FENIX – Àrea Comercial
Àrea Comercial / Gestió de Vendes
Gestió de prevendes
Calendaris.
Amb la gestió de calendaris cada client pot disposar d’un calendari laboral, amb les seves festes locals, per evitar retorns de productes en les expedicions.
Control de visites.
El mòdul de la gestió de visites a client o clients potencials (integrat amb CRM Dynamics, possibilitat d’integrar amb altres productes).
Definició i aprovació de pressupostos (ofertes).
L’oferta és prèvia a la comanda en ferm. A més de la informació que habitualment s’utilitza en una comanda, es poden incloure dades com el tècnic, la persona de contacte, origen, etc. Per a un millor control i seguiment de les ofertes es poden agrupar per tipus pel seu posterior anàlisi, podent establir un control jeràrquic d’aprovació. Els pressupostos es poden dirigir tant a clients habituals com a clients potencials.
En el cas que una d’aquestes ofertes s’accepti, mitjançant l’aprovació d’ofertes passarà automàticament a convertir-se en una comanda en ferm, traspassant tota la informació de l’oferta a la comanda. Si el client de l’oferta fora potencial es donarà automàticament d’alta a la fitxa mestra.
Gestió de preus
Definició i control de promocions.
Tant l’entrada d’ofertes com l’entrada de comandes tindran en compte sempre les promocions en curs. Poden haver-hi tantes promocions com es necessitin, poden ser específiques per a un client o tipus de client, o general per a tots els clients, i afectar a un o diversos productes, família, etc.
Definició de preus.
L’entrada de comandes i albarans calcula el preu i els descomptes associats en el moment d’entrar cada línia, atenent unes prioritats preestablertes. Per obtenir per defecte el preu de venda d’un producte, es tenen en compte els següents passos:
- Comprova que no hi hagi cap oferta específica per a aquest client, producte o família.
- Si és així, verifica que no hi hagi cap promoció en curs per a aquesta data, client, tipus de client, família, producte o per quantitat d’unitats demandades.
- Si no hi ha promoció, buscarà si el client té algun preu especial per a aquest article.
- A continuació s’aplicarà el preu de la tarifa del client en el cas que aquest tingui alguna assignada.
- Finalment, si no compleix cap de les condicions anteriors, assumirà el preu estàndard de la fitxa del producte.
Gestió de comandes
Tractament de comandes.
Les comandes es poden generar manualment, o com a conseqüència de l’aprovació d’una oferta. En ambdós casos mostra inicialment tot un seguit de dades ja introduïdes des d’altres processos (dades de clients, promocions, formes de pagament, etc.) evitant d’aquesta manera la seva introducció. També informa si hi ha alguna incidència vigent amb aquest client. En generar les línies, els preus apareixen de forma immediata, seguint la gestió amb productes de regal associades es generen les línies sense càrrec de forma automàtica. Les comandes poden ser tant obertes com tancades. Les comandes obertes estan pensades per a acords contractuals que s’hagin negociat amb els clients en el temps, de manera que els lliuraments de material es realitzaran atenent els acords subscrits. En les comandes tancades, els lliuraments s’efectuaran atenent a una data establerta conjuntament amb el client.
Per a una millor organització, les comandes es distribueixen per carteres de venda (retinguts, urgents, etc.), amb característiques definides (facturables, disponibles, expedibles, control de risc, etc.), el que permetrà classificar les comandes segons la seva situació.
Les comandes es poden fer contra productes de magatzem o també comandes de serveis (instal·lacions, cursos de formació, consultoria, neteja, etc.).
A la comanda se li pot associar un document ofimàtic (Word, Excel, imatge, etc.) que tingui relació amb el mateix, com a condicions especials de lliurament, característiques del producte, etc. Altres funcionalitats associades a les comandes són l’eliminació automàtica de les restes, agrupació i duplicació de comandes, etc.
Control de riscos.
En el cas d’excedir el límit de crèdit, la comanda passa a una cartera de retinguts per al seu posterior estudi, també es poden bloquejar les comandes per altres causes: baixa del client, inactivitat temporal del client, etc.
Gestió de reserves.
Les reserves poden ser automàtiques o manuals. En el primer cas el sistema reservarà automàticament els productes atenent a uns algoritmes predefinits (FIFO, lots més propers a caducar, ubicació més propera, etc.), podent-se modificar posteriorment. En les reserves manuals és l’usuari qui decideix de quina ubicació i lot es reservarà. En tots els casos el sistema mostra només aquelles ubicacions accessibles per usuari, ocultant la resta.
Gestió de comandes.
El sistema proporcionarà les consultes i llistats necessaris per al control i seguiment de les comandes.
Gestió d’expedicions
Control d’expedicions.
La generació d’albarans es pot fer de manera automàtica o manual. L’expedició automàtica es nodreix de les carteres de comandes reservades, tenint en compte, per defecte, tots els criteris d’expedició del client (agrupació de comandes en un albarà sempre que les condicions de cada comanda siguin les mateixes, cada comanda amb un albarà, lliuraments parcials o complets d’una comanda, etc.). En quant als albarans manuals, permet diferenciar si són albarans o si són devolucions, si es desitja que rebaixin o no estoc al magatzem (serveis), assignar l’origen de venda (telefònic, taulell, fax, internet, etc.), afegir un document ofimàtic, associar-lo a una adreça d’internet, etc.
Control de transport.
En el moment d’efectuar l’expedició té en compte els dies de lliurament per part del transportista, el calendari del client, l’agència de transports que intervé amb els costos associats de l’enviament, etc. Es controlaran a més els pesos totals bruts i nets de l’albarà, confeccionant així el packing list real segons les capacitats dels transports que hi intervenen. Quan les expedicions parteixen de comandes obertes, el sistema EDI utilitza el AVIEXP com a mètode d’avís de les mateixes per part del client. Tot el procés d’expedició s’integra amb el mòdul logístic, en generar de forma automàtica els moviments d’entrada i de sortida de magatzem associats als tipus de moviments.
Seguiment de les expedicions.
El sistema proporciona les consultes i llistats necessaris per al control i seguiment de les expedicions.
Gestió de facturació
Entrada de factures.
La confecció de factures dels clients es realitza per dos mètodes diferents. El primer és partir d’una entrada manual, on es van seleccionant i incloent un a un els albarans o devolucions en la factura. El segon és partir d’un procés de facturació automàtica, el qual genera les factures segons les condicions existents en els albarans, (creant una factura per albarà, o agrupant els albarans similars, o agrupant albarans i devolucions, etc.), sol·licitant una confirmació posterior per validar-les.
Entrada de factures comptables de vendes.
Entrada manual de factures alienes al circuit comercial (ex: factures pels serveis realitzats per un assessor financer) però que es volen incorporar al sistema. Aquestes factures contenen informació purament comptable (Comptes comptables, projecte comptable, desglossament analític, pagaments a cartera, IVA, IRPF, etc.).
Control de facturació
Abans de confirmar la factura, aquesta és previsualitzada.
L’edició permet veure les dades globals de les factures (imports, monedes, ports, etc.) i ajuda a repassar de forma general els totals. Un cop confirmades les factures, des de l’entrada es poden revisar o realitzar qualsevol canvi sobre la factura (afegir o treure productes en albarans, afegir o treure albarans sencers, canviar qualsevol informació del client). El sistema, després de cada canvi va a modificar els fitxers implicats perquè quedin amb la informació correcta. Fins i tot, un cop comptabilitzat, si és necessari, és possible desfer l’assentament i tornar a l’entrada per rectificar la factura.
Punt Verd.
La generació de factures pot contemplar el càlcul del Punt Verd, en relació amb tots els articles que tinguin assignat un import unitari.
Comptabilització i imputació a la cartera de cobraments / pagaments.
La comptabilització de les factures genera assentaments comptables generals en les tres monedes, moviments de comptes corrents a clients, diari d’IVA repercutit i efectes en la cartera de cobraments. Si els albarans que es van generar amb moviments en mostrador (caixes de mostrador), s’imputen per la nostra gestió de comptats per al quadrament i arqueig de les caixes.
Control d’exportacions i intrastat.
Control i seguiment de les diferents partides aranzelàries per país i client per al seu posterior control duaner. La definició dels codis i llocs incoterms estan registrats per a la posterior confecció de la documentació de intrastat.
Sistema de riscos
L’empresa decideix un risc màxim de vendes per a cada client.
Durant el procés comercial, el risc s’organitza en les diferents fases (Comandes, Albarans, facturació i comptabilitat). A mesura que avança el circuit comercial, el risc es traspassa d’una fase a una altra, per marcar en quina etapa s’està i detectar ràpidament algun punt crític.
Anàlisi de les vendes
Imputació d’objectius i èxits.
Definició dels objectius a assolir per l’empresa a nivell de client, representant i article per a un període comercial. La imputació té en compte si les vendes són amb càrrec o sense càrrec, les devolucions realitzades, les unitats i imports venuts, obtenint d’aquesta manera la rendibilitat neta (marge) d’un client, representant i article.
Imputació de rappels.
Definició dels percentatges de rappel segons els escalats de facturació establerts per a cada client. A partir de la facturació calcula els imports corresponents per a cada client, per a la seva posterior liquidació.
Imputació de comissions.
Sistema obert de tipus de comissions, podent establir incentius globals, per famílies de producte, producte, escalat per imports, sobre imports facturats o pel marge obtingut en la venda. Imputació automàtica de comissions als representants, dependents i els seus responsables, permetent el seu manteniment manual per a entrega de bestretes o premis procedint posteriorment a la liquidació i comptabilització.
Imputació d’estadístiques d’explotació de vendes.
Agrupació de la informació en estructures intermèdies per a la posterior explotació per part dels usuaris, obtenint, a més d’un ampli ventall d’estadístiques, un curt període d’execució de les mateixes. Les consultes i llistats proporcionen informació sobre totes les estructures implicades en el procés mercantil (Períodes, Clients, Articles, famílies, representants, dependents, característiques dels documents, etc.). El sistema permet multitud d’agrupacions i classificacions per cada un dels conceptes, podent analitzar les vendes per unitats i imports, els costos, les rendibilitats, etc.
Servei d’atenció al client (SAC)
Servei al client.
Per tal de poder donar als clients un servei immediat de resposta a les qüestions que plantegen, s’ha dotat al sistema d’un mòdul pel qual podrà “navegar” des d’una mateixa pantalla per tota la informació que es disposa del client. La recerca del client es podrà efectuar per un ampli ventall de paràmetres (nom, codi, adreça, codi postal, població, etc.). A més aquesta recerca és estricta o aproximada (client el nom del qual comenci per “i” o que la contingui). Un cop trobat i seleccionat un client, es disposa de múltiples carpetes que contenen tota la informació del client (dades generals, comandes, albarans, factures, cartera, estadístiques, preus, condicions especials, riscos detallats, etc.) facilitant i agilitzant la presa de decisions sobre la nostra relació mercantil. A més un cop seleccionat el client, s’accedeix directament a l’entrada de comandes i expedicions, centralitzant l’inici del circuit comercial en un sol procés. Així mateix també s’accedeix a la informació dels estocs dels articles dels magatzems i al manteniment de clients però només a nivell de consulta.
Gestió de crèdit i caució. (CiC)
Seguiment de riscos.
És convenient entrar les comandes o albarans des d’aquest mòdul, ja que, es podrà detectar immediatament si hi ha alguna irregularitat amb el client. Un semàfor, prèviament parametritzat, indica el seu estat (excedit el risc, impagats, irregularitats en pagaments, etc.). Si després d’aquesta visualització ràpida es precisa aprofundir en algun dels punts especificats, només cal posicionar-se sobre ell per examinar amb més detall la situació. La pantalla que permet veure la situació dels cobraments es pot parametritzar per a un millor anàlisi de la situació creditícia del client. El risc s’actualitza automàticament en la gestió de vendes.
Història de les ampliacions / reduccions del risc concedit al client.
Manteniment automàtic del risc concedit actual per crèdit i caució i el risc comercial a la fitxa del client.
Gestió de pròrrogues.
Generar la pròrroga automàticament, control de la seva comunicació a crèdit i caució mitjançant una consulta / llistat en format CiC. Control de les pròrrogues un cop resoltes i la seva comunicació a crèdit i caució.
Gestió d’impagats.
ontrol dels documents en estat pendent que hagin vençut en el marge de dies indicat per l’usuari i amb un import mínim. Es pot realitzar una consulta dels impagats que s’hagin comunicat o no a crèdit i caució. Control dels impagats ja resolts.
Reestudi de classificacions.
Control dels reestudios per a les classificacions dels clients, controlant la facturació del client de l’any actual i anterior.
Generació del llistat de declaració de les vendes.
Generació de les vendes i el risc concedit per crèdit i caució anual.
Canvi de classificació per factures de comptat.
Altres Funcionalitats
Gestió i control dels riscos dels seus clients
per assegurar i garantir les vendes, sense tenir un compte la moneda amb la qual treballa cada client.
Gestió de la informació per ampliar o reduir el risc comercial
asignable a cada client.
Gestió de pròrrogues de cartera sense importar la moneda dels documents.
Completa coordinació i integració amb els mòduls de cartera i de vendes.
