Microsoft SharePoint. Qué es, casos de uso y novedades.

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Microsoft SharePoint. Qué es, casos de uso y novedades.

6 de noviembre de 2023


Por Jordi Magaña,
Business Manager SGE

Aunque muchas organizaciones han descubierto ya la gran potencia y versatilidad de esta solución de Microsoft, para muchas otras sigue siendo una gran desconocida, dándose el caso de que incluso empresas que tienen a su disposición Sharepoint oculto y sin utilizar dentro de su plan de Microsoft 365 no están aprovechando todo el potencial que les podría ofrecer. En este artículo queremos intentarte mostrar las ventajas que esta plataforma de colaboración puede proporcionar a tu organización, diferentes escenarios de uso, novedades y otras cosas que deberías conocer si estás pensando desplegar el uso de SharePoint en tu empresa.

¿Qué es Microsoft SharePoint y qué beneficios aporta?

SharePoint es una plataforma de colaboración empresarial de Microsoft que se encuentra dentro de la suite de Microsoft 365. Esta solución ha revolucionado la colaboración en los equipos de las organizaciones, permitiéndoles compartir documentos, administrar contenidos, colaborar en proyectos y construir intranets personalizadas y seguras. De este modo, se fomenta el trabajo en equipo facilitando almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde cualquier dispositivo y lugar.

Gran parte del potencial de SharePoint radica en su perfecta integración con Microsoft 365 y una amplia variedad de conectores de otros fabricantes. En este post, exploraremos por qué SharePoint se ha vuelto un imprescindible para la productividad empresarial.

El uso de Sharepoint aporta cinco beneficios clave a cualquier organización:

  • Colaborativo: Equipos trabajando más juntos y en tiempo real.
  • Accesible: Información al alcance de forma rápida y sencilla.
  • En la Nube: Documentos disponibles para los usuarios desde cualquier ubicación y en cualquier momento.
  • Seguro: Con características avanzadas de seguridad para la protección de datos.
  • Integrable: Facilita la conexión con el resto de la plataforma Microsoft y otras soluciones de terceros.

Actualmente, más de 190 millones de usuarios de todo el mundo están utilizando SharePoint para gestionar sus intranets, documentación y contenidos empresariales. A continuación te contamos cuáles son los escenarios de uso más habituales para esta solución para que conozcas las posibilidades que puede ofrecer.

Casos de uso de SharePoint

 
Otra ventaja de SharePoint es su versatilidad y capacidad de adaptarse a una amplia variedad de necesidades organizativas. Puede ser un gran aliado para la colaboración y la productividad en la empresa. En el siguiente punto explicamos algunos de los casos de uso más comunes de SharePoint como plataforma:
  1. Intranet Corporativa:
Imagina un espacio virtual donde los empleados pueden sumergirse en el mundo interno de la organización. Con SharePoint, puedes crear una intranet que alberga contenidos, noticias, anuncios, calendarios de eventos y otros recursos internos que mantienen a todos conectados y al día.
  1. Extranet para Usuarios Externos:
La plataforma, además, admite la cooperación de socios, colaboradores, proveedores o clientes externos ya que permite abrir áreas exclusivas para ellos, donde la colaboración fluye sin problemas y la información está totalmente protegida.
  1. Gestor de Documentos
SharePoint organiza la documentación de tus equipos. Todos los documentos se almacenan en un solo lugar, lo que facilita su gestión, colaboración y trabajo conjunto. Es el equivalente a tener a disposición una biblioteca de recursos inagotable.
  1. Colaboración en Proyectos
La creación de sitios específicos para proyectos concede a los equipos un espacio dónde llevar un registro de tareas, compartir documentos relacionados con el proyecto, mantener discusiones y seguir de cerca el progreso general del proyecto.
  1. Formularios y Encuestas
Si necesitas recopilar datos y opiniones, SharePoint te permite crear formularios personalizados y encuestas que se adaptan a tus necesidades. No solo para empleados internos, sino también para socios y clientes externos.
  1. Centro de Recursos Corporativos
SharePoint puede actuar como un repositorio centralizado para todos los documentos y recursos que tus empleados necesitan con regularidad. De este modo, siempre se podrá tener acceso a los documentos correctos en el momento adecuado.
  1. Portal de Capacitación
La formación es esencial para el crecimiento de una organización. La plataforma permite crear un portal de capacitación donde los empleados pueden acceder a materiales de formación de manera eficiente, manteniéndose actualizados y mejorando sus habilidades. Como ves, la versatilidad y posibilidades que ofrece SharePoint es muy completa y, sin importar el tamaño de tu empresa, encontrarás formas creativas de aprovechar su potencial. Si necesitas inspiración o tienes dudas, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos en base a nuestra experiencia para poder plantear un proyecto de Microsoft SharePoint adaptado a las necesidades de tu organización.

Novedades en Microsoft SharePoint Online

 

Estas son algunas de las últimas novedades que ha lanzado Microsoft para mejorar esta plataforma de colaboración en la nube.

La primera es el lanzamiento este año de Viva Connections. Se trata de una aplicación integrada en Microsoft Teams que ofrece un punto de acceso personalizado al portal de SharePoint, donde se pueden encontrar noticias, eventos, comunidades, vídeos y otros contenidos relevantes para el trabajo. Viva Connections brinda la oportunidad de estar al día de lo que pasa en la empresa, participar en las conversaciones y acceder a los servicios que necesitas desde un solo lugar.

Otra novedad es la introducción de los espacios inmersivos, que permiten crear experiencias interactivas en 3D con realidad mixta. Los espacios inmersivos son páginas web de SharePoint que se pueden visualizar con dispositivos de realidad virtual o aumentada, como las gafas HoloLens. Con ellos, puedes crear escenarios virtuales para presentar productos, mostrar proyectos, realizar visitas guiadas o simular situaciones de aprendizaje. Los espacios inmersivos son una forma innovadora y divertida de comunicar y colaborar con tu equipo y tus clientes.

Otro punto sin duda a destacar es la mejora de las capacidades de búsqueda e inteligencia artificial, que facilitan el acceso y el análisis de la información. SharePoint Online cuenta con un motor de búsqueda inteligente que utiliza el aprendizaje automático para ofrecer resultados personalizados y relevantes según el contexto y el perfil del usuario. Además, incorpora funcionalidades como la búsqueda semántica, que permite encontrar documentos por su significado y no solo por sus palabras clave, o la búsqueda conversacional, que permite hacer consultas en lenguaje natural y obtener respuestas directas. Estas funcionalidades te ayudan a ahorrar tiempo y a encontrar lo que buscas de forma más fácil y rápida.

Aunque probablemente la novedad más esperada es la integración de Copilot con SharePoint. Esta integración fue anunciada por Microsoft en mayo de 2023, destacando la función que permitirá aprovechar el potencial de la inteligencia artificial para crear y editar sitios y páginas web en SharePoint a partir de documentos o presentaciones, con lo que podrás transformar tu contenido en una web atractiva y profesional con solo unos pocos clics.

Esperamos que toda esta información sobre SharePoint te haya parecido interesante. Si necesitas asesoramiento o ayuda con tu proyecto sobre SharePoint, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro formulario web.

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