SCAN_VISIO eDocument Suite

Plataforma de Gestió Documental

ABAST ha desenvolupat SCAN_VISIO eDocument Suite, una solució avançada i completa per a la Gestió Electrònica de documents que li permet gesionar i classificar els seus documents de paper o ofimàtics en format i arxiu digital.

Permet aconseguir importants estalvis per la seva organització gràcies a l'automatització de processos de negoci en els que tradicionalment ha existit un flux important de documents en paper, com ara els associats a recepció de factures de proveïdors i emissió de factures a clients.

Objectius d’un projecte de gestió electrònica de documents:

  • Millorar els processos de negoci basats en la gestió dels documents
  • Disminueix els costos d’operació i d’arxiu en paper
  • Oferir als clients serveis de valor afegit per incrementar la seva fidelització
  • Facilitar als empleats eines per a la millora de costos en els processos corporatius
  • Oferir una imatge d’innovació permanent

Solució homologada per l’AEAT

SCAN_VISIO eDocument Suite és una solució homologada per l’AEAT amb núm de referència 14CF898883CB095F, d’acord amb el que disposa l’Ordre EHA/962/2007 com a software autoritzat per a la digitalització certificada.

img_scan_visio_1

Mòduls de la solució

SCAN_VISIO eCapture

Mòdul per digitalitzar i capturar documents, indexar-los i el seu arxiu digital a la seva corresponent àrea documental.

Permet digitalitzar documents i importar/arxivar altres arxius en qualsevol format (pdf, doc, xls, avi, mpg…).

Inclou l’opció de reconeixement automàtic de dades OCR i de codis de barres.
Compleix amb la norma de digitalització certificada segons l’Ordre EHA/962/2007, permetent el tractament de Factures que arriben en format electrònic com són les Factures en format PDF Signat i XML format Facturae.

img_scan_visio_modulos_1

SCAN_VISIO Check Facility

Sistema d’aprovació, verificació i revisió de documents i altres processos corporatius mitjançant Workflow de tasques, amb notificacions als usuaris mitjançant correu electrònic. Fluxos totalment parametritzables a les necessitats del Client.

Els diferents usuaris de negoci poden validar, verificar, retenir, rebutjar i aprovar els documents que siguin de la seva competència, quedant constància de les accions mitjançant un Audit Trail.

img_scan_visio_modulos_2

SCAN_VISIO Web Viewer

Repositori Documental (Gestor Documental) i de continguts multiformat, arxivant qualsevol informació digital (imatges, documents office, sms, cad, vídeo .) Utilitzant el navegador com interfície d’usuari.

Conté una avançada i potent recerca de documents per qualsevol índex identificat de l’arxiu. La Hite_List (o llista d’encerts) dels documents que compleixen el criteri de selecció anteriorment sol·licitat, amb memorització de cerca com “favoritsi criteris d’ordenació, i el resultat podent ser exportat a Pdf, Excel o Word.

img_scan_visio_modulos_3

SCAN_VISIO eFactura OUT

Aquest mòdul gestiona l’enviament dels documents sortints de l’empresa (Factures a clients, Comandes).

Converteix els documents originals a diferents formats, per exemple, PDF o XML, i arxiva les imatges un cop enviades al repositori web Viewer.
Incorpora signatura digital completa als documents que ho requereixin, per exemple Factures a Clients.

cuadro_emision_efactura

Gestió de Factures amb SCAN_VISIO eDocument Suite

eFactura IN
Gestió Electrònica Certificada de Factures de Proveïdors

img_scan_visio_e_factura_in

Passos

1. Captura i reconeixement de dades de la factura

Des del lloc de digitalització, la factura en paper es transforma en un document electrònic a través d’un simple clic. SCAN_VISIO eCapture és capaç a més de reconèixer de forma intel·ligent i automatitzada totes les dades de la factura mitjançant el “plug inOCR afegint al seu torn la signatura digital avançada del document (si així es requereix). També tracta i captura les dades de Factures rebudes ja en format electrònic com són Factures en PDF o XML format Facturae.

2. Indexació i arxiu electrònic

El document electrònic generat és arxivat perquè en el futur pugui ser consultat fàcilment a través de l’aplicació SCAN_VISIO web Viewer. Des del propi ERP del client es pot accedir a les imatges d’aquestes factures utilitzant connectors Apiweb.

 3. Workflow de verificació i aprovació de la factura

Al document Factura se li afegeix durant el procés d’aprovació informació de les dades relacionades a l’expedient, com albarans i dades comptables, etc. SCAN_VISIO CHECK FACILITY permet gestionar el flux de verificació i aprovació de la factura de forma totalment electrònica a partir d’uns criteris preestablerts i parametritzables.

4. Comptabilització en l’ERP

Un cop realitzat tot el procés de verificació i aprovació es traspassen les dades comptables a l’àrea financera de l’ERP o Sistema Financer del Client.

Les Factures de Proveïdors són rebudes per diferents mitjans (paper, email, PDF, XML, Facturae ) SCAN_VISIO eFactura resol des de la digitalització, l’extracció de dades del document, el workflow d’aprovació, la integració amb el Sistema Financer del Client i l’arxiu digital de les mateixes segons l’ordre EHA/962/2007.

eFactura OUT
Emissió de Factura Electrònica a Clients

cuadro_emision_efactura

Passos

1. Captura de documents

SCAN_VISIO eFactura OUT captura automàticament les dades de les Factures generades des del ERP incorporant la signatura electrònica completa. L’emissió de les factures pot ser en format PDF, XML Facturae.

2. Motor de regles SCAN_VISIO eFactura OUT

Dins SCAN_VISIO eFactura OUT es troba la tecnologia que automàticament reconeix els documents electrònics, determina el format, la conversió, la ruta i les accions necessàries definides per les regles de gestió de l’empresa.

3. Transport del document

Complint amb les necessitats específiques de l’empresa, els documents es distribueixen automàticament per correu electrònic, arxivant simultàniament el document Factura en el Repositori Documental SCAN_VISIO Web Viewer permetent un accés immediat a les factures que poden ser consultades utilitzant índexs de cerca com el número de la factura, data de facturació, número de la comanda de venda o número del client.

Les Factures a Clients que es generen en l’ERP o Sistema Financer són capturades per SCAN_VISIO eFactura OUT, que les converteix en documents PDF o XML per posteriorment afegir-li la Signatura Digital Completa. Les Factures s’arxiven digitalment en el repositori SCAN_VISIO Web Viewer per la seva custòdia i consulta i finalment són enviades per email al seu corresponent Client, tot això sota un procés totalment automatitzat.

Més informació sobre gestió de factures:

cap_ODAP

Serveis externalitzats de digitalització de Factures (ODAP)


Gestionar de forma manual la informació continguda en les Factures de Proveïdors que arriben a les nostres organitzacions suposa un elevat consum de temps, diners i recursos. ABAST li ofereix ODAP, un servei externalitzat BPO per processar les seves Factures de Proveïdors i els seus Comptes a Pagar.

Leer más  >
cap_automatización_gestion_facturas_proveedores

Automatització de la gestió de Factures de Proveïdors


La gestió manual de les Factures que arriben a les nostres organitzacions suposa una elevat consum de temps, diners i recursos. La nostra solució per digitalització i arxiu, certificada per l'AEAT, permet automatitzar aquest procés i aconseguir un estalvi de costos de fins a un 65%.

Leer más  >
cap_emision_efactura_clientes

Emissió de Factura Electrònica a Empreses i Administració Pública


La factura electrònica és la representació informàtica d'un document tributari generat electrònicament, que reemplaça al document físic amb idèntic valor legal a aquest. Actualment es permet l'enviament de factures en format electrònic sense necessitat de signatura.

Leer más  >

Cas d'èxit