Per Jordi Magaña,
Business Manager SGE
En aquest article, compartim la nostra visió sobre com una estratègia adequada de governança documental, recolzada en les capacitats de Microsoft 365 i SharePoint, pot ajudar a resoldre problemes comuns relacionats amb el descontrol informatiu, el compliment normatiu i la productivitat a l’entorn digital.
Per què és important la governança documental?
És habitual treballar amb documents digitals, però molt poques empreses ho fan seguint una estratègia estructurada. Això pot generar situacions com les següents:
- Pèrdua de control sobre la informació.
- Dificultats per compartir documents de manera segura.
- Espais d’emmagatzematge saturats.
- Manca de polítiques clares d’accés i permisos.
- Riscos davant d’auditories o incompliments normatius.
Des de la nostra experiència en projectes de gestió documental, hem comprovat que la governança documental és un factor clau per garantir la seguretat, el control i l’eficiència en la gestió de la informació corporativa.
A més, implica definir un conjunt de pràctiques que abasten tot el cicle de vida del document: des de la creació fins al fitxer o eliminació. Aquestes pràctiques han d’assegurar la seguretat i confidencialitat de la informació, facilitar l’accés i la col·laboració entre equips, garantir el compliment de normatives legals i sectorials i preservar la integritat i la traçabilitat de les dades al llarg del temps.
SharePoint: molt més que un gestor documental
Una de les plataformes més completes per posar en pràctica aquestes estratègies és SharePoint Online, dins de l’ecosistema de Microsoft 365. Entre les seves capacitats més destacades hi ha:
- Crear llocs col·laboratius per a equips, departaments o projectes.
- Organitzar documents mitjançant biblioteques, metadades i permisos personalitzats.
- Automatitzar processos i fluxos de treball amb Power Automate.
- Integració nativa amb eines com Teams i OneDrive.
El que és important no és només l’eina, sinó adoptar una nova manera de treballar més estructurada, col·laborativa i segura.
Com abordar un projecte de governança documental
Des d’Abast, proposem un enfocament progressiu i adaptat al context de cada organització:
- Inventari de dades: identificar quina informació hi ha i on es troba.
- Disseny tècnic: estructurar els llocs, les biblioteques, els permisos i les automatitzacions.
- Pla d’acció: definir un full de ruta realista segons el grau de maduresa digital.
- Implementació i migració: traslladar la informació a SharePoint de forma organitzada.
- Revisió i millora continua: ajustar el model segons els aprenentatges del dia a dia.
Aquest enfocament ens ha permès acompanyar amb èxit organitzacions de sectors molt diversos, optimitzant-ne la gestió documental i millorant-ne l’eficiència interna.
Casos reals: un repte transversal a tots els sectors
La necessitat d’una bona governança documental afecta igualment sectors com el sanitari, financer, educatiu, jurídic o del transport. Tot i que cadascú té les seves particularitats, tots comparteixen un desafiament comú: gestionar grans volums d’informació sensible amb garanties de seguretat, traçabilitat i eficiència.
A Abast hem treballat en projectes d’aquest tipus per a organitzacions públiques i privades, adaptant sempre les nostres solucions a les particularitats de cada entorn sectorial i normatiu.
Et planteges millorar la gestió documental a la teva organització?
Si t’has sentit identificat amb algun dels reptes descrits, potser és el moment de repensar com estàs gestionant la teva documentació. Una estratègia sòlida de governança documental pot marcar la diferència en l’agilitat, la seguretat i el compliment normatiu de la teva organització.
Si vols aprofundir més en aquest tema, pots contactar amb nosaltres a través del nostre formulari web o veure el webinar complet on explorem aquesta temàtica en detall i compartim exemples reals:
Veure webinar: Gobernança documental eficient i segura amb Microsoft 365