Barcelona Serveis Municipals S.A. (BSM) es una empresa del Ayuntamiento de Barcelona dedicada a la gestión de activos y la prestación de servicios de competencia municipal que, debido a la gran cantidad de información que maneja a diario, necesitaba incorporar una solución que redujera considerablemente el tiempo dedicado a la gestión de toda esa información.
El equipo técnico de la división de Gestión Documental de Abast Solutions evaluó las necesidades específicas de BSM y llevó a cabo la implantación de una solución para la gestión de facturas de proveedores basada en las herramientas ReadSoft Invoices y Scanvisio.
Antecedentes
BSM es una empresa de considerable tamaño, con actividades diferentes y oficinas repartidas por toda Barcelona. Además dispone de numerosos gestores de compras y centros de recepción.
Una organización como esta que lleva a cabo unas 1500 compras mensuales requiere de un sistema eficaz que controle todo ese movimiento de entrada y salida de documentos.
Cada una de las compras se acompaña de sus correspondientes facturas, albaranes y contratos y ello implica disponer de una enorme cantidad de información que ha de estar perfectamente controlada en todo momento para el correcto funcionamiento de la institución.
Gestionar todo este proceso de forma manual conlleva riesgos e inconvenientes, que van desde posibles pérdidas a la necesidad de disponer de un enorme fichero de proveedores con albaranes, copias de contratos…
Automatizar todo el proceso de compra y gestión de las facturas de proveedores implica una mejora muy considerable. Estos son algunos de los beneficios directos de los que BSM disfruta tras la implantación de ScanVisio e Invoices:
- Disminución considerable del número de personas necesarias para gestionar la facturación.
- Las facturas no salen del departamento con lo cual se minimiza el riesgo de pérdida.
- Al escanear las facturas se extrae, sin riesgo de error, información para la contabilización (nº de factura, fecha….).
- Contabilización automática de las facturas de suministros.
- Gestión documental de contratos: facturas ligadas contratos.
- Se establece una asociación del PDF de las facturas al mayor de proveedores.
- Gestión administrativa de compras y proveedores “sin papeles”
- Ahorros de tiempo para obtener información.
- Aprobación rápida y controlada de facturas.
Las soluciones
ReadSoft Invoices permite la captura masiva de documentos (facturas, albaranes, etc.) y su fácil archivado y recuperación. Este software funciona de manera muy sencilla: busca los datos relevantes de las facturas (lleguen en papel o en formato electrónico), los encuentra, y vuelca la información a un sistema financiero o ERP.
Es capaz de reconocer y extraer datos escritos a mano o en otro sistema y de automatizar la asignación de facturas. Este sistema no solo simplifica enormemente el trabajo sino que es una solución muy abierta y fácil de integrar con cualquier sistema financiero, como SAP, JD Edwards, Navision, Oracle, Movex, y otros.
SCAN_VISIO eDocument Suite es la solución de software desarrollada por Abast Solutions que permite la digitalización de albaranes de entrega de forma fácil y segura. Además los interpreta, y verifica y transfiere las imágenes a la central de la compañía.
Se basa en la utilización de escáneres para la captura online de los documentos y la posibilidad de añadirles marcas de identificación y reconocimiento a través de códigos de barras. De esta manera se puede tratar una gran cantidad de documentos.
Su funcionamiento es tan sencillo que con la simple pulsación de una tecla se inicia el proceso de digitalización. Esta sencillez es fundamental para los usuarios ya que éstos no son informáticos sino que son los administrativos quiénes van a utilizarlo a diario.
SCAN_VISIO eDocument Suite está desarrollado para detectar automáticamente cualquier error o albarán defectuoso. En ese caso, el aplicativo avisará y ofertará al usuario las diversas posibilidades para actuar sobre ese documento.
Sobre BSM (Barcelona Serveis Municipals)
BSM, S.A. es una empresa del Ayuntamiento de Barcelona dedicada a la gestión de activos y la prestación de servicios de competencia municipal, con objetivos que compatibilizan tanto la rentabilidad económica como social.
Fundada en 1982, al estar organizada y gestionada como empresa privada, permite prestar los servicios con mayor calidad, eficacia y agilidad.
BSM SA. se estructura en tres grandes áreas:
- Direccion de Mobilitat (60 aparcamientos, 22.400 plazas; Regulación integral del estacionamiento de superficie; Grúa municipal; Estación de autobuses Barcelona Nord y Bicing)
- Direccion de Natura i Lleure (Zoo, Parc del Forum e Instalaciones Olímpicas Montjuïc: Palau Sant Jordi, Estadi Olímpic i BTM)
- Holding Grupo de Empresas (Tibidabo: 100 %; Mercabarna: 50,69 %; Tersa: 58,64 %; Serveis Funeraris 51 %; Otras participaciones minoritarias: Hotel Miramar, Clabsa, Catalana Iniciatives, Nexus, Tabasa, Catalunya Carsharing y GL Events CCIIc.)
