Circuito de aprobaciones
Los circuitos de aprobación son diferentes estados por los que circula un documento desde su creación / revisión /aprobación hasta su distribución. Requiriendo la aprobación de las personas involucradas, mediante firmas electrónicas variando en función del perfil del usuario y del tipo de documento.
Módulos de Q-Doc
Q-Doc dispone de módulos independientes pero que, a la vez, están relacionados entre sí para un mayor rendimiento de dicha solución. Los módulos se han diseñado de tal forma que se adapten a las necesidades de las distintas normativas ISO, puesto que estos documentos tienen la misma estructura documental interna. Cada módulo contiene su documento de configuración, accesible solamente por el administrador del sistema, pudiendo indicar dependiendo del módulo: los logos de la organización y/o departamentos; el título del manual; listado de aprobación de los documentos, listado de distribución de los documentos, caducidad de los elementos en tránsito…
Módulos de gestión de la información
Sistema central que incluye, los Manuales, Procedimientos e Instrucciones de las Normativas a implementar en la empresa, proporcionando:
- Creación de la trazabilidad de la documentación en función de la estructura organizativa, es decir, detalle de cada documento desde la elaboración inicial, hasta su distribución a la organización debidamente aprobados vía firmas electrónicas, pasando por las revisiones intermedias.
- Disponibilidad de la documentación siempre actualizada en su última versión en toda la organización, mediante la distribución automatizada.
- Archivo completo de todos los documentos del sistema, desde su creación y con detalle de todas las modificaciones realizadas.
- El detalle de las operaciones, tareas o procesos a realizar para la ejecución de los trabajos detallados en las Normativas y/o Procedimientos.
- Consulta de la documentación, tanto en vigor como la obsoleta.
- Acuses de recibo de la documentación enviada, proporcionando tiempo acumulado que el usuario ha estado leyendo el documento.
- Especificación de los trabajos, tareas o procesos de modo que cualquier empleado de la compañía tenga un criterio de actuación respecto a la definición de su puesto de trabajo o responsabilidades que se le designen.
- Fácil acceso al conocimiento de las Políticas de la empresa.
- Procesos automáticos de recordatorio de documentos pendientes de revisar que facilitan la tarea de gestión al Responsable de la Documentación.
- Completo control, por parte del Responsable de la Documentación, de la situación real de todos los documentos.
- Este módulo también soporta instrucciones que no hagan referencia a ninguna Normativa, a fin de que sean correctamente distribuidas y gestionadas por las personas que tengan la facultad de mantenerlas.
- Enlace de las Normativas y Procedimientos con aplicaciones ya existentes en la empresa.
Gestión de auditorias
Gestiona la planificación y realización de los planes generales de auditorias junto con los informes y anomalías detectadas que se realizan periódicamente, a fin de verificar que las acciones especificadas por la Normativa y/o Procedimientos se realizan correctamente. También permite determinar si las actividades y los resultados satisfacen las disposiciones previamente establecidas, comprobando que su realización sea la adecuada para alcanzar los objetivos fijados.
Gestión de acciones correctoras y preventivas
Se almacenan los documentos correspondientes a las acciones correctoras o preventivas de cualquier Normativa o Procedimiento en vigor. Tanto las originadas a partir de una auditoria, interna o externa, como de la observación de anomalías en los Procedimientos ó Normativas implantadas lo que permitirá aplicar acciones correctivas y estudiar planes de prevención para evitar irregularidades.
Formatos de registro
Este módulo mantendrá los formatos de registro externos a QDOC que vamos a utilizar para gestionar correctamente los Procedimientos / Instrucciones de las Normativas certificadas en la empresa.
Buzón de sugerencias
Está pensado para facilitar la comunicación interna de la organización mediante mensajes de sugerencia. Las personas o empleados de la empresa pueden emitir sugerencias tales como propuestas de mejora, ideas, puntos de vista e incluso reclamaciones.
Reclamaciones de clientes
Como objetivo registrar las reclamaciones efectuadas por los clientes (internos – externos) y medir así la eficiencia de los productos y servicios de la organización.
Evaluación de proveedores
Tener la relación de Proveedores asociados a los productos y servicios de la compañía de modo que podamos controlar aspectos del servicio preventa, venta y posventa de los proveedores. Cada ficha de proveedor indica el resultado de la evaluación, según los parámetros de evaluación que tengamos asociados.
Planes de mejora contínua
Tener la relación de Proveedores asociados a los productos y servicios de la compañía de modo que podamos controlar aspectos del servicio preventa, venta y posventa de los proveedores. Cada ficha de proveedor indica el resultado de la evaluación, según los parámetros de evaluación que tengamos asociados.
Indicadores
Permite establecer los indicadores a fin de evaluar nuestro sistema interno de calidad, asignando responsables y objetivos de cada uno de ellos.
Gestión de las actas de reuniones
Gestiona y planifica las reuniones del Comité de Calidad. Estableciendo los flujos de trabajo y facilitando las notificaciones, temas y resoluciones de dichas reuniones.
No conformidades
Gestiona los documentos referentes a las No Conformidades generadas por el Departamento de Calidad, que se ha detectado en la organización, a fin de determinar su magnitud, extensión y sus causas.
Solicitud de cambio
Su finalidad es tratar y gestionar aquellas peticiones que los usuarios plantean al Departamento de Calidad sobre la documentación en vigor.
