Per Xavier Pellicer,
Director de Negoci Àrea BPA (Business Process Automation)
La llei “Crea y Crece”, aprovada el setembre de l’any passat, converteix en obligatòria la factura electrònica. La manera d’emetre i rebre factures entre les empreses canviarà amb la nova legislació, que s’haurà de fer digitalment fent servir plataformes d’intercanvi de factures electròniques.
En aquest article t’expliquem més detalladament la llei, de quina manera t’afectarà i com t’hi pots adaptar.
Què és la factura electrònica?
La factura electrònica és la versió digitalitzada de la factura en paper tradicional. Per tant, té els mateixos efectes legals i representa, al capdavall, el justificant duna transacció de béns o serveis.
Actualment, podem trobar-nos amb dos formats de factura electrònica:
- Factura electrònica no estructurada: es tracta darxius digitals, generalment en format pdf o factures en paper que shagin escanejat. No tenen un format unificat estructurat, sinó que la disposició de les dades és gairebé sempre diferent i depèn de cada emissor. Per al processament es requereix l’actuació manual o la utilització de processos de reconeixement òptic de caràcters (OCR). Tot i que tenen validesa, la seva llegibilitat requereix un esforç.
- Factura electrònica estructurada: es basen en un format estàndard que utilitzen el llenguatge XML (com Facturae, UBL, etc.). Poden ser generades i tramitades de manera automàtica mitjançant sistemes de facturació i admeses per sistemes informàtics de pagament i comptabilitat.
Amb la nova normativa emesa per la Llei crea i creix, lús de la factura electrònica passarà a ser obligatori per a totes les empreses i professionals. Per tant, les factures emeses o rebudes en paper o PDF no seran admeses com a Factures Electròniques. Això portarà moltes empreses a modificar els seus procediments actuals i adaptar-se al nou sistema dintercanvi de factures.
Què diu la Llei “Crea y Crece” sobre la facturació electrònica?
La publicació de la Llei de Creació i Creixement d’Empreses, el 29 de setembre de 2022, declara l’ obligatorietat de l’ús de la factura electrònica de forma empresarial.
Aquesta nova normativa modifica l’antiga Llei 56/2007, de 28 de desembre, de Mesures d’Impuls de la Societat de la Informació, que contemplava com a obligatòria l’emissió i la remissió de les factures en format electrònic només per a entorns públics i per a les empreses privades prestadores de serveis al sector públic.
Aquesta imperativa s’amplia, amb la nova llei, a totes les empreses i els professionals. La llei estableix: “Tots els empresaris i professionals hauran d’expedir, remetre i rebre factures electròniques en les relacions comercials amb altres empresaris i professionals . El destinatari i lemissor de les factures electròniques hauran de proporcionar informació sobre els estats de la factura”.
Tot i això, encara falta el desenvolupament reglamentari , que s’espera que es faci públic a la primavera. Aquest puntualitzarà els requisits dinteroperabilitat mínima entre els prestadors de solucions tecnològiques de factures electròniques. També detallarà els requisits tècnics i dinformació que haurà dincloure la factura electrònica i els sistemes que la processen per poder controlar la data dabonament i determinar els períodes mitjans de pagament de les empreses.
Quan serà el compliment obligat?
Segons la llei s’estableixen dos terminis d’entrada per a les empreses espanyoles, a partir del moment que es publiqui el desenvolupament reglamentari:
1a Fase. Les empreses i els autònoms que tinguin una facturació anual de més de 8 milions d’euros tindran el termini d’ 1 any per adequar els seus sistemes i procediments.
2a Fase. La resta de les empreses, és a dir, les que facturin menys de 8 milions d’euros anuals tindran 2 anys per aplicar aquesta mesura.
En cas d’incompliment, la llei estableix mesures sancionadores per a les empreses que incompleixin aquesta nova obligació contemplant multes de fins a 10.000 euros. (Art 12.9).
Avantatges de la facturació electrònica
Segons apunta el Ministeri d’Afers Econòmics i Transformació Digital, l’adequació per part de les empreses i els autònoms a la nova normativa serà beneficiosa en diversos termes que repercutiran positivament en diferents àmbits.
- S’escurçaran els cicles de tramitació , inclòs el cobrament, gràcies a les plataformes d’intercanvi de documents electrònics.
- S’eliminarà un gran consum de paper, així com el transport. Igual que la reducció de lespai demmagatzematge. Fets que es traduiran en un efecte positiu per al medi ambient .
- Facilitarà la lluita contra el frau fiscal .
- Millorarà la gestió de lintercanvi de factures fent que el seu accés sigui més ràpid, àgil i fàcil.
- Afavorirà la digitalització alhora que es reduiran errors humans, i per tant, la modernització de l’economia i el desenvolupament de la societat de la informació.
Com em puc adaptar a la nova legislació?
Pendents de conèixer els detalls que inclourà el nou reglament, tot apunta que les empreses estaran obligades a treballar amb alguna de les plataformes d’e-factura que l’Administració aprovi com a vàlides i que aquestes plataformes també tindran l’obligació d’estar connectades i treballar juntes per facilitar l’intercanvi de factures entre clients i proveïdors, sigui quina sigui la plataforma escollida per cadascun. A més, les empreses que ja no estiguin treballant amb alguna d’aquestes plataformes, segurament hauran d’adaptar els seus sistemes de gestió per poder-ho fer i treure així avantatges de la factura electrònica i l’automatització de gestió de factures.
És aquí on un soci tecnològic com ABAST pot proporcionar tota l’ajuda i els serveis necessaris a la teva empresa per impulsar aquests nous processos de digitalització.
Anticipant-se a la posada en vigor d’aquesta normativa, ABAST ja ha establert acords de col·laboració amb dos dels proveïdors més importants de plataformes d’intercanvi de factura electrònica, SERES i B2Brouter, per comercialitzar les seves solucions i integrar-les amb les solucions de gestió de factures pròpies i amb la majoria de les solucions ERP del mercat.
L’ àrea BPA (Business Process Automation) d’ABAST fa molts anys que implanta solucions per a l’automatització de la gestió de factures de proveïdors i comptes a pagar, com SCAN_VISIO eFactura o Kofax Process Director per a SAP. Es tracta de programari que digitalitza els processos de verificació, workflow d’aprovació de les factures, conciliació amb les comandes i el procés de comptabilització de les mateixes a l’ERP. Ara, per ajudar els clients a adaptar-se a la nova llei, ABAST ha desenvolupat una nova eina, SCAN_VISIO invoice Connector, que s’encarrega de manera automàtica de la connexió i integració d’aquestes solucions d’automatització del procés de comptes a pagar amb les plataformes intercanvi d’eFactura.
Per la seva banda, l’ àrea de Solucions de Gestió Empresarial d’ABAST està duent a terme també integracions dels ERP dels seus clients amb solucions d’eFactura com les de B2Brouter i SERES, per a la pujada i la descàrrega automàtiques de factures gràcies a connectors específics. Destaca, en aquest cas, especialment l’experiència amb empreses que compten amb Dynamics 365 Business Central/Dynamics NAV .
En definitiva, l’entrada en vigor de la normativa sobre factura electrònica entre empreses que promou la nova llei Crea y Crece s’ha de veure com una oportunitat per impulsar la transformació digital d’aquests processos. Una digitalització que serà més fàcil gràcies a l’estandardització de formats que impulsarà el nou reglament i l’ajuda de socis tecnològics com ABAST, SERES i B2Brouter.
