La entidad Aragonesa de Servicios Telemáticos (AST) necesitaba poder afrontar con las mayores garantías posibles sus responsabilidades como proveedor principal ante los departamentos del Gobierno de Aragón para solventar sus necesidades en relación con los servicios, sistemas y aplicaciones para la información y las telecomunicaciones. Es por ello que apostó por la mejora de su gestión interna, mediante la aplicación de procedimientos, implantación de herramientas de soporte a los mismos y la adecuación de sus recursos humanos persiguiendo los objetivos de mejora continua y reducción de riesgos en la gestión.

Con el objetivo de automatizar los procesos y mejorar la gestión de la demanda y los proyectos decidieron abordar un plan de mejora basado en tres puntos:

• • El desarrollo e implantación de un subsistema que gestionara las demandas por parte del cliente y permitiera gestionar el proceso completo, desde la recepción de la petición hasta el envío de la propuesta al cliente, y la ejecución del proyecto en caso de ser aceptada, según el proceso implantado en la organización y con la correspondiente parametrización de las plantillas ya existentes.
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  • El desarrollo e implantación de un subsistema que permitiera visualizar el estado de los proyectos, para conseguir obtener una panorámica de su estado y la relación entre ellos, y poder tomar decisiones y actuar sobre ellos.
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  • La implantación de un subsistema de Gestión de Proyectos que permitiera introducir un entorno colaborativo, a través del cual se pudiera conseguir un conocimiento más ajustado de la evolución de los proyectos y los recursos requeridos.

Desde la unidad que se ocupa de la generación de los informes para el control de la calidad de los servicios en AST se nos comenta: “Llegó un momento en que por volumen, por madurez del proceso, necesitábamos una herramienta que automatizara el proceso, facilitara las comunicaciones, y sobre todo diera mucha visibilidad a la información que había sobre demanda y proyectos, y permitiera la toma de decisiones de manera global.”

Dadas las demandas de cobertura que debía tener el producto a implantar, AST decidió utilizar la herramienta HP Project & Portfolio Management (HP PPM), que cumplía con todos los requerimientos funcionales para desarrollar dichos objetivos y además se integra perfectamente con otras soluciones de HP Sofware ya implantadas en la gestión de la entidad (HP Service Manager). Esta integración permitiría tener una visión global y homogénea de toda la actividad desarrollada por AST.

AST sacó a concurso público el proyecto de implementación de esta herramienta y el adjudicatario, por haber obtenido la mayor puntuación según los criterios del pliego, fue Abast Systems, un gran especialista en las soluciones de HP Software. Abast Systems fue el primer partner que HP Software tuvo en España (desde el año 1999) y actualmente es el único acreditado como HP Software Gold Business Partner.

El proyecto se ha incluido en una de las actuaciones del proyecto “Centro de Conocimiento sobre Servicios Públicos Electrónicos”, que cuenta para su ejecución con una ayuda del Plan Avanza del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, dentro de su programa Avanza Contenidos – Centros de Conocimientos.

Asimismo, al enmarcarse dentro de la línea “Servicios de Administración Electrónica y Equipamientos necesarios para su prestación” incluida en el programa operativo FEDER ARAGON 2007-2013, el proyecto es susceptible de cofinanciación con Fondos FEDER en un 50%.