlo y sacar así ventajas de la factura electrónica y la automatización de gestión de facturas.
Es aquí donde un socio tecnológico como ABAST puede proporcionar toda la ayuda y servicios necesarios a tu empresa para impulsar estos nuevos procesos de digitalización.
Anticipándose a la puesta en vigor de esta normativa, ABAST ha establecido ya acuerdos de colaboración con dos de los proveedores más importantes de plataformas de intercambio de factura electrónica, SERES y B2Brouter, para comercializar sus soluciones e integrarlas con sus soluciones de gestión de facturas propias y con la mayoría de las soluciones ERP del mercado.
El área BPA (Business Process Automation) de ABAST lleva muchos años implantando soluciones para la automatización de la gestión de facturas de proveedores y cuentas a pagar, como SCAN_VISIO eFactura o Kofax Process Director para SAP. Se trata de software que digitaliza los procesos de verificación, workflow de aprobación de las facturas, conciliación con los pedidos y el proceso de contabilización de las mismas en el ERP. Ahora, para ayudar a sus clientes a adaptarse a la nueva ley, ABAST ha desarrollado una nueva herramienta, SCAN_VISIO invoice Connector, que se encarga de modo automático de la conexión e integración de estas soluciones de automatización del proceso de cuentas a pagar con las plataformas de intercambio de eFactura.
Por su lado, el área de Soluciones de Gestión Empresarial de ABAST está llevando también a cabo integraciones de los ERP de sus clientes con soluciones de eFactura como las de B2Brouter y SERES, para la subida y descarga automáticas de facturas gracias a conectores específicos. Destaca, en este caso, especialmente la experiencia con empresas que cuentan con Dynamics 365 Business Central / Dynamics NAV.
En definitiva, la entrada en vigor de la normativa sobre factura electrónica entre empresas que promueve la nueva ley Crea y Crece, debe verse como una oportunidad para impulsar la transformación digital de estos procesos. Una digitalización que será más fácil gracias a la estandarización de formatos que impulsará el nuevo reglamento y a la ayuda de socios tecnológicos como ABAST, SERES y B2Brouter.
