KNAUF GmbH España automatiza la gestión de facturas

Caso de éxito

KNAUF GmbH España es el principal fabricante de yeso laminado de España y Portugal así como de sistemas de construcción en seco. La compañía maneja un importante volúmen de Facturas de Proveedores y necesitaba incorporar una solución que redujera considerablemente el tiempo dedicado a la gestión de toda esa información.

KNAUF depositó su confianza en ABAST Solutions por su experiencia y especialización en el desarrollo e implantación de soluciones de archivo electrónico y gestión corporativa de documentos. La solución implementada, SCAN_VISIO eDocument Suite, se adaptaba a los requisitos de KNAUF GmbH España para automatizar sus procesos de gestión de facturas de proveedores.

Antecedentes

KNAUF GmbH España recibía anualmente unas 30.000 facturas de Proveedores tanto en sus sedes de Madrid y Lisboa como en las fábricas de Guixers y Granada.
En el proceso de aprobación intervenían alrededor de 25 personas dispersadas geográficamente.

Gestionar todo este proceso de forma manual conlleva riesgos e inconvenientes que van desde posibles perdidas de documentos así como una ralentización en el proceso de facturación.

La solución

SCAN_VISIO eDocument Suite es la solución de software desarrollada por Abast Solutions homologada por la AEAT que permite la digitalización de Facturas de Proveedores de forma fácil y segura.

La solución implantada en KNAUF GmbH España inicia el proceso en el modulo eCapture para la digitalización y reconocimiento OCR de las facturas. Posteriormente las facturas se envían al modulo de Workflow de Check_Facility para su verificación y aprobación. Finalmente las facturas quedan alojadas en el repositorio documental Web Viewer, a la vez que se integran en su ERP.

Su funcionamiento es tan sencillo y ágil que con la simple pulsación de una tecla se inicia el proceso de digitalización. Esta sencillez y agilidad es fundamental para el personal que a diario va a hacer uso de la herramienta, ya que su formación tecnológica es de un nivel básico y por tanto el proceso no podía detenerse a la espera del soporte del departamento de TI.

Beneficios

Automatizar toda la gestión de las facturas de proveedores implica una mejora muy considerable. Estos son algunos de los beneficios directos de los KNAUF GmbH España disfruta tras la implantación de SCAN_VISIO eDocument Suite:

  • Disminución considerable del número de personas involucradas en el proceso de Facturación de Proveedores y disminución del coste de la gestión.
  • Las Facturas no salen del Departamento con lo cual se minimiza el riesgo de perdida.
  • Al escanear las facturas se extrae, sin riego de error, información para la contabilización (nº factura, fecha, importes,……).
  • Aprobación rápida y controlada de las Facturas por el personal de la compañía, aún no estando físicamente en la empresa (solución 100% web).
  • Ahorro de tiempos para acceder a los documentos de Facturas y su información.
  • En todo momento se sabe que Facturas están circulando por la empresa y quién está pendiente de aprobar esas facturas.

Sobre Knauf GmbH Sucursal en España

Siguiendo la filosofía marcada por los fundadores de la empresa, en España nace en 1989 la sucursal española del Grupo Knauf, con una primera sede en la localidad de Getafe en Madrid. El  grupo de personas que iniciaron la empresa tenían como objetivo el mismo  que ahora siguen persiguiendo: proporcionar Calidad, Tecnología y Confort,  centrados en una materia prima con cualidades realmente excepcionales: el yeso.

Hoy por hoy, Knauf GmbH Sucursal en España es uno de los principales fabricantes de placa de yeso laminado de España y Portugal, con una cuota de mercado del 35%. Cuenta con una Central situada en  Madrid más 12 delegaciones comerciales, una fábrica en el pirineo leridano y otra cerca de Granada. En total más de 200 personas que siguen y comparten la filosofía y el espíritu familiar con el que los fundadores del grupo Knauf concibieron la empresa.

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