Barcelona Serveis Municipals S.A. (BSM) és una empresa de l’Ajuntament de Barcelona dedicada a la gestió d’actius i la prestació de serveis de competència municipal que, a causa de la gran quantitat d’informació que maneja diàriament, necessitava incorporar una solució que reduís considerablement el temps dedicat a la gestió de tota aquesta informació.
L’equip tècnic de la divisió de Gestió Documental d’Abast Solutions va avaluar les necessitats específiques de BSM i va dur a terme la implantació d’una solució per a la gestió de factures de proveïdors basada en les eines ReadSoft Invoices i Scanvisio.
Antecedents
BSM és una empresa de considerable grandària, amb activitats diferents i oficines repartides per tot Barcelona. A més disposa de nombrosos gestors de compres i centres de recepció.
Una organització com aquesta que porta a terme unes 1500 compres mensuals requereix d’un sistema eficaç que controli tot aquest moviment d’entrada i sortida de documents.
Cadascuna de les compres s’acompanya de les seves corresponents factures, albarans i contractes i això implica disposar d’una enorme quantitat d’informació que ha d’estar perfectament controlada en tot moment per al correcte funcionament de la institució.
Gestionar tot aquest procés de forma manual comporta riscos i inconvenients, que van des possibles pèrdues a la necessitat de disposar d’un enorme fitxer de proveïdors amb albarans, còpies de contractes…
Automatitzar tot el procés de compra i gestió de les factures de proveïdors implica una millora molt considerable. Aquests són alguns dels beneficis directes dels que BSM gaudeix després de la implantació d’ScanVisio i Invoices:
- Disminució considerable de el nombre de persones necessàries per gestionar la facturació.
- Les factures no surten del departament amb la qual cosa es minimitza el risc de pèrdua.
- A l’escanejar les factures s’extreu, sense risc d’error, informació per a la comptabilització (núm de factura, data…).
- Comptabilització automàtica de les factures de subministraments.
- Gestió documental de contractes: factures lligades a contractes.
- S’estableix una associació del PDF de les factures al major de proveïdors.
- Gestió administrativa de compres i proveïdors “sense papers”
- Estalvis de temps per obtenir informació.
- Aprovació ràpida i controlada de factures.
Les solucions
ReadSoft Invoices permet la captura massiva de documents (factures, albarans, etc.) i el seu fàcil arxivat i recuperació. Aquest software funciona de manera molt senzilla: busca les dades rellevants de les factures (arribin en paper o en format electrònic), les troba, i bolca la informació a un sistema financer o ERP.
És capaç de reconèixer i extreure dades escrites a mà o en un altre sistema i d’automatitzar l’assignació de factures. Aquest sistema no només simplifica enormement la feina sinó que és una solució molt oberta i fàcil d’integrar amb qualsevol sistema financer, com SAP, JD Edwards, Navision, Oracle, Movex, i altres.
SCAN_VISIO eDocument Suite és la solució de software desenvolupada per Abast Solutions que permet la digitalització d’albarans de lliurament de forma fàcil i segura. A més els interpreta, i verifica i transfereix les imatges a la central de la companyia.
Es basa en la utilització d’escàners per a la captura en línia dels documents i la possibilitat d’afegir-marques d’identificació i reconeixement a través de codis de barres. D’aquesta manera es pot tractar una gran quantitat de documents.
El seu funcionament és tan senzill que amb la simple pulsació d’una tecla s’inicia el procés de digitalització. Aquesta senzillesa és fonamental per als usuaris ja que aquests no són informàtics sinó que són els administratius qui van a utilitzar-ho diàriament.
SCAN_VISIO eDocument Suite està desenvolupat per detectar automàticament qualsevol error o albarà defectuós. En aquest cas, l’aplicatiu avisarà i oferirà a l’usuari les diverses possibilitats per actuar sobre aquest document.
Sobre BSM (Barcelona Serveis Municipals)
BSM, SA és una empresa de l’Ajuntament de Barcelona dedicada a la gestió d’actius i la prestació de serveis de competència municipal, amb objectius que compatibilitzen tant la rendibilitat econòmica com social.
Fundada el 1982, a l’estar organitzada i gestionada com a empresa privada, permet prestar els serveis amb major qualitat, eficàcia i agilitat.
BSM SA. s’estructura en tres grans àrees:
-
- Direcció de Mobilitat (60 aparcaments, 22.400 places; Regulació integral de l’estacionament de superfície; Grua municipal; Estació d’autobusos Barcelona Nord i Bicing)
- Direcció de Natura i Lleure (Zoo, Parc del Forum i Instal·lacions Olímpiques de Montjuïc: Palau Sant Jordi, Estadi Olímpic i BTM)
- Holding Grup d’Empreses (Tibidabo: 100 %; Mercabarna: 50,69 %; Tersa: 58,64 %; Serveis Funeraris 51 %; Altres participacions minoritàries: Hotel Miramar, Clabsa, Catalana Iniciatives, Nexus, Tabasa, Catalunya Carsharing i GL Events CCIIc.)
