El objetivo de este proceso es que el sistema, partiendo de la información que dispone, indicará si a partir de unas necesidades de producción existirá el material necesario y en la fecha que se precise, generando, si hiciera falta, las propuestas de compra pertinentes para satisfacer, en la fecha indicada, la necesidad de producción. Así como una sugerencia de las órdenes de trabajo a ejecutar atendiendo a las fechas de entrega previstas, a la capacidad de la planta y a la carga de trabajo en curso.
El cálculo de MRP puede atender a unas carteras de pedidos concretas, a un histórico de ventas, a un plan de producción predefinido, a unos stocks mínimos, etc.
Las condiciones que puede contemplar el cálculo del MRP son las siguientes:
- Ventas: El horizonte en las entregas de los pedidos, las carteras de pedido y el estado de los pedidos.
- Compras: Los pedidos en curso, los días de servicio, horizonte de pedidos, las cantidades mínimas del proveedor y los porcentajes de compromiso de compra por proveedor.
- Producción: Órdenes de trabajo y sus requerimientos de materia prima en curso y el horizonte de las órdenes.
- Almacén: El stock actual de productos.
- MRP: Margen despreciable en días de servicio y en cantidades de compra y órdenes de trabajo.
A partir de una serie de necesidades, generalmente unos pedidos de ventas o un stock mínimo, el sistema sugiere una sucesión de órdenes de trabajo y unas compras a realizar. La secuencia de cálculo del MRP se realiza en tres pasos. El primero, recalculando las estructuras de los componentes y si fuese necesario, modificándolas. El siguiente paso es el cálculo de necesidades, habitualmente por demanda comercial, pero también pueden ser periódicas, por fechas relacionadas con su última producción o por cantidades relacionadas con su stock actual. Una vez obtenidos los requisitos de partida, se realiza el último paso, obteniendo una explosión de necesidades. En esta confección de necesidades se conseguirá saber qué órdenes de trabajo se han de generar y en qué fechas se han de iniciar. También qué solicitudes de compra se han de tramitar y más importante aún, cuándo se han de gestionar. Dentro de cada una de las fases de este proceso, existe un control exhaustivo de los tiempos, como cuánto tiempo tarda el proveedor en servir los materiales solicitados, el tiempo de servicio de los transportes, el tiempo de preparación de las máquinas y operaciones, etc.
Todo este control posee como objetivo final disponer el material necesario en la fecha solicitada, para no tener el material producido en stock más tiempo del necesario, evitando costes absurdos por almacenamiento.