FENIX – Área Comercial

El área Comercial permite efectuar un seguimiento detallado de todo el circuito de la venta, abarcando desde las primeras visitas realizadas por la fuerza comercial hasta la contabilización automática de las facturas de los clientes.

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Ventas

Gestión de preventas

Calendarios. Con la gestión de calendarios cada cliente puede disponer de un calendario laboral, con sus fiestas locales, para evitar retornos de productos en las expediciones.
Control de visitas. El módulo de la gestión de visitas a cliente o clientes potenciales (integrado con CRM Dynamics, posibilidad de integrar con otros productos).
Definición y aprobación de presupuestos (ofertas). La oferta es previa al pedido en firme. Además de la información que habitualmente se utiliza en un pedido, se puede incluir datos como el técnico, la persona de contacto, origen, etc. Para un mejor control y seguimiento de las ofertas se pueden agrupar por tipos para su posterior análisis, pudiéndose establecer un control jerárquico de aprobación. Los presupuestos se pueden dirigir tanto a clientes habituales como a clientes potenciales.
En el caso de que una de estas ofertas se acepte, mediante la aprobación de ofertas pasará automáticamente a convertirse en un pedido en firme, traspasándose toda la información de la oferta al pedido. Si el cliente de la oferta fuera potencial se dará automáticamente de alta en la ficha maestra.

Gestión de precios

Definición y control de promociones. Tanto la entrada de ofertas como la entrada de pedidos tendrán en cuenta siempre las promociones en curso. Pueden haber tantas promociones como se necesiten, pueden ser específicas para un cliente o tipo de cliente, o general para todos los clientes, y afectar a uno o varios productos, familia, etc.
Definición de precios. La entrada de pedidos y albaranes calcula el precio y los descuentos asociados en el momento de entrar cada línea, atendiendo a unas prioridades preestablecidas. Para obtener por defecto el precio de venta de un producto, se tienen en cuenta los siguientes pasos:

  • Comprueba que no haya ninguna oferta específica para ese cliente, producto o familia.
  • De ser así, verifica que no exista ninguna promoción en curso para esa fecha, cliente, tipo de cliente, familia, producto o por cantidad de unidades demandadas.
  • Si no hay promoción, buscará si el cliente tiene algún precio especial para ese artículo.
  • A continuación aplicará el precio de la tarifa del cliente en el caso de que éste tenga alguna asignada.
  • Finalmente, si no cumple ninguna de las condiciones anteriores, asumirá el precio estándar de la ficha del producto.
Gestión de pedidos

Tratamiento de pedidos. Los pedidos se pueden generar  manualmente, o como consecuencia de la aprobación de una oferta. En ambos casos muestra inicialmente toda una serie de datos ya introducidos desde otros procesos (datos de clientes, promociones, formas de pago, etc.) evitando de esta forma su introducción. También informa si hay alguna incidencia vigente con este cliente. Al generar las líneas, los precios aparecen de forma inmediata, siguiendo la gestión con productos de regalo asociadas se generan las líneas sin cargo de forma automática. Los pedidos pueden ser tanto abiertos como cerrados. Los pedidos abiertos están pensados para acuerdos contractuales que se hayan negociado con los clientes en el tiempo, de forma que las entregas de material se realizarán atendiendo a los acuerdos suscritos. En los pedidos cerrados, las entregas se efectuarán atendiendo a una fecha establecida conjuntamente con el cliente.
Para una mejor organización, los pedidos se distribuyen por carteras de venta (retenidos, urgentes, etc.), con características definidas (facturables, disponibles, expedibles, control riesgo, etc.), lo que va a permitir clasificar los pedidos según su situación.
Los pedidos se pueden hacer contra productos de almacén o también pedidos de servicios (instalaciones, cursos de formación, consultoría, limpieza, etc.).
Al pedido se le puede asociar un documento ofimático (Word, Excel, imagen, etc.) que tenga relación con el mismo, como condiciones especiales de entrega, características del producto, etc. Otras funcionalidades asociadas a los pedidos son la eliminación automática de los restos, agrupación y duplicación de pedidos, etc.
Control de riesgos. En el caso de exceder el límite de crédito, el pedido pasa a una cartera de retenidos para su posterior estudio, también se pueden bloquear los pedidos por otras causas: baja del cliente, inactividad temporal del cliente, etc.
Gestión de reservas. Las reservas pueden ser automáticas o manuales. En el primer caso el sistema reservará automáticamente los productos atendiendo a unos algoritmos predefinidos (FIFO, lotes más próximos a caducar, ubicación más cercana, etc.), pudiéndose modificar posteriormente. En las reservas manuales es el usuario quien decide de qué ubicación y lote se va a reservar. En todos los casos el sistema muestra solo aquellas ubicaciones accesibles por usuario, ocultando el resto.
Gestión de pedidos. El sistema proporcionará las consultas y listados necesarios para el control y seguimiento de los pedidos.

Gestión de expediciones

Control de expediciones. La generación de albaranes puede realizarse de forma automática o manual. La expedición automática se nutre de las carteras de pedidos reservados, teniendo en cuenta, por defecto, todos los criterios de expedición del cliente (agrupación de pedidos en un albarán siempre y cuando las condiciones de cada pedido sean las mismas, cada pedido un albarán, entregas parciales o completas de un pedido, etc.). En cuanto a los albaranes manuales, permite diferenciar si son albaranes o si son devoluciones, si se desea que rebajen o no stock en el almacén (servicios), asignarle el origen de venta (telefónico, mostrador, fax, internet, etc.), agregar un documento ofimático, asociarlo a una dirección de internet, etc.
Control de transporte. En el momento de efectuar la expedición tiene en cuenta los días de entrega por parte del transportista, el calendario del cliente, la agencia de transportes que interviene con los costes asociados del envío, etc. Se controlarán además los pesos totales brutos y netos del albarán, confeccionando así el packing list real según las capacidades de los transportes que intervienen. Cuando las expediciones parten de pedidos abiertos, el sistema EDI maneja el AVIEXP como método de aviso de las mismas por parte del cliente. Todo el proceso de expedición se integra con el módulo logístico, al generar de forma automática los movimientos de entrada y de salida de almacén asociados a los tipos de movimientos. Seguimiento de las expediciones. El sistema proporciona las consultas y listados necesarios para el control y seguimiento de las expediciones.

Gestión de facturación

Entrada de facturas. La confección de facturas de los clientes se realiza por dos métodos diferentes. El primero es partir de una entrada manual, donde se van seleccionando e incluyendo uno a uno los albaranes o devoluciones en la factura. El segundo es partir de un proceso de facturación automática, el cual genera las facturas según las condiciones existentes en los albaranes, (creando una factura por albarán, o agrupando los albaranes similares, o agrupando albaranes y devoluciones, etc.), solicitando una confirmación posterior para validarlas.
Entrada de facturas contable de ventas. Entrada manual de facturas ajenas al circuito comercial (ej: facturas por los servicios realizados por un asesor financiero) pero que se quieren incorporar al sistema. Estas facturas contienen información puramente contable (Cuentas contables, proyecto contable, desglose analítico, pagos a cartera, IVA, IRPF, etc.).

Control de facturación

Antes de confirmar la factura, ésta es previsualizada. La edición permite ver los datos globales de las facturas (importes, monedas, portes, etc.) y ayuda a repasar de forma general los totales. Una vez confirmadas las facturas, desde la entrada se pueden revisar o realizar cualquier cambio sobre la factura (añadir o quitar productos en albaranes, añadir o quitar albaranes enteros, cambiar cualquier información del cliente). El sistema, después de cada cambio va a modificar los ficheros implicados para que queden con la información correcta. Incluso, una vez contabilizado, si es necesario, es posible deshacer el asiento y volver a la entrada para rectificar la factura.
Punto Verde. La generación de facturas puede contemplar el cálculo del Punto Verde, en relación con todos los artículos que tengan asignado un importe unitario del mismo.
Contabilización e imputación a cartera de cobros/pagos. La contabilización de las facturas genera asientos contables generales en las tres monedas, movimientos de cuentas corrientes a clientes, diario de IVA repercutido y efectos en la cartera de cobros. Si los albaranes que se generaron con movimientos en mostrador (cajas de mostrador), se imputarán por nuestra gestión de contados para el cuadre y arqueo de las cajas.
Control de exportaciones e intrastat. Control y seguimiento de las diferentes partidas arancelarias por país y cliente para su posterior control aduanero. La definición de los códigos y lugares incotermos están registrados para la posterior confección de la documentación de intrastat.

Sistema de riesgos

La empresa decide un riesgo máximo de ventas para cada cliente. Durante el proceso comercial, el riesgo se organiza en las diferentes fases (Pedidos, Albaranes, facturación y contabilidad). A medida que avanza el circuito comercial, el riesgo se traspasa de una fase a otra, para marcar en que etapa está y detectar rápidamente algún punto crítico.

Análisis de las ventas

Imputación de objetivos y logros. Definición de los objetivos a alcanzar por la empresa a nivel de cliente, representante y artículo para un periodo comercial. La imputación tiene en cuenta si las ventas son con cargo o sin cargo, las devoluciones realizadas, las unidades e importes vendidos, obteniendo de esta manera la rentabilidad neta (margen) de un cliente, representante y artículo.
Imputación de rappels. Definición de los porcentajes de rappel según los escalados de facturación establecidos para cada cliente. A partir de la facturación calcula los importes correspondientes para cada cliente, para su posterior liquidación.
Imputación de comisiones. Sistema abierto de tipos de comisiones pudiéndose establecer incentivos globales, por familias de producto, producto, escalado por importes, sobre importes facturados o por el margen obtenido en la venta. Imputación automática de comisiones a los representantes, dependientes y sus responsables, permitiendo su mantenimiento manual para entrega de anticipos o premios procediendo posteriormente a la liquidación y contabilización.
Imputación de estadísticas de explotación de ventas. Agrupación de la información en estructuras intermedias para su posterior explotación por parte de los usuarios, obteniendo, además de un amplio abanico de estadísticas, un corto periodo de ejecución de las mismas. Las consultas y listados proporcionan información sobre todas las estructuras implicadas en el proceso mercantil (Periodos, Clientes, Artículos, familias, representantes, dependientes, características de los documentos, etc.). El sistema permite multitud de agrupaciones y clasificaciones por cada uno de los conceptos, pudiendo analizar las ventas por unidades e importes, los costes, las rentabilidades, etc.

Servicio de atención al cliente (SAC)

Servicio al cliente. Con el fin de poder dar a los clientes un servicio inmediato de respuesta a las cuestiones que plantean, se ha dotado al sistema de un módulo por el que podrá “navegar” desde una misma pantalla por toda la información que se dispone del cliente. La búsqueda del cliente se podrá efectuar por un amplio abanico de parámetros (nombre, código, dirección, código postal, población, etc.). Además esta búsqueda es estricta o aproximada (cliente cuyo nombre empiece por “e” o que la contenga). Una vez encontrado y seleccionado un cliente, se dispone de múltiples carpetas que contienen toda la información del cliente (datos generales, pedidos, albaranes, facturas, cartera, estadísticas, precios, condiciones especiales, riesgos detallados, etc.) facilitando y agilizando la toma de decisiones sobre nuestra relación mercantil. Además una vez seleccionado el cliente, se accede directamente a la entrada de pedidos y expediciones, centralizando el inicio del circuito comercial en un solo proceso. Así mismo también se accede a la información de los stocks de los artículos de los almacenes y al mantenimiento de clientes pero solo a nivel de consulta.
Seguimiento de riesgos. Es conveniente entrar los pedidos o albaranes desde este módulo, ya que, se podrá detectar inmediatamente si existe alguna irregularidad con el cliente. Un semáforo, previamente parametrizado, indica su estado (excedido el riesgo, impagados, irregularidades en pagos, etc.). Si tras esta visualización rápida se precisa profundizar en alguno de los puntos especificados, basta con posicionarse sobre él para examinar con más detalle la situación. La pantalla que permite ver la situación de los cobros se puede parametrizar para un mejor análisis de la situación crediticia del cliente. El riesgo se actualiza automáticamente en la gestión de ventas.

Gestión de crédito y caución. (CyC)

Historia de las ampliaciones/reducciones del riesgo concedido al cliente. Mantenimiento automático del riesgo concedido actual por crédito y caución y el riesgo comercial en la ficha del cliente.
Gestión de prórrogas. Generar la prórroga automáticamente, control de su comunicación a crédito y caución mediante una consulta/listado en formato CyC. Control de las prórrogas una vez resueltas y su comunicación a crédito y caución.
Gestión de impagados. Control de los documentos en estado pendiente que hayan vencido en el margen de días indicado por el usuario y con un importe mínimo. Se puede realizar una consulta de los impagados que se hayan comunicado o no a crédito y caución. Control de los impagados ya resueltos.
Reestudio de clasificaciones. Control de los reestudios para las clasificaciones de los clientes, controlando la facturación del cliente del año actual y anterior.
Generación del listado de declaración de las ventas.
Generación de las ventas y el riesgo concedido por crédito y caución anual.
Cambio de clasificación para facturas de contado.

Otras Funcionalidades
  • Gestión y control de los riesgos de sus clientes para asegurar y garantizar las ventas, sin tener un cuenta la moneda con la que trabaja cada cliente.
  • Gestión de la información para ampliar o reducir el riesgo comercial asignable cada cliente.
  • Gestión de prórrogas de cartera sin importar la moneda de los documentos.
  • Gestión de los impagados.
  • Completa coordinación e integración con los módulos de cartera y de ventas.