Papelmatic es una empresa del sector de la higiene para colectividades que desde hace años utiliza el software de gestión empresarial Fenix ERP desarrollado por Abast Solutions. Tenía la necesidad de mejorar y automatizar algunos de sus procesos comerciales y de marketing, para lo que escogió la solución Microsoft Dynamics CRM que cubría todas estas necesidades y se integra perfectamente con la última versión de Fenix ERP. Gracias a MS Dynamics CRM, Papelmatic dispone ahora de una mejor visión de sus clientes y tiene las herramientas necesarias para realizar un mejor seguimiento y prestar un servicio más ágil y eficiente.
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Situación inicial
Con más de 40 años de actividad, Papelmatic es una empresa de ámbito nacional que se ha especializado en soluciones integrales de higiene para entornos profesionales y que hoy día continúa en proceso de expansión.
En el año 2000 se convirtieron en usuarios de Fenix ERP, el sistema integral de gestión empresarial desarrollado por Abast Solutions, y en el 2010 volvieron a confiar en Abast Grup para abordar un proyecto de renovación tecnológica e intentar, gracias a la automatización de procesos, mejorar la atención comercial y la gestión de la relación con sus clientes en general.
Un estudio de sus necesidades detectó que los principales puntos a mejorar eran:
- La necesidad de consolidar los datos del cliente. Hasta entonces los departamentos comercial y de marketing habían trabajado siempre con distintas bases de datos y disponían de diferente información en relación a los mismos clientes.
- Sus procesos de venta eran demasiado largos, se quería minimizar el tiempo que transcurre entre el primer contacto con un cliente hasta la presentación de una propuesta comercial para mejorar así su competitividad.
- Se vio también que no se hacía ningún tipo de seguimiento sobre los clientes de compra automática, a los que por ejemplo podía ser interesante ofrecer otros de sus productos a través de estrategias de tipo upselling o cross selling.
MS Dynamics CRM y Fenix ERP 2
La solución propuesta por Abast Solutions y adoptada finalmente por Papelmatic se basa en la integración de Microsoft Dynamics CRM con Fenix ERP 2. La nueva versión de este ERP, además de contemplar una mejora de los aspectos gráficos y de su manejabilidad, incorpora un gran número de nuevas funcionalidades. Realiza la sincronización automática de las bases de datos de ambos sistemas de modo que los usuarios los ven como un único repositorio en el que la información del cliente está consolidada.
Las ventajas que Microsoft Dynamics CRM ha aportado a los departamentos de marketing y ventas de Papelmatic son:
- Facilidad de creación de nuevas campañas de marketing. MS Dynamics CRM permite segmentar los clientes (prospectos, potenciales y existentes) y transformar de manera rápida las campañas de éxito en plantillas para poderlas reutilizar fácilmente en el futuro.
- Posibilidad de realizar un seguimiento continuado de los clientes de venta repetitiva. Permite crear una vista de las preferencias de los clientes, sus relaciones y el historial de actividades para entenderlos mejor y cubrir sus necesidades.
- Concepto de único repositorio de datos. Ahora pueden definir flujos de negocio de acceso a los datos y se evita el solapamiento o las discrepancias entre la información de los sistemas.
- Potencia el seguimiento de las acciones comerciales realizadas por la fuerza de ventas mediante informes flexibles. Las herramientas de gestión comercial de MS Dynamics CRM permiten hacer una estimación de las ventas previstas (forecast) calcular la actividad y el rendimiento del negocio, realizar un seguimiento del éxito de ventas y el servicio, así como más facilidad para identificar tendencias, problemas y oportunidades
- Agiliza el envío de las propuestas comerciales a los clientes. Gracias a las diferentes funcionalidades que ofrece esta solución y a la unificación de las bases de datos con la información relativa a cada cliente (operaciones realizadas, preferencias de productos/servicios, personas de contacto a quien dirigirse para posibles promociones, etc.), el cliente se siente atendido de manera inmediata, continua y personalizada.
La implantación y puesta en marcha de Microsoft Dynamics CRM y de la nueva versión de Fenix ERP 2 se realizó en un plazo de sólo 8 semanas.
Renovación de la infraestructura IT
Paralelamente al proyecto de integración de aplicaciones de negocio llevado a cabo por Abast Solutions, Abast Systems llevo a cabo para Papelmatic el de actualización de su infraestructura IT.
La realización de estos proyectos de forma conjunta es una muestra de la vocación y capacidad que tiene Abast Grup como proveedor global TI, ya que desde sus diferentes unidades de negocio puede ofrecer a sus clientes los servicios y soluciones IT que necesitan.
Dicho proyecto consistió en la venta, instalación, configuración y puesta en marcha de un servidor HP Proliant ML350 con Windows Small Business Server, una unidad de backup HP Ultrium y la renovación del parque de PCs con ordenadores HP Compaq 8000 Elite USDT Business (modelo ultraslim con monitores de 19”) con Windows 7 y MS Office.
Sobre Papelmatic
Papelmatic fue hace 40 años precursores del concepto de productos de higiene de un “un solo uso” y pionero en España de los sistemas de secado de manos con celulosa, siendo el toallero automático todavía uno de sus producto estrella.
Fabricantes de productos de celulosa y distribuidores de productos higiénico-sanitarios para entornos profesionales, Papelmatic dispone de unas modernas instalaciones con más de 3500 m2 y cuenta con estructura propia en las principales plazas del país. Su objetivo es favorecer una buena higiene en cualquier entorno laboral y para ello cuentan con soluciones para todo tipo de necesidades de higiene, protección, desinfección personal y limpiezas técnicas o generales.
Más información en www.papelmatic.com
