SCAN_VISIO eDocument Suite

Plataforma de Gestión Documental

ABAST ha desarrollado SCAN_VISIO eDocument Suite, una solución avanzada y completa para la gestión Electrónica de Documentos que le permite gesionar y clasificar sus documentos de papel u ofimáticos en formato y archivo digital.

Permite conseguir importantes ahorros para su organización gracias a la automatización de procesos de negocio en los que tradicionalmente ha existido un flujo importante de documentos en papel, como por ejemplo los asociados a recepción de facturas de proveedores y emisión de facturas a clientes.

Objetivos de un proyecto de gestión electrónica de documentos:

  • Mejorar los procesos de negocio basados en la gestión de los documentos
  • Decrementar los costes de operación y de archivo en papel
  • Ofrecer a los clientes servicios de valor añadido para incrementar su fidelización
  • Facilitar a los empleados herramientas para la mejora de costes en los procesos corporativos
  • Ofrecer una imagen de innovación permanente

Solución homologada por la AEAT

SCAN_VISIO eDocument Suite es una solución homologada por la AEAT con nº de referencia 14CF898883CB095F, de acuerdo con lo dispuesto en la Orden EHA/962/2007 como software autorizado para la digitalización certificada.

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Módulos de la solución

SCAN_VISIO eCapture

Módulo para digitalizar y capturar documentos, indexarlos y su archivo digital en su correspondiente área documental.

Permite digitalizar documentos e importar/archivar otros archivos en cualquier formato (pdf, doc, xls, avi, mpg…).

Incluye la opción de reconocimiento automático de datos OCR y de códigos de barras.
Cumple con la norma de digitalización certificada según la Orden EHA/962/2007, permitiendo el tratamiento de Facturas que llegan en formato electrónico como son las Facturas en formato PDF Firmado y XML formato Facturae.

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SCAN_VISIO Check Facility

Sistema de aprobación, verificación y revisión de documentos y otros procesos corporativos mediante Workflow de tareas, con notificaciones a los usuarios mediante correo electrónico. Flujos totalmente parametrizables a las necesidades del Cliente.

Los diferentes usuarios de negocio pueden validar, verificar, retener, rechazar y aprobar los documentos que sean de su competencia, quedando constancia de la acciones mediante un Audit Trail.

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SCAN_VISIO Web Viewer

Repositorio Documental (Gestor Documental) y de contenidos multiformato, archivando cualquier información digital (imágenes, documentos office, sms, cad, video….) utilizando el navegador como interface de usuario.

Contiene una avanzada y potente búsqueda de documentos por cualquier índice identificado del archivo. La Hite_List (o lista de aciertos) de los documentos que cumplen el criterio de selección anteriormente solicitado, con memorización de búsqueda como “favoritos” y criterios de ordenación, pudiendo el resultado ser exportado a Pdf, Excel o Word.

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SCAN_VISIO eFactura OUT

Este módulo gestiona el envío de los documentos salientes de la empresa (Facturas a Clientes, Pedidos…).

Convierte los documentos originales a diferentes formatos, por ejemplo, PDF o XML, y archiva las imágenes una vez enviadas en el repositorio Web Viewer.
Incorpora firma digital completa a los documentos que lo requieran, por ejemplo Facturas a Clientes.

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Gestión de Facturas con SCAN_VISIO eDocument Suite

eFactura IN
Gestión Electrónica Certificada de Facturas de Proveedores

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Pasos

1. Captura y reconocimiento de datos de la factura

Desde el puesto de digitalización la factura en papel se transforma en un documento electrónico a través de un simple click. SCAN_VISIO eCapture es capaz además de reconocer de forma inteligente y automatizada todos los datos de la factura mediante el “plug in” OCR añadiendo a su vez la firma digital avanzada del documento (si así se requiere). También trata y captura los datos de Facturas recibidas ya en formato electrónico como son Facturas en PDF o XML formato Facturae.

2. Indexación y archivo electrónico

El documento electrónico generado es archivado para que en el futuro pueda ser consultado fácilmente a través de la aplicación SCAN_VISIO Web Viewer. Desde el propio ERP del cliente se puede acceder a las imágenes de estas facturas utilizando conectores Apiweb.

 3. Workflow de verificación y aprobación de la factura

Al documento Factura se le añade durante el proceso de aprobación información de los datos relacionados al expediente, como albaranes y datos contables, etc. SCAN_VISIO CHECK FACILITY permite gestionar el flujo de verificación y aprobación de la factura de forma totalmente electrónica a partir de unos criterios preestablecidos y parametrizables.

4. Contabilización en el ERP

Una vez realizado todo el proceso de verificación y aprobación se traspasan los datos contables al área financiera del ERP o Sistema Financiero del Cliente.

Las Facturas de Proveedores son recibidas por  diferentes medios (papel, email, PDF, XML, Facturae…) SCAN_VISIO eFactura resuelve desde la digitalización, la extracción de datos del documento, el workflow de aprobación, la integración con el Sistema Financiero del Cliente y el archivo digital de las mismas según la orden EHA/962/2007.

eFactura OUT
Emisión de Factura Electrónica a Clientes

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Pasos

1. Captura de documentos

SCAN_VISIO eFactura OUT captura automáticamente los datos de las Facturas generadas desde el ERP incorporando la firma electrónica completa. La emisión de las Facturas puede ser en formato PDF, XML Facturae.

2. Motor de reglas SCAN_VISIO eFactura OUT

Dentro de SCAN_VISIO eFactura OUT se encuentra la tecnología que automáticamente reconoce los documentos electrónicos, determina el formato, la conversión, la ruta y las acciones necesarias definidas por las reglas de gestión de la empresa.

3. Transporte del documento

Cumpliendo con las necesidades específicas de la empresa, los documentos se distribuyen automáticamente por correo electrónico, archivando simultáneamente el documento Factura en el Repositorio Documental SCAN_VISIO Web Viewer permitiendo un acceso inmediato a las facturas que pueden ser consultadas utilizando índices de búsqueda como el número de la factura, fecha de facturación, número del pedido de venta o número del cliente.

Las Facturas a Clientes que se generan en el ERP o Sistema Financiero son capturadas por SCAN_VISIO eFactura OUT, que las convierte en documentos PDF o XML para posteriormente añadirles la Firma Digital Completa. Las Facturas se archivan digitalmente en el repositorio SCAN_VISIO Web Viewer para su custodia y consulta y finalmente son enviadas por email a su correspondiente Cliente, todo esto bajo un proceso totalmente automatizado. 07.

Más información sobre gestión de facturas:

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Servicios externalizados de digitalización de Facturas (ODAP)


Gestionar de forma manual la información contenida en las Facturas de Proveedores que llegan a nuestras organizaciones supone un elevado consumo de tiempo, dinero y recursos. ABAST le ofrece ODAP, un servicio externalizado BPO para procesar sus Facturas de Proveedores y sus Cuentas a Pagar.

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cap_automatización_gestion_facturas_proveedores

Automatización de la gestión de Facturas de Proveedores


La gestión manual de las Facturas que llegan o nuestras organizaciones supone una elevado consumo de tiempo, dinero y recursos. Nuestra solución para digitalización y archivo, certificada por la AEAT, permite automatizar este proceso y conseguir un ahorro de costes de hasta un 65%.

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cap_emision_efactura_clientes

Emisión de Factura Electrónica a Empresas y Administración Pública


La factura electrónica es la representación informática de un documento tributario generado electrónicamente, que reemplaza al documento físico con idéntico valor legal a éste. Actualmente se permite el envío de facturas en formato electrónico sin necesidad de firma.

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Casos de éxito